• امکان ارسال و دریافت پیام برای همه کاربران سیستم بدون در نظر گرفتن چارت سازمانی
  • ذخیره پیام‌های دریافتی و ارسالی توسط هر کاربر
  • امکان بایگانی پیام‌ها
  • مشاهده تعداد و وضعیت پیام‌های ارسالی به‌صورت خوانده شده و خوانده نشده
  • امکان ایجاد پیش‌نویس پیام و ذخیره آن
  • امکان ارسال گروهی پیام

 

مدیران شرکت‌ها و سازمان‌ها جهت اطلاع از روند کاری سازمان و زمان‌بندی قرارهای کاری یا جلسات معمولا باید با منشی هماهنگی‌های لازم را انجام دهند تا تداخلی در تاریخ یا ساعت جلسات اتفاق نیفتد. همچنین باید جلسه‌ی تنظیم شده به اطلاع تمامی پرسنل و یا پرسنل مربوطه رسیده شود. در اتوماسیون اداری شماران، راه حل سیستمی مناسبی برای تنظیم قرارها و جلسات کاری در نظر گرفته شده است. کاربران با بررسی قرارها و یادآوری‌ها از برنامه‌ی روزانه و یا هفتگی خود مطلع شده و اقدامات لازم جهت زمان‌بندی انجام و یا حضور در جلسات را به انجام می‌رسانند.

  • امکان ثبت فعالیت‌های سازمان مانند قرار ملاقات و جلسات مهم جهت اطلاع رسانی کاربران
  • مشاهده قرار ملاقات و جلسات به تفکیک زمان‌های مختلف (روز، هفته، ماه و سال)
  • قابلیت ثبت قرار ملاقات و جلسات توسط هر کاربر برای خود و سایر کاربران
  • امکان تعریف منابع قرار و مدیریت منابع قرار

در هر سازمان نتایج طرح‌ها، فعالیت‌ها و اقدامات، مکاتبات داخلی و بین سازمانی منجر به ایجاد روز افزون سوابق اداری به صورت اسناد می‌گردد. این اسناد حاوی اطلاعات و تجربیات گران بهایی است که یکی از ابزارهای مهم مدیریت در تصمیم‌گیری‌هامحسوب می‌گردد. لذا این اسناد می‌بایست به‌گونه‌ای مدیریت و طبقه‌بندی گرددکه اولا دسترسی سریع به آنها امکان‌پذیر باشد و ثانیا در نگهداری اسناد دقت شود که این امر باعث کاهش هزینه و سهولت مراجعه کاربران به اسناد می‌شود.

بایگانی در نرم‌افزار اتوماسیون اداری شماران امکان بازیابی سریع و آسان به اطلاعات پرونده‌ها و مکاتبات را جهت انجام امور و پاسخگویی به مراجعات فراهم آورده است.

كارتابل محیطی است كه کاربران سازمان اعم از مديران، کارشناسان و ... براي مشاهده، رسيدگي و پيگيري امور جاري خود به آن مراجعه مي‌نمایند. کارتابل شماران، در اختيار تمامی کاربران داخل سازمان و ذینفعان سازمان (مشاوران، پیمانکاران، تامین‌کنندگان و ...) قرار مي‌گيرد تا با مراجعه به آن، امور جاري خود را به ساده‌ترين شكل ممكن به انجام رسانند.
گردش مکاتبات و ارجاعات در کارتابل شماران بر اساس چارت سازمانی و روال‌های سازمانی صورت می‌گیرد. علاوه بر این، در کارتابل شماران، بخشی نیز جهت مشاهده اطلاعات پرسنلی نظیر ساعات کارکرد ماهانه، ایمیل‌های دریافتی و ارسالی و... در نظر گرفته شده است.

دبیرخانه اتوماسیون اداری شماران با رویکردی مبتنی بر سهولت کاربری، سرعت ثبت نامه‌ها و پاسخ‌گویی به‌موقع به طرف‌های تجاری و غیر تجاری توسعه داده شده است. این سیستم با سرعت بخشیدن به امور اداری باعث افزایش ضریب اطمینان و دقت، در جهت جلوگیری از اتلاف وقت و پراكندگی اسناد و همچنین ثبت و نگهداری بهینه اطلاعات می‌گردد.
در دبیرخانه شماران ثبت و گردش كلیه مكاتبات سازمان به‌صورت الكترونیكی و بی‌نیاز از جا‌به‌جایی فیزیكی نامه انجام می‌شود. تصویر اصل نامه‌ها و یا هر گونه سند دیگری در این سیستم به روش الكترونیكی آرشیو می‌شود.

تعریف چندین چارت سازمانی مستقل و تعیین ارتباط بین آنها
تعریف رده‌های سازمانی
تعریف پست‌های سازمانی و انتساب یک یا چند پست به افراد
تعریف کاربران غیر سازمانی
تعریف تاریخ انقضا بر روی پست‌های سازمانی و کاربر
اعمال کنترل‌های امنیتی بر روی کاربر از طریق دسترسی‌های شبکه داخلی (Domain Controller)
تعریف گروه‌های کاربری جهت سهولت در تعریف دسترسی‌ها

محیط نرم‌افزار