نرم‌افزار اتوماسیون اداری شماران می‌تواند به‌صورت تحت وب و تحت ویندوز اجرا گردد. از ویژگی‌های منحصر به فرد این نرم‌افزار کاربری آسان و همزمان در محیط‌های تحت وب و تحت ویندوز است. طراحی لایه کاربری (UI) در هر دو محیط بسیار مشابه بوده و کاربر نیاز به آموزش دو محیط کاربری مختلف را نخواهد داشت.

انواع حقوق دسترسی به بخش‌های مختلف نرم‌افزار اتوماسیون اداری شماران در دو سطح کاربری و گروه‌های کاربری قابل تعریف است .همچنین تمامی عملیات ویرایش و حذف موجودیت‌های سیستم، همراه با زمان، نام کاربری و شرح انجام آن به طور خودکار ثبت می‌گردد.

گزارش‌ساز ابزار قدرتمندی در نرم‌افزار اتوماسیون اداری شماران می‌باشد که امکانات مختلفی را جهت ساخت گزارشات داینامیک و پارامتریک در اختیار کاربران و مدیران می‌گذارد.

تابلو اعلانات در اتوماسیون اداری شماران با امکاناتی که در اختیار کاربر قرار می‌دهد، مسئولان امور اداری را قادر می‌سازد تا به ساده‌ترین و سریع‌ترین روش ممکن از طریق تابلو اعلانات در موارد مورد نیاز اطلاع‌رسانی نمایند.

• امکان تعریف عنوان آلبوم و انتساب مجموعه‌ای از تصاویر به هر آلبوم
• امکان گروه‌بندی موضوعات گالری
• امکان تعریف سطح دسترسی و نحوه مشاهده گالری تصاویر توسط کاربران

در نرم‌افزار اتوماسیون اداری شماران امکان مدیریت مدارک و مستندات فراهم آمده است. با بهره‌گیری از این امکان، طبقه‌بندی، ویرایش و همچنین مشاهده سابقه نسخه‌های ویرایش شده مدارک با حفظ امنیت، به سادگی و سهولت قابل انجام خواهد بود.

• امکان تعریف تقویم درون سازمانی برای تعطیلات و مناسبت‌ها
• امکان ایجاد و تغییر تقویم سیستم به شمسی، میلادی، هجری (چند تقویمی)

• دفترچه تلفن شخصی و سازمانی
• ثبت شماره‌های تلفن به همراه نام و مشخصات تکمیلی در گروه‌بندی‌های متفاوت
• امکان جستجوی پیشرفته در دفترچه تلفن

• امکان ارسال و دریافت پیام برای همه کاربران سیستم بدون در نظر گرفتن چارت سازمانی
• ذخیره پیام‌های دریافتی و ارسالی توسط هر کاربر
• امکان بایگانی پیام‌ها
• مشاهده تعداد و وضعیت پیام‌های ارسالی به‌صورت خوانده شده و خوانده نشده
• امکان ایجاد پیش‌نویس پیام و ذخیره آن
• امکان ارسال گروهی پیام

مدیران شرکت‌ها و سازمان‌ها جهت اطلاع از روند کاری سازمان و زمان‌بندی قرارهای کاری یا جلسات معمولا باید با منشی هماهنگی‌های لازم را انجام دهند تا تداخلی در تاریخ یا ساعت جلسات اتفاق نیفتد. همچنین باید جلسه‌ی تنظیم شده به اطلاع تمامی پرسنل و یا پرسنل مربوطه رسیده شود. در اتوماسیون اداری شماران، راه حل سیستمی مناسبی برای تنظیم قرارها و جلسات کاری در نظر گرفته شده است. کاربران با بررسی قرارها و یادآوری‌ها از برنامه‌ی روزانه و یا هفتگی خود مطلع شده و اقدامات لازم جهت زمان‌بندی انجام و یا حضور در جلسات را به انجام می‌رسانند.

• امکان ثبت فعالیت‌های سازمان مانند قرار ملاقات و جلسات مهم جهت اطلاع رسانی کاربران
• مشاهده قرار ملاقات و جلسات به تفکیک زمان‌های مختلف (روز، هفته، ماه و سال)
• قابلیت ثبت قرار ملاقات و جلسات توسط هر کاربر برای خود و سایر کاربران
• امکان تعریف منابع قرار و مدیریت منابع قرار

در هر سازمان نتایج طرح‌ها، فعالیت‌ها و اقدامات، مکاتبات داخلی و بین سازمانی منجر به ایجاد روز افزون سوابق اداری به صورت اسناد می‌گردد. این اسناد حاوی اطلاعات و تجربیات گران بهایی است که یکی از ابزارهای مهم مدیریت در تصمیم‌گیری‌هامحسوب می‌گردد. لذا این اسناد می‌بایست به‌گونه‌ای مدیریت و طبقه‌بندی گرددکه اولا دسترسی سریع به آنها امکان‌پذیر باشد و ثانیا در نگهداری اسناد دقت شود که این امر باعث کاهش هزینه و سهولت مراجعه کاربران به اسناد می‌شود.

بایگانی در نرم‌افزار اتوماسیون اداری شماران امکان بازیابی سریع و آسان به اطلاعات پرونده‌ها و مکاتبات را جهت انجام امور و پاسخگویی به مراجعات فراهم آورده است.

دبیرخانه اتوماسیون اداری شماران با رویکردی مبتنی بر سهولت کاربری، سرعت ثبت نامه‌ها و پاسخ‌گویی به‌موقع به طرف‌های تجاری و غیر تجاری توسعه داده شده است. این سیستم با سرعت بخشیدن به امور اداری باعث افزایش ضریب اطمینان و دقت، در جهت جلوگیری از اتلاف وقت و پراكندگی اسناد و همچنین ثبت و نگهداری بهینه اطلاعات می‌گردد.
در دبیرخانه شماران ثبت و گردش كلیه مكاتبات سازمان به‌صورت الكترونیكی و بی‌نیاز از جا‌به‌جایی فیزیكی نامه انجام می‌شود. تصویر اصل نامه‌ها و یا هر گونه سند دیگری در این سیستم به روش الكترونیكی آرشیو می‌شود.

تعریف چندین چارت سازمانی مستقل و تعیین ارتباط بین آنها
تعریف رده‌های سازمانی
تعریف پست‌های سازمانی و انتساب یک یا چند پست به افراد
تعریف کاربران غیر سازمانی
تعریف تاریخ انقضا بر روی پست‌های سازمانی و کاربر
اعمال کنترل‌های امنیتی بر روی کاربر از طریق دسترسی‌های شبکه داخلی (Domain Controller)
تعریف گروه‌های کاربری جهت سهولت در تعریف دسترسی‌ها