طیق سنوات گذشته امسال نیز، چهلمین همایش انجمن حسابداران خبره ایران با عنوان " مدیریت هزینه درعمل" در تاریخ 11 مهرماه سال 1397 برگزار خواهد شد.

این همایش با رویکرد کاملا کاربردی و با هدف راهنمایی عملی مدیران و کارکنان سازمان در زمینه های مختلف خدماتی و تولیدی بخش های عمومی و خصوصی کشور ،بعد از ظهر چهارشنبه در تالار الغدیر دانشکده مدیریت دانشگاه تهران آغاز می شود.

نخستین همایش انجمن حسابداران خبره ایران در سال 1376 در تالار اجتماعات موسسه بانکداری ایران برگزار شد.شرکت شماران سیستم هر ساله در همایشهای مربوطه شرکت کرده و امسال نیز در این گرد همایی به ارائه دستاوردهای نوین و نرم افزارهای جدید خود در راستای بهبود فرایندای اطلاعات مدیریت می پردازد.

بخش اول رونمایی نرم افزار شاتو پلاس شرکت شماران سیستم در بستر یکپارچه با رویکرد ERPدر این روز انجام می شود . از شما علاقه مندان دعوت می گردد تا از غرفه شرکت شماران سیستم در این همایش دیدن فرمایید. 

تأثیر استفاده از فناوری اطلاعات بر سیستم‌های اطلاعاتی حسابداری سازمان را به‌صورت مشهود در موارد زیر می‌توان بیان کرد:

رابطه هم‌زمان حسابداری و عملیات:

 به‌کارگیری نرم‌افزار حسابداری یکپارچه که مبتنی بر ثبت‌های عملیاتی است محدودیت‌های زمان، حجم اطلاعات و تنوع داده‌ها را در سیستم‌های حسابداری رفع کرده و اجازه می‌دهد اطلاعات بدون کوچک‌ترین مغایرتی در بخش‌های مختلف ثبت شده و گزارش‌های دقیق و در زمان مناسب به مدیریت ارائه گردد.

یکسان بودن اطلاعات در تمامی حوزه‌ها مانند نمایش مانده حساب اشخاص در حسابداری ، فروش ، و سایر نرم‌افزار همگی به علت یکسان بودن عملیات با حسابداری است . تنها یک نرم‌افزار حسابداری قدرتمند است که می‌تواند تمامی اطلاعات عملیات را در یک قالب استاندارد و محکم، حفظ و نگهداری نماید.

ثبت سند بهای تمام‌شده به‌صورت ماهانه:

پیشرفت‌های فناوری نیز در بخش تولید تأثیر مستقیم داشته و به جمع‌آوری اطلاعات در انجام عملیات تولید، کمک‌های چشمگیری نموده است.بر این اساس بستر صدور اسناد مکانیزه بهای تمام‌شده محصولات و فعالیت‌ها مرتبط با تولید در پایان هرماه فراهم شده است. این مهم تأثیرات ویژه‌ای بر سرعت و دقت محاسبات و گزارش‌های نرم‌افزار حسابداری بهای تمام‌شده به‌عنوان زیرسیستمی از سیستم اطلاعاتی مدیریت داشته است.

بهینه‌سازی نیروی انسانی:

بکار گیری فناوری اطلاعات در سیستم‌های اطلاعات حسابداری، این امکان را به وجود آورده است که در تعداد کارکنان و زمان صرفه‌جویی شود. در واقع در نرم‌افزارهای حسابداری یکپارچه به سبب عدم ثبت اطلاعات تکراری توسط کارکنان در واحدهای مختلف سازمان،صرفه‌جویی زمانی را خواهیم داشت. به‌کارگیری فناوری اطلاعات در واحدهای تجاری باعث می‌شود که کیفیت اطلاعات ارائه‌شده در گزارش‌های متعدد و صورت‌های مالی به دلیل یکپارچگی نرم‌افزار و ثبت سند منطبق با عملیات در سطح بالایی قرار داشته باشند.

مدیریت راهبردی:

فناوری اطلاعات موجب بهبود ویژگی‌های کیفی اطلاعات حسابداری مانند ارتباط و مقایسه اطلاعات می‌شود و در حوزه‌های مختلف مانند تولید موجب سرعت و دقت بیشتری در محاسبه بهای تمام‌شده محصولات می‌شود. باوجود ویژگی‌های ذکرشده استفاده از یک نرم‌افزار مناسب و قوی حسابداری، به پیاده‌سازی یک سیستم جامع از اطلاعات حسابداری مرتبط با مدیریت، کارایی دو چندانی خواهد بخشید.

با این حال یادآوری می‌گردد که فناوری اطلاعات چیزی جز یک ابزار نیست و چنانچه بدون برنامه‌ای دقیق، درست و متناسب و بدون آگاهی از اصول و روش‌های حسابداری و کاربرد فناوری برای انجام دادن عملیات حسابداری به کار گرفته شود، می‌تواند اطلاعات نادرست، نابجا و نامربوط را بسیار سریع در اختیار کاربر و مدیران بگذارد و بدین‌صورت تصمیمات اشتباهی اخذ گردد.

در چشم‌انداز رقابتی کسب‌وکار امروز، بسیار ضروری است که سازمان از نرم‌افزار حسابداری به‌عنوان اهرمی برای ارتقا خود استفاده نماید و از این طریق بهره‌وری خود را افزایش دهد. در واقع نیاز اساسی مدیران دسترسی به کلیدی‌ترین اطلاعات کسب‌وکار (به طور خاص اطلاعات حسابداری) است، اطلاعاتی که یکپارچه بوده و در هر زمان و هر مکان در دسترس باشد، حجم اطلاعات در لحظه و همچنین صحت آن نیز تأییدشده باشد.

شرکت شماران سیستم با سال‌ها تجربه کسب‌شده در موسسه حسابداری و حسابرسی شماران به این نکته پی برد که در استفاده از فناوری اطلاعات به دلیل عدم شناخت نیاز درست شرکت‌های نرم‌افزار به دلیل اکتفا کردن به دانش فنی خود، این‌گونه شرکت‌ها نتوانستند نیاز مشتریان را در استفاده درست فناوری اطلاعات منطبق با اصول حسابداری درک نمایند به همین دلیل نرم‌افزارهای حسابداری موجود در بازار آن سال‌ها باوجود استفاده از فناوری اطلاعات ولی استانداردهای حسابداری به‌درستی در آن‌ها رعایت نشده بود.

استفاده از فنّاوری ، تجربه و قوانین در قدرت یک نرم‌افزار حسابداری تأثیرگذار خواهد بود . طراحی گزارش‌های مالی پرکاربرد و امکان اخذ خروجی‌های مختلف از مزیت‌های یک نرم‌افزار خواهد افزود.در نرم‌افزار حسابداری شماران گزارش‌های مفید مالی به‌صورت پیش‌فرض در برنامه قرار داده‌شده است . امکان ارسال گزارش‌های برنامه به اکسل نیز فراهم‌شده است . 

شرکت شماران سیستم با درک درست نیاز سازمان‌های مختلف در لزوم استفاده از فناوری اطلاعات، با پوشش سیستم‌های اطلاعات مدیریت در بخش حسابداری، سایر بخش‌های مختلف کسب‌وکار را پوشش داده و با ارائه اطلاعات درست و به‌موقع، سازمان را در بالا بردن بهره‌وری، کارایی و درنتیجه سودآوری یاری می‌کند.
نرم‌افزار حسابداری شرکت شماران سیستم در یک بستر کاملاً یکپارچه و با رویکردERP سیستم حسابداری سازمان را به یک واحد کنترلی و نظارتی تبدیل نموده است.

سخن آخر:

حالا می‌دانیم که فقط به دنبال ثبت سند حسابداری نیستیم . مانده حساب را هم که همه نرم‌افزارها در اختیارمان قرار می‌دهند . پس بهتر است نرم‌افزاری را انتخاب کنیم که به‌روز بوده و از آخرین کدینگ استاندارد استفاده می‌کند. با تمامی نرم‌افزار دیگر یکپارچه بوده و نیازی به ثبتهای تکراری و دوباره‌کاری نباشد . حسابداری به خریدها نظارت داشته و در صورت تأمین منابع مالی دستور خرید را صادر نماید. گزارش‌های کاربردی و مقایسه‌ای را به‌سرعت در اختیار مدیران قرار دهد و برای تهیه گزارش سود و زیان و بهای تمام‌شده تا پایان دوره مالی نیازی به صبر کردن نباشد. همچنین هر زمان که نیاز به اضافه کردن نرم‌افزاری جدید بود بتوان آن را به راحتی به مجموعه مالی اضافه کرد.

نرم‌افزار حسابداری شماران سیستم بر طبق آخرین کدینگ مالی ارائه شده و با طراحی قوی در تهیه الگوی اسناد، تمامی عملیات ثبت شده در حوزه‌های مختلف را به‌صورت خودکار تبدیل به سند حسابداری می‌کند. جلوگیری از اتلاف وقت و خطا در صحت اطلاعات گرفته شده است. و نتیجه آن یکسان سازی اطلاعات در حسابداری ، خزانه‌داری، فروش ، تأمین کالا و تمامی حوزه‌های مربوطه است.

یکی از قابلیت‌های مهم نرم‌افزار حسابداری شماران قابلیت چند ارزی آن است. استفاده از ارزها مختلف در فرم‌های نرم‌افزار امکان‌پذیر است . یکی از چالش‌هایی که حسابداران با آن روبه‌رو هستند تسعیر ارز است. عملیاتی بسیار حساس که می‌بایست بر اساس نرخ روز ارز انجام پذیرد. امکان انجام تسعیر ارز در نرم‌افزار حسابداری شماران در جهت تکمیل فرآیندهای مالی قرار داده‌شده است.

امید است با استفاده از راهکارهای جدیدی که شماران سیستم با استفاده تجارب مفید خود در اختیار مشتریان محترم قرار می‌دهد باعث رشد و شکوفایی کسب‌وکار ایشان گردد.

لذا مدیران در نظر دارند با عرضه مناسب محصولات خود با در نظر گرفتن زمان تحویل، پراکندگی جغرافیایی و سود فروش، ضمن ارایه خدمات مناسب به مشتریان بیشترین بهره‌وری را متوجه سازمان خود نمایند.

ثبت دریافت سفارش از مشتریان، تحویل کالا به مشتریان، وصول مطالبات و کنترل حساب مشتریان، فروشنگان و بازاریاب‌ها در نرم‌افزار توزیع و پخش شماران به سهولت انجام می‌پذیرد. از ویژگی‌های منحصر به فرد این نرم‌افزار ارتباط کامل با سایر نرم‌افزارهای مرتبط از جمله؛ حسابداری، خزانه‌داری، انبار، فروش و ... است که مانع دوباره کاری در ورود اطلاعات و عدم مغایرت در گزارشات خواهد بود.

امکانات

• امکان تعریف مناطق مسیرها ،سمت‌های فروش و گروه عوامل فروش
• امکان تعریف کمیسیون پلکانی برای عوامل فروش
• امکان تعریف سطوح قیمتی فروش جهت استفاده در بخشنامه فروش
• معرفی نحوه پرداخت فاکتورهای فروش
• تعریف بخشنامه‌های فروش و عوامل فروش به صورت تاریخی
• معرفی قوانین اعمال تخفیفات دوره‌ای و جوایز جنسی
• معرفی وسایط نقلیه حمل کالا و تعیین ظرفیت و حجم هر یک
• فرم ثبت ویزیت روزانه مشتریان
• فرم ثبت سفارشات مشتری ارائه‌شده از سوی بازاریاب‌ها
• فرم تأیید سفارشات ثبت‌شده جهت قطعی کردن آن
• صدور گروهی فاکتور فروش و حواله خروج کالا گروهی از طریق سفارشات ثبت‌شده
• فرم سهمیه‌بندی عوامل فروش به میزان هر کالا در هر مقطع زمانی جهت کنترل و توزیع یکسان محصولات در تمامی مناطق و نواحی‌
• برنامه‌ریزی فروش جهت مشتریان جدید
•  محاسبه خودکار تخفیف و جوایز تعلق‌گرفته به هر سفارش و درج آن در انتهای هر سفارش و نیز امکان تغییر آن در زمان تأیید سفارش
•  امکان فروش توزیعی گرم و تبدیل هر عامل فروش به همراه وسیله نقلیه وی به عنوان یک فروشگاه کوچک و نگهداری و کنترل موجودی و گردش کالاهای فروش رفته نزد ایشان
• محاسبه خودکار سهم کمیسیون بازاریاب و فروشنده و سایر عوامل فروش هنگام ثبت فاکتور فروش و صدور اتوماتیک سند مربوط به آن
•  امکان صدور سند پورسانت ،عوامل فروش برای هر فاکتور
•  کنترل سقف اعتباری براساس هر مشتری
•  امکان سفارش گیری افلاین و انلاین
•  امکان رهگیری وسایل نقلیه

گزارشات

•  گزارش مشخصات مشتریان
•  گزارش مشتریان ویزیت شده
•  گزارش آخرین فاکتور خرید مشتریان
•  گزارش مشتریان یک عامل فروش از آخرین فاکتور
•  گزارش آماری ویزیت به تفکیک کالا
•  گزارش چک‌های برگشتی به تفکیک عوامل فروش
•  گزارش مرجوعی فروش به تفکیک علت برگشت
•  گزارش مانده حساب مشتریان هر عامل فروش
•  گزارش آماری ویزیت ها به تفکیک عامل فروش
•  گزارش فروش به تفکیک عامل فروش
•  گزارش فاکتورهای فروش به تفکیک عوامل فروش
•  گزارش عوامل فروش به تفکیک کالا
•  گزارش مشتریان به تفکیک عامل فروش از آخرین فاکتور
• گزارش مرجوعی‌های فروش به تفکیک کالاهای هر عامل
• گزارش کمیسیون پلکانی
• گزارش وضعیت چک‌ها مرتبط با عامل فروش
• کاردکس موجودی کالای وسیله نقلیه
• کارنامه مشتریان به تفکیک دریافت‌ها به صورت تفصیلی
• گزارش فروش بیش از سقف اعتباری
• گزارش وضعیت مشتریان به تفکیک فعال، غیرفعال و بد حساب
• گزارش تأخیر در ویزیت مشتریان
• گزارش فروش بر اساس مسیر
• گزارش فروش به مشتریان
• گزارش فروش مقایسه‌ای در ماه‌های سال
• گزارش وضعیت کلی مشتریان
• گزارش مقایسه‌ای درخواست‌های مشتری و فروش
• جدول مقایسه‌ای بازاریاب‌ها و مناطق
• گزارش بازاریاب‌ها به تفکیک مناطق
• گزارش مقایسه‌ای عملکرد بازاریاب‌ها
• گزارش چک‌ها بر اساس بازاریاب‌ها
• گزارش فروش بازاریاب‌ها بر اساس نوع دریافت
• گزارش لیست چک و وجوه نقد
• گزارش فروشنده‌ها به تفکیک مناطق
• گزارش مقایسه‌ای فروشنده‌ها

 هدف از توزیع و پخش رساندن محصول در زمان ومکان مناسب به مشتریان مورد نظر می باشد. در فرایندهای بازاریابی جدید نقش توزیع و پخش بسیار مهم تر از تبلیغات است، چه بسا در بسیاری از موارد با گستردگی تبلیغات، به علت ضعف در فرایند توزیع و پخش امکان به موقع رساندن محصول به مشتریان وجود ندارد.

در جوامع امروز وابستگی به نام های تجاری در حال توسعه و تغییر می‌باشد و مشتری الزامی به خرید محصول از شرکت A را ندارد، بلکه میتواند محصول شرکت B و یا هر شرکت دیگری را خریداری نماید و یا نهایتا محصولی را که از طریق شبکه توزیع و پخش در زمان و مکان مورد نیاز در دسترس می باشد را تهیه می‌نماید.
با این دیدگاه در سال‌های اخیر شرکت‌های تولیدی بر روی توزیع و پخش و کنترل این فرایند که نیازمند یک سیستم یکپارچه می‌باشد، تمرکز بیشتری نموده‌اند.
امروزه شرکت‌های تولیدی که حجم وسیعی از کالا با برندهای معتبر را تولید می‌نمایند، با آگاهی از اهمیت بالای توزیع و پخش به موقع ودسترسی آسان به کالا برای مشتریان، مجموعه ای از شرکت‌ها، توزیع و پخش خود را به صورت تخصصی راه‌اندازی نموده‌اند که این مجموعه ها در حال حاضر از شرکت‌های قوی و معتبر توزیع و پخش در کشور محسوب می شوند.
نکته حائز اهمیت این است که به طور معمول شرکت‌های تولیدی بزرگ که دارای شبکه‌های توزیع و پخش مستقلی هستند، معمولاً از برندهای معتبری می‌باشند که ازحضور فعال‌ی در بازار برخوردارند که از این طریق سودهای کلانی از محل فروش محصولات برای کارخانه های خود ایجاد می‌نمایند. اما شرکتهایی که با شبکه‌های توزیع و پخش دیگری فعالیت دارند، از این مزیت‌ها برخوردارنمی‌باشند و یا کم بهره‌اند که این شرایط هزینه‌های سرسام‌آوری را برای توزیع و پخش محصولات و تقویت جایگاه برند در بازار در بردارد.
یكی از مشکلاتی که بازار ایران با آن مواجه می‌باشد، رقابت شرکت‌ها برای ارائه كالا‌ و خدمات مطلوب با نازل‌ترین قیمت است. زیرا به دلیل ارتباط مستقیم قیمت با قدرت پرداخت مصرف‌كننده، یكی از شاخص‌های اساسی تصمیم‌گیری مشتری برای خرید کالا یا خدمات، قیمت آن می‌باشد.
راهکار شرکت‌های تولیدی برای حفظ مناسب نگه‌داشتن این هزینه‌ها، افزایش حجم تولیدات، توسعه بازارهای تحت پوشش و حضور در سایر بازارهای غیرفعال می‌باشد تا از این طریق بتوانند هزینه‌های ثابت خود را با حجم بیشتری از تولید سر‌شكن نمایند و همچنین از این راه بتوانند بهای تمام‌شده كالا را كاهش دهند و در نهایت حاشیه سود خود را افزایش دهند.

نكته اساسی در این راهکار کنترل هزینه‌های سربار شرکت از طریق تولید تا توزیع و پخش است. بنابراین مجموعه‌ها و مجتمع‌های بزرگ تولیدی به منظور دست‌یابی به این هدف، نیازمند سیستم یکپارچه هستند تا بتوانند کلیه فرایندهای تولید، توزیع و پخش خود را ثبت و همچنین امکان گزارش گیری نیز وجود داشته باشد.
یک سیستم تولیدی و توزیع و پخش می‌بایست 7 دسته‌ی اصلی از وظایف را به انجام برساند که عبارت‌اند از:

• تولید
• ذخیره‌سازی و انبار کالا برای توزیع
• دریافت سفارش از مشتریان
• تحویل کالا به مشتریان
• وصول مطالبات
• کنترل و دریافت اطلاعات از بازار
• محاسبات بهای تمام‌شده از تولید تا توزیع و پخش کالا

حیات شرکت‌های تولیدی وابسته به کنترل تمامی هزینهای خود می‌باشد. کنترل این هزینه‌ها منوط به دست آوردن بهای تمام‌شده تولید، فروش و توزیع و پخش است و عدم کنترل هر کدام از این بخش‌ها خطری برای شرکت به‌حساب می‌آید.

مجزا نمودن توزیع و پخش و یا اصطلاحاً جزیره‌ای دانستن فرایند توزیع و پخش باعث عدم تمرکز برروی هزینه‌های مالی این بخش در بهای تمام‌شده وکالاهای فروش رفته است. این شرایط تصمیم‌گیری یکپارچه مدیریت را نیز دچار مشکل می‌نماید. به عبارت دیگر، در بلند مدت شرکت‌های توزیع و پخش بعلت جزیره‌ای بودن و به‌دلیل ایجاد منابع مالی در سازمان عملاً به تولیدکننده خط مشی می‌دهد و در نتیجه تولیدکننده می‌بایست تابع تصمیمات پخش کننده باشد.
توجه بیش از حد به تصمیمات پخش‌کننده محصول، بدون در نظر گرفتن سایر اطلاعات سازمان و هزینه‌های ایجاد شده در سایر بخش‌های دیگر همیشه شرکت‌های تولیدی را با این خطر روبرو می‌سازد که آیا توزیع و پخش محصولات هزینه‌های ایجادشده برای تولید کالا را دربر می‌گیرند و یا برای از دست ندادن بازار و فرصتهای ایجادشده سفارش گذاری می‌نماید.
نرم‌ افزار توزیع و پخش شرکت شماران سیستم به‌دلیل یکپارچه بودن، مدیریت متمرکزی بر روی فرایندهای شرکت دارد. این نرم افزار تمامی فرآیند از تولید تا رسیدن محصول به دست مشتری را ثبت می‌‌نماید.
در واقع در هر لحظه مدیریت می‌تواند تصمیم‌گیری نماید که توزیع و پخش یک محصول را به دلیل هزینه‌های زیاد کم نماید و یا برعکس با بالا بردن توزیع و پخش محصول امکان سرشکن کردن هزینه‌های سربار روی میزان بالاتری از تولید فراهم آورند و بدین صورت بهای تمام‌شده را کاهش دهند.
در بسیاری از مطالعات صورت گرفته در پروژه‌های شرکت شماران سیستم، یکی از دلایلی شکست نرم‌ افزار توزیع و پخش عدم اطلاع واحد توزیع و پخش از ظرفیت تولید می‌باشد که در نرم‌ افزار توزیع و پخش شماران به دلیل متمرکز بودن سیستم سفارش دهی و سیستم سفارش گذاری برنامه‌ریزی تولید، مشکلاتی از قبیل عدم توجه به ظرفیت‌های تولید وجود نخواهد داشت.

قراردادهاي فروش کالا برای کنترل و مدیریت بهینه فروش در جهت افزایش رضایت مشتریان به شمار می‌آید. نرم‌افزار قراردادهای فروش شماران با پايش قراردادهای منعقده، امکان مدیریت موجودی کالا، زمان‌های تحویل و نظارت بر تولیدات سفارش شده را فراهم می‌سازد. این نرم‌افزار می‌تواند کالاهای ارسالی را از نظر تعداد و مبلغ قراردادهای فروش کنترل کند.

نرم‌افزار فروش شماران به‌منظور مدیریت درآمدهای سازمان‌ شامل فروش کالا و خدمات ارائه شده است. بهینه‌سازی سیاست‌های فروش بر اساس سودآوری به تفکیک محصولات، مشتریان و مراکز فروش و همچنین بهبود رویه‌های فروش شامل قیمت‌گذاری و اعطای تخفیفات از پیامدهای استفاده از گزارش‌های متنوع این نرم‌افزار است.

فرآیند ارزیابی تأمین‌کنندگان با مشکلات پيچيده و محدوديت‌های زماني مواجه است به همین سبب برخی از سازمان‌ها از ارزیابی‌ تأمین‌کنندگان چشم‌پوشي می‌کند. نرم‌افزار شماران، سازمان‌ها را در ارزیابی تأمین‌کنندگان از طریق تعیین معیارها و پارامترهای کارشناسی شده و تصمیم‌گیری در مورد بهینه‌سازی خرید بر اساس شاخص‌های ارزیابی و سوابق قبلی معاملات یاری می‌کند.

موجودی کالا به عنوان یکی از باارزش‌ترین دارایی‌های سازمان‌ها محسوب می‌شود. نرم‌افزار انبار شماران برای سازمان‌دهی فعاليت‌هاي مربوط به گردش مواد اولیه تولید، کالای نیمه ساخته، محصولات قابل‌عرضه و اقلام مصرفی طراحی شده است، استفاده از گزارش‌های دقیق بر بستر یک نرم‌افزار کاملاً یکپارچه و مرتبط با سایر نرم‌افزارهای برنامه‌ریزی مواد، برنامه‌ریزی خرید، سفارشات خارجی، تولید و فروش و حسابداری سازمان را در استفاده بهینه از منابع یاری می‌رساند.

نرم‌افزار قراردادهای خرید، برای راهبری صحيح کالاهای وارده به سازمان از طریق بهبود در فرآیند تأمین به‌موقع کالا و کنترل دقیق تعهدات تأمین‌کنندگان ارائه شده است. مقایسه اقلام سفارشات اعلام‌شده به تأمین‌کنندگان و زمان‌های تحویل آنها سبب افزایش کنترل سازمان خواهد شد. قرارداد خرید از طریق کنترل کیفی اقلام وارده از ورود کالاهای بی‌کیفیت، نامنطبق و بیش از سفارشات اعلامی جلوگیری به عمل می‌آورد.