مدیریت فرآیندها و گردش کار شماران با شناسایی نیازها و روند فرآیندها و در نظر گرفتن زمان‌بندی مناسب جهت اجرای امور، قادر خواهد بود که گردش کارهای متفاوتی را تعریف نماید. با ایجاد گردش کار، فرآیندهای سازمان به سادگی به‌صورت اتوماتیک مرحله به مرحله انجام خواهند شد و مسئولیت و وظایف افراد در سازمان مشخص و قابل کنترل خواهند گشت.
یکی دیگر از ویژگی‌های نرم‌افزار اتوماسیون اداری شماران، بهره‌مندی از Intelligence Workflow جهت تعریف فرآیندهای شناسایی هوشمند است. در این فرآیند کاربر نیاز دارد که بر اساس پارامترهای موجود در سازمان همچون مهارت، حضور، ترتیب، حجم کار و ... به‌صورت هوشمند و اتوماتیک شخص مورد نظر را جهت انجام کار انتخاب نماید که این نوع فرآیند می‌تواند تمام پارامترهای کاربر را در یک مدل هوشمند و رابطه‌ای دریافت نموده و در فرآیند اصلی جهت انتخاب کاربر انجام دهنده بگنجاند.
