شنبه, 06 تیر 1394 ساعت 00:00

اتوماسیون اداری تحت وب

اتوماسیون اداری تحت وب

 

یکی ازمهمترین اختراعات بشر برای ایجاد ارتباط وتبادل سریع اطلاعات، اینترنت است. اینترنت تمامی انسانهای سراسر دنیارابا تمام گستردگی وپراکندگی جغرافیایی، روزبروزبه یکدیگر نزدیکتر میکند. سیستمهای مبتنی بروب، درشبکه های محلی وجهانی قابل استفاده هستند. امکانات و فواید سیستمهای تحت وب بگونه ایست که توصیه وتاکید مشاوران سازمانهادر جهت تهیه اینگونه سیستمها میباشد.

نسلهای مختلف سیستمهای اتوماسیون اداری که درنهایت منجر به تحت وب شدن آنها شد عبارتند از:

منتشرشده در مقالات

نقش اتوماسیون اداری در کاهش فساد اداری

 
امروزه بیشتر اداره‌ها و سازمان‌های دولتی كشور به‌دلیل بودن بروكراسی اداری و انجام نشدن درست كارها و نبود نظارت كافی بر روند انجام مراحل اداری با انبوهی از خلاف‌های اداری، مالی و نارضایتی مراجعان روبرو هستند.
در این نوشتار كوشش می‌شود تا دست‌آوردهای اتوماسیون اداری، در زمینهٔ اینگونه فساد ها و مشكلات اداری، شناخته شود.
منتشرشده در مقالات
شنبه, 06 تیر 1394 ساعت 00:00

سیستم های اتوماسیون اداری

سیستم های اتوماسیون اداری

 

امروزه سیستم های اداری، سیستم های جهانی هستند که وظیفه اصلی آنها ایجاد ارتباط و بهبود ارتباطات است. ارتباطات از لحاظ اطلاعات تجاری از اهمیت بسزایی برخوردار است و رمز بقای سازمانها و تداوم فعالیتهای آنها مجهز شدن این سازمانها به ابزارهای رقابتی عصر اطلاعات ارتباطات؛ یعنی سیستم های اطلاعاتی و فناوری اطلاعات است. 

 

منتشرشده در مقالات
شنبه, 23 خرداد 1394 ساعت 00:00

اتوماسیون اداری

مقدمه‌ای بر نرم ‌افزار اتوماسیون اداری شماران سیستم

نگهداری سوابق مکاتبات اداری جهت سهولت دسترسی و ارایه پاسخ‌های به‌موقع به طرف‌های تجاری و غیر تجاری همواره یکی از پیچیده‌ترین امور هر سازمان بوده و علیرغم پیشرفت ارتباطاتی، مشکل به شکل گسترده‌ای در سازمان‌های خصوصی و دولتی دو چندان شده است.
نرم ‌افزار اتوماسیون اداری شماران سیستم به‌عنوان یک ابزار قدرتمند، قابلیت‌ها و امکانات ویژه‌ای را در اختیار مدیران سازمان قرار می‌دهد که به‌توانند با بهره‌گیری از آن اداره بدون کاغذ را محقق سازند. با این نرم‌افزار مدیران می‌توانند بدون حضور فیزیکی در محل سازمان، در هر لحظه و در هر کجا به نامه‌ها و ارجاعات خود دسترسی داشته و تمامی فرآیندهای سازمان را کنترل نمایند.
یکپارچگی با ابزارهای گردش کار شماران از قابلیت‌های منحصر به‌فرد این نرم‌افزار می‌باشد. با ابزار فرم‌ساز، به‌راحتی فرم‌های اداری و سازمانی مورد نیاز طراحی می‌گردند. افزون بر این، با بهره‌گیری از ابزار گردش کار (workflow)، می‌توان گردش کاری فرم‌ها را تعریف نمود. فرم‌ها به‌طور خودکار بر اساس ساختار سازمانی و یا مسیر تعریف شده از طریق کارتابل به گردش درآمده و در هر مرحله تکمیل می‌گردند.

2. پیامدهای پیاده‌سازی نرم ‌افزار اتوماسیون اداری شماران

 پیاده‌سازی نرم ‌افزار اتوماسیون اداری شماران، پیامدهای زیر را برای سازمان‌ها به دنبال خواهد داشت:

  • ایجاد اداره بدون کاغذ
  • دسترسی و پیگیری در هر لحظه و در هر کجا به نامه‌ها و ارجاعات بدون حضور فیزیکی در محل سازمان (دور کاری)
  • توسعه تعاملات برون سازمانی به‌واسطه تعریف کاربران خارج از سازمان نظیر تامین‌کنندگان، مشاوران، پیمانکاران و ... (… ,B2B, B2C, B2G)
  • تبادل مکاتبات اداری اتوماسیون اداری شماران با سایر اتوماسیون‌ها از طریق پروتکل ECE
  • تعریف جریان‌های کاری هر بخش از سازمان با ابزار گردش کار (Workflow)
  • کاهش هزینه‌های سازمانی با صرفه‌جویی در مصرف کاغذ و فضای بایگانی
  • صرفه‌جویی در زمان با امکاناتی از قبیل تنظیم جلسات، دعوت و ارسال دستورجلسه، یادآوری به دعوت‌شدگان، بایگانی صورت‌جلسات، تخصیص فعالیت‌های مرتبط به کاربران و ...
  • افزایش بهره‌وری سازمان به‌واسطه یکپارچگی نرم ‌افزار اتوماسیون اداری با فرآیندهای کسب و کار شماران و سایر شرکت‌ها در حوزه‌های مالی و مدیریت، اداری و منابع انسانی، مدیریت ارتباط با مشتری، زنجیره تامین، توزیع و پخش و ...
  • برنامه‌ریزی، زمان‌بندی و همچنین اولویت‌بندی فعالیت‌های کاربران با استفاده از امکان مدیریت پروژه‌ها
  • عدم دوباره‌كاری‌ها در خصوص جمع‌آوری و پردازش داده‌ها
  • کنترل مدارک، مستندات و اطلاعات سازمانی با مدیریت مناسب و دقیق سطوح دسترسی

3. مزایای نرم ‌افزار اتوماسیون اداری شماران

  • یکپارچگی با ابزارهای گردش کار شماران از جمله فرم‌ساز، گردش کار هوشمند، سیستم‌ساز و نظارت بر فعالیت‌های سازمان
  • قابلیت اتصال به سیستم‌های اطلاعات مدیریت (نرم‌افزارهای جامع و یکپارچه در حوزه‌های مالی، اداری، بازرگانی، تولید، مهندسی و مدیریت ارتباط با مشتری) از طریق درگاه‌های تعریف شده
  • ارتباط با سایر نرم‌افزارهای موجود در سازمان مانند سیستم کارت خوان
  • استفاده هم‌زمان از محیط کاربری تحت وب و ویندوز
  • مدیریت سطوح دسترسی کاربران و حفظ امنیت و محرمانگی اطلاعات
  • سادگی و کاربرپسند بودن واسط کاربری (UI)
  • سرعت و سهولت در انجام امور دبیرخانه‌ای
  • کارتابل برای تمامی کاربران داخل و خارج سازمان از جمله؛ تامین‌کنندگان، مشاوران، پیمانکاران و ...
  • مدیریت انواع موجودیت‌های اطلاعاتی شامل؛ نامه، فرم‌های اداری و سازمانی، یادداشت‌های اداری، ارجاعات و ... در کارتابل
  • مشاهده گزارش کارکرد و کنترل حضور و غیاب پرسنل از طریق کارتابل
  • زمانبندی، کنترل و پیگیری اقدامات و پروژه‌ها در تمامی مراحل
  • امکان ارسال و دریافت گروهی فاکس و ایمیل‌ از طریق کارتابل
  • قابلیت استفاده از سیستم SMS
  • تعاملات و ارتباطات خارج سازمانی از طریق ویدئو کنفرانس (متنی و تصویری)
  • قابلیت استفاده به‌صورت چند زبانه (multilingual)
  • تهیه گزارشات متنوع و یکپارچه از تمامی فعالیت‌های سازمان با ابزار گزارش‌ساز
منتشرشده در مقالات

از ابتدای شکل گیری کسب و کارهای امروزی مکاتبات اداری، بایگانی مستندات و دسترسی سریع به آنها یکی ازوقت گیر ترین فعالیت های سازمان های دولتی و شرکتهای خصوصی بوده است.فعالیت هایی که باتوجه به زمان طی شده در انجام دادن آنها به میزان مناسب بازدهی نداشته وزمان زیادی از منابع سازمان را می گیرد.مکاتبات اداری در سازمانها به دو شیوه سنتی و مدرن تقسیم بندی می شود.

در شیوه سنتی صرف انرژی بسیار زیادو تولید حجم انبوهی از کاغذ و بایگانی آنها از معضلات  سازمان ها است.فضای بسیار زیاد با طبقه بندی های وسیع در خصوص بایگانی و دسترسی دوباره به اسناد ،به کارگیری پرسنل در این بخش ،هزینه بسیار زیادی برای سازمان دارد.علاوه بر این موارد اطلاع از روند طی شده در مکاتبات و مراحل مختلف اعلام نظرها و دستورات مرتبط با سند مربوطه ،ذینفعان داخلی و خارجی سازمان را دچار مشکلات متعددی می کند و این موضوع باعث عدم رضایتمندی شغلی برای کارمندان و اعتراض ارباب رجوع است.

 

 

با به کار گیری فن آوری های نوین انفورماتیک در سازمانها و ارگانهای دولتی و غیر دولتی ، سعی بر حل این موارد و تسریع بخشیدن به امور اداری و مکاتبات درون و برون سازمانی در دستور کار قرار گرفت که بر این اساس سیستم نرم افزار اتوماسیون اداری برای نظم دهی و تسریع و ثبت و نگهداری این موارد ارائه گردید.

نگهداری سوابق مکاتبات اداریجهت سهولت دسترسی و ارایه پاسخ‌های به‌موقع به طرف‌های تجاری و غیر تجاری همواره یکی از پیچیده‌ترین امور هر سازمان بوده و علیرغم پیشرفت ارتباطات،هنوز مشکل به شکل گسترده‌ای در سازمان‌های خصوصی و دولتی وجود دارد.

طبق تحقیقات انجام شده و پژوهش  های مختلف، استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری توانسته است یش از 50 درصد ذخیره زمانی و ریالی را در خصوص فرایندها و مکاتبات سازمانی را به وجود آورد.

نرم‌افزار اتوماسیون اداری به‌عنوان یک ابزار قدرتمند، قابلیت‌ها و امکانات ویژه‌ای را در اختیار مدیران سازمان قرار می‌دهد که بتوانند با بهره‌گیری از آن اداره بدون کاغذ را محقق سازند. با این نرم‌افزار مدیران می‌توانند بدون حضور فیزیکی در محل سازمان، در هر لحظه و در هر کجابه نامه‌ها و ارجاعات خود دسترسی داشته و تمامی فرآیندهای سازمان را کنترل نمایند.

 

نرم افزارشاتو پلاس شماران سیستم :

شرکت شماران سیستم بر اساس تحقیق و نیازسنجی بازار انفورماتیک کشور، نرم‌افزار اتوماسیون اداری جدید خود را بانام تجاری شاتو پلاس در بستر زبان متن‌باز .NetCore. مایکروسافت و پلت فرم تحت Angular ارائه کرده و سعی بر ارائه بستری مناسب در خصوص ثبت،گردش و بایگانی مکاتبات الکترونیک را در سطح کشور دارد.

این نرم افزارها دارای امکانات استاندارد و مشخص در سطح بین المللی میباشند که در ادامه به بررسی برخی از اجزای اصلی نرم افزار اتوماسیون اداری می پردازیم.

دبیرخانه:

دبیرخانه اتوماسیون اداری با رویکردی مبتنی بر سهولت کاربری، سرعت ثبت نامه‌ها و پاسخ‌گوییبه‌موقع به طرف‌های تجاری و غیر تجاری توسعه داده شده است. این سیستم با سرعت بخشیدن به امور اداری باعث افزایش ضریب اطمینان و دقت، در جهت جلوگیری از اتلاف وقت و پراكندگی اسناد و همچنین ثبت و نگهداری بهینه اطلاعات می‌گردد.

در دبیرخانه ،ثبت و گردش كلیه مكاتبات سازمان به‌صورت الكترونیكی و بی‌نیاز از جا‌به‌جایی فیزیكی نامه انجام می گردد. تصویر اصل نامه‌ها و یا هر گونه سند دیگری در این سیستم به روش الكترونیكی آرشیو می‌شود.

امکانات دبیرخانه درنرم افزار اتوماسیون اداری:

  • امکان تعریفدبیرخانه‌های متعدد به‌صورت متمرکزو نیمه متمرکز
  • تعریف دفاتر اندیکاتور برای هر دبیرخانه
  • ایجاد دبیرخانه برای سازمان‌های زیرمجموعهدر یک پایگاه داده با امکان ارتباط همزمان
  • تعریف الگوی شماره نامه بر اساس فرمول‌هایفابل تعریف در هر دبیرخانه
  • امکان شماره‌گذاري مجزا براي نامه‌هاي وارده، صادره و داخلي
  • اختصاص شماره نامه به همراه تاریخ ثبت به‌صورت خودکار
  • تعریف نامه وارده و صادره با اعمال سطوح دسترسی کاربران
  • تعريف شيوه ارسال نامه: دستي، پيك، ارباب رجوع، پستي و...
  • تعريف انواع روابط بین نامه‌ها: عطف، پیرو و ...
  • امکان تعریف مسئول دبیرخانه جهت کنترل نامه‌های یک یا چند دبیرخانه
  • تعريف موضوع ارجاع، شرح‌ها و پاراف‌های پرتکرار، کلید واژگان و ...
  • امكان تعيين محدوديت زماني براي پيگيري نامه
  • امکان تعریف اشخاص (حقیقی و حقوقی ) طرف مکاتبه (نام شخص، نام سازمان، سمت سازمانی، آدرس‌های پستی، شماره‌های تلفن و فکس،پست الکترونیکو ...)
  • ثبت اطلاعات کامل انواع نامه‌هاي اداري صادره، وارده، داخلي
  • جستجوی سریع و پیشرفته در نامه‌های ثبت شده

 

 

کارتابل:

كارتابل محیطی است كه کاربران سازمان اعم از مديران، کارشناسان و ... براي مشاهده، رسيدگي و پيگيري امور جاري خود به آن مراجعه مي‌نمایند. کارتابل به‌صورت الكترونيكی در اختيار تمامی کاربرانداخل سازمان و ذینفعان سازمان قرار مي‌گيرد تا با مراجعه به آن، امور جاري خود را به ساده‌ترين شكل ممكن به انجام رسانند. گردش مکاتبات و ارجاعات در کارتابل بر اساس چارت سازمانی و روال‌های سازمانی صورت می‌گیرد. علاوه بر این، در کارتابل ، بخشی نیز جهت مشاهده اطلاعات پرسنلی نظیر ساعات کارکرد ماهانه، ایمیل‌های دریافتی و ارسالی و... در نظر گرفته شده است.

برخی از امکانات کارتابل:

  • امکان دسترسی کاربران به تمامی وظایف محولهاز طریق کارتابل
  • امکان گروهبندی کارتابل
  • امکان پوشه‌بندی‌های جدید در کارتابل برای طبقه‌بندی نامه‌ها بر اساس فرستنده، (مرخصی، درخواست کالا و ...)
  • امکان تفویض اختیار توسط هر کاربر
  • مشاهده نامه‌ها و ارجاعات به همراه فایل‌های پیوست
  • نمایش تعداد نامه‌ها و ارجاعات خوانده نشده
  • ایجاد پیوست‌های متعدد برای هر ارجاع
  • امکان نظارت بر کارتابل پست‌های زیر مجموعه در درختواره چارت سازمان
  • امکان ارجاع نمودن هر یک ازTask ها به اشخاص دیگر با رعایت سلسله مراتب سازمانی
  • ارسال ارجاعاتو نامه‌های در گردش، به بايگاني يا دبيرخانه جهت ثبت بايگاني و انديکاتور
  • امکان برگشت مجدد ارجاعاتو نامه‌ها از بایگانی به کارتابل
  • تنظیم امکانات نمایش کارتابل شامل ترتیب و گروه‌بندی توسط هر کاربر
  • بایگانی کارتابل
  • پيام هشدار براي نامه‌هاي جديد و رويت نشده
  • امکان مرتب سازی کارتابل
  • جستجوی پیشرفته.
  • گزارش تاریخچه ارجاع
  • امکان Exportکارتابل به Excel
  • امکان ارسال نامه به کاربران خارجی

بایگانی

در هر سازمان نتایج طرح‌ها، فعالیت‌ها و اقدامات، مکاتبات داخلی و بین سازمانی منجر به ایجاد روز افزون سوابق اداری به صورت اسناد می‌گردد. این اسناد حاوی اطلاعات و تجربیات گران بهایی است که یکی از ابزارهای مهم مدیریت در تصمیم‌گیری‌های اداری محسوب می‌گردد. لذا این اسناد می‌بایست به‌گونه‌ای مدیریت و طبقه‌بندی گرددکه اولا دسترسی سریع به آنها امکان‌پذیر باشد و ثانیا در نگهداری اسناد دقت شود که این امر باعث کاهش هزینه و سهولت مراجعه کاربران به اسناد می‌شود.

بایگانی در نرم‌افزار اتوماسیون اداری ،امکان بازیابی سریع و آسان به اطلاعات پرونده‌ها و مکاتبات را جهت انجام امور و پاسخگویی به مراجعات فراهم آورده است.

امکانات بایگانی در نرم افزار اتوماسیون اداری :

  • قابلیت مشاهده و استفاده از هر مدرک ثبت شده توسط چندین کاربر به‌طور همزمان
  • جستجوی سریع و پیشرفته در اسناد، مدارک و نامه‌های ثبت شده
  • امکان بایگانی مکاتبات پس از سیر اداری آنها با توجه به سطح دسترسی
  • امكان گزارش‌گيري تركيبي، متنوع و سريع، با مشخصات در خواستي
  • امکان خروج از بایگانی و ارسال مجدد به آن

قرارها و یادآوریها:

مدیران شرکت‌ها و سازمان‌ها جهت اطلاع از روند کاری سازمان و زمان‌بندی قرارهای کاری یا جلسات معمولا باید با منشی هماهنگی‌های لازم را انجام دهند تا تداخلی در تاریخ یا ساعت جلسات اتفاق نیفتد. همچنین باید جلسه‌ی تنظیم شده به اطلاع تمامی پرسنل و یا پرسنل مربوطه رسیده شود.پیش از این، اینگونه جلسات باید با هماهنگی افراد، تماس تلفنی، ارسال نامهو یا مراجعات مکرر افراد سازمان با یکدیگر انجام می‌شد، که امروزه این نوع هماهنگی‌ها با توجه به حجم بالای جلسات داخلی و خارج سازمانی بسیار وقت‌گیر می‌باشد.

در اتوماسیون اداری ، راه حل سیستمی مناسبی برای تنظیم قرارها و جلسات کاری در نظر گرفته شده است.کاربران با بررسی قرارها و یادآوری‌ها از برنامه‌ی روزانه و یا هفتگی خود مطلع شده و اقدامات لازم جهت زمان‌بندی انجام و یا حضور در جلسات را به انجام می‌رسانند.امکان ثبت قرارها و یادآوری‌ها صرفا جهت تنظیم و ثبت قرار ملاقات نمی‌باشد. مدیران و کاربران می‌توانند کلیه‌ی فعالیت‌هایی که برای روز و ساعت خاصی تنظیم شده باشد را ثبت نموده و برای کاربران دیگر به اشتراک گذارند.همچنین مدیران و سرپرستان می‌توانند فعالیت کاربران خود را در این سیستم ثبت کنند تا در تاریخ ثبت شده، کاربران زمانبندی لازم جهت اجرای امور را انجام دهند.

برخی از امکانات قرارها و یادآوریها در نرم افزار اتوماسیون:

  • امکان ثبت فعالیت‌های سازمان مانند قرار ملاقات و جلسات مهم جهت اطلاع رسانی کاربران
  • مشاهده قرار ملاقات و جلسات به تفکیک زمان‌های مختلف (روز، هفته، ماه و سال)
  • قابلیت ثبت قرار ملاقات و جلسات توسط هر کاربر برای خود و سایر کاربران
  • امکان تعریف منابع قرار و مدیریت منابع قرار (در صورت استفاده همزمان از منابع سیستم هشدار می‌دهد)

استفاده از فکس

در اتوماسیون اداری  امکاناتی از قبیل ارسال و دریافت گروهی فکس وجود دارد که دسترسی کاربران را به اطلاعات مورد نظر مقدور می‌سازد.

برخی از امکانات فکس در نرم افزار اتوماسیون اداری:

  • امکان تهیه و ویرایش متن نامه قابل ارسال از طریق فاکس در داخل برنامه
  • قابلیت دریافت و ارسالفاکساز طریق کارتابل
  • قابلیت کنترل و تعیین سطح دسترسی به فکس‌های دریافتی و ارسالی
  • ارایه انواع گزارشات براساس وضعیت ارسال، شماره تلفن، تعداد فاکس‌های ارسالی، تاریخ و ...

با توجه به مطالب ارائه‌شده ،اهمیت استفاده از دستگاه‌های اتوماسیون اداری در سازمان‌هاغیرقابل‌انکار و استراتژیک است.تا آنجاکهاستفاده گسترده از نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری در سازمان‌ها و اعتماد مدیران سازمانی به این‌گونه سیستمها باعث شده است ، افزونه‌های  دیگری نیز برای استفاده بهینه این نرم‌افزارها اضافه شود به‌طور مثال امکان ،ارتباط آنلاین،مدیریت صورت‌جلسات ، تایم شیت کارکنان و مدیریت مستندات بخش دیگری از این امکانات است . 

چند نمونه از مزایای اتوماسیون اداری در بهبود مکاتبات :

1-تسریع در ثبت و نگهداری مستندات

2-جلوگیری از دوباره‌کاری و فعالیت‌های موازی

3-بایگانی و آرشیو الکترونیک

4-انجام فعالیت‌های روزمره بر اساس تقسیم وظایف به‌طور کامل

5-ردیابی مکاتبات و فرایندهای سازمان

6-گردش مکاتبات در محیط امن و بر اساس چارت سازمانی

 
منتشرشده در مقالات
پنج شنبه, 16 بهمن 1393 ساعت 00:00

نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب

در بررسی مفهوم اتوماسیون اداری اشاره می‌شود به روشی برای استفاده از کامپیوتر و شبکه ارتباطی برای آسان‌تر شدن کسب‌وکار که به روش جمع‌آوری، ذخیره‌سازی و بازپخش و مبادله اطلاعات جهت انجام وظایف اداری اشاره می‌نماید.

از دهه 1960 با تغییرات بوجودآمده در کسب‌وکار و جهانی‌تر شدن اقتصاد لزوم توجه به سیستمهای اطلاعاتی دوچندان گردید.

مفهوم سیستم اتوماسیون اداری OAS که با گسترش سیستمهای ارتباطی به نرم‌ افزار اتوماسیون اداری
OFFICE AUTOMATION SOFTWARE
تغییر نام داد دارای تعاریف بی‌شماری است. در اینجا به برخی از آن‌ها اشاره می‌کنیم.
اتوماسیون اداری، مشتمل بر تمام سیستم‌های الکترونیک رسمی و غیررسمی بوده که به برقراری ارتباط اطلاعات بین اشخاص در داخل و خارج موسسه و بالعکس مربوط می‌شود. کلمه اصلی که اتوماسیون اداری را از داده‌پردازی، سیستم اطلاعات مدیــــریت و سیستم پشتیبانی تصمیم متمایز می‌سازد ارتباطات است. اتوماسیون اداری به‌منظور تسهیل انواع ارتباطات به هر دو صورت شفاهی و کتبی است. (RAYMOND,1998)
سیستم‌های اطلاعات اداری (OFFICE INFORMATION SYSTEM=OIS) از امور اداری از طریق فناوری اطلاعاتی حمایت می‌کند. سیستم‌های اطلاعات مدرن ازجمله اجزا سیستم اطلاعاتی مدیریت (MIS) است که ابزارهایی را برای ارتباطات و هماهنگی مابین کارگران دانشی به‌وسیله ایجاد مدیریت اثربخش اسناد و پیام‌ها و جلسات الکترونیک فراهم می‌کند. (ZWASS, 1992)
 اتوماسیون اداری عبارت است از کاربرد وسایل الکترونیک در فعالیت‌های دفتری به‌منظور افزایش کارایی؛ کارایی افزایش‌یافته ناشی از تکامل تبادل اطلاعات، در داخل دفتر و بین دفاتر و محیط آن‌ها بوده و درنتیجه با ارائه اطلاعات بهتر برای تصمیم‌گیری می‌تواند به مدیر سود برساند. (بهشتیان،1378)

در سال‌های اولیه مفهوم اتوماسیون اداری به نشر الکترونیکی اختصاص داده می‌شود و مفهومی کاملاً ماشینی بود، مفهومی که امروزه با عنوان دبیرخانه و بایگانی اسم برده می‌شود و در سال‌های بعدی با تکامل اتوماسیون اداری این مفهوم در 4 حوزه گسترش پیدا کرد:
electronic data interchange (EDI) تبادل الکترونیکی دیتا
electronic communication ارتباطات الکترونیکی
electronic collaboration همکاری الکترونیکی
image processing پردازش تصویر

که این گسترش دستاوردهایی را در سازمان و بهبود فرایندهای سازمان ایجاد نمود:

  •  در نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب امکان انجام کارهاي اداري در خارج از محل کار و در هر زمان وجود دارد. 
  •  در نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب امکان کاهش ذخیره‌سازی فیزیکی اسناد وجود دارد.
  •  در نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب امکان نگهداری سوابق گردش اطلاعات وجود دارد.
  •  در نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب امکان ایجاد اداره بدون کاغذ وجود دارد.
  •  در نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب امکان توسعه تعاملات برون‌سازمانی وجود دارد.
  •  در نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب امکان کاهش هزینه‌های سازمانی و افزایش بهره‌وری سازمان وجود دارد.
  •  اتوماسیون اداری تحت وب عدم دوباره‌كاری‌ها در خصوص جمع‌آوری و پردازش داده‌ها وجود دارد.
  •  در نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب امکان کنترل مدارک، مستندات و اطلاعات سازمانی با مدیریت مناسب و دقیق سطوح دسترسی وجود دارد.
  •  برخی بخش‌های رایج سیستم‌های اتوماسیون اداری تحت وب به شرح زیر است:
  •  دبیرخانه اتوماسیون اداری تحت وب
  •  کارتابل پرسنلی اتوماسیون اداری تحت وب
  •  مدیریت قرارها اتوماسیون اداری تحت وب
  •  مدیریت تردد نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب
  •  تقویم کاری اتوماسیون اداری تحت وب
  •  دفترچه تلفن اتوماسیون اداری تحت وب
  •  تابلو اعلانات اتوماسیون اداری تحت وب
  •  دسترسی از راه دور (سیستم تحت وب) اتوماسیون اداری تحت وب
  •   دریافت و ارسال پست الکترونیک (Email Center) اتوماسیون اداری تحت وب
  •  دریافت و ارسال فاکس (Fax Center) اتوماسیون اداری تحت وب
  •  ارسال پیامک (SMS Center) اتوماسیون اداری تحت وب
  •  مدیریت پروژه‌ها اتوماسیون اداری تحت وب
  •  مدیریت مدارک و مستندات اتوماسیون اداری تحت وب
  •   ارتباط تصویری اتوماسیون اداری تحت وب
  •   داشبورد مدیریت اتوماسیون اداری تحت وب


اما با وجود پیاده‌سازی انواع سیستمهای مکانیزه در سازمان‌ها، اتوماسیون اداری تحت وب تنها در 30 درصد فرایندها ارزش‌افزوده ایجاد نموده و از 70 درصد زمان باقیمانده غیر از اتلاف وقت و هزینه چیزی عایدشان نمی‌شود. (تحقیقات گروه wfmc انجمن مدیریت جریان کار 2006)
درواقع حجم کاری و اهمیت گردش اطلاعات در سازمان با نرم‌ افزار اتوماسیون اداری تحت وب قابل‌کنترل می‌باشد ولی برنامه‌ریزی، سازمان‌دهی، کنترل و نظارت بر عملکرد فعالیت‌های درون‌سازمانی که بر فرایند بهبود مستمر سازمان تأثیر می‌گذارد باز بر عهده انسان قرار می‌گیرد.

 با توسعه مفهوم (( انسان فکر کند و ماشین کار کند )) نرم‌ افزار اتوماسیون اداری تحت وب با مدیریت فرایند کسب کار در هم آمیخت و سیستم جدیدی تحت عنوان اتوماسیون اداری تحت وب مبتنی بر مدیریت فرایند کسب‌وکار ایجاد نمود که از نتایج آن به موضوعات زیر می‌توان اشاره نمود.
بهبود کیفیت فرآیند
بهبود رضایت مشتری
بهبود مستمر فرایند
کاهش هزینه‌ها
بهبود چابکی کسب‌وکار
در این نرم‌افزارها به‌جای تصمیم‌گیری شخصی با استفاده از یک سیستم مکانیزه، الگوریتم‌های هوشمندی بنام WORK FLOW در اختیار سیستم مکانیزه قرار گرفت تا با تشخیص نرم‌افزار فرایند اجرایی گردد.
اما امروزه سیستم‌های نرم‌افزاری با امکان اجرا در هر دو محیط وب و ویندوز جایگاه خود را در دنیای فناوری اطلاعات و ارتباطات مستحکم‌‌تر نموده و قابلیت‌های بیشتری را در اختیار کاربران قرار می‌دهند.
با توجه به وابستگی رو به افزون به نرم‌افزار اتوماسیون اداری این انتظار ایجاد می‌گردد که با افزایش فرهنگ کار با نرم‌ افزار اتوماسیون اداری تحت وب کلیه وظایف یک کاربر به‌صورت یک TASK در کارتابل قابل‌مشاهده و انجام باشد.
با این تفاسیر قابلیت اجرا اتوماسیون اداری در هر دو محیط ویندوز و وب دسترسی و پیگیری در هرلحظه و در هر مکان به مکاتبات سازمانی بدون حضور فیزیکی در محل سازمان با استفاده از یک مرورگر را برای کاربر ایجاد می‌نماید.

نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب
 

 

منتشرشده در مقالات
شنبه, 17 خرداد 1393 ساعت 00:00

اتوماسیون اداری تحت وب

 اتوماسیون اداری تحت وب

  • یکپارچگی با ابزارهای گردش کار شماران از جمله فرم‌ساز، گردش کار، سیستم‌ساز و نظارت بر فعالیت‌های سازمان
  • قابلیت اتصال به سیستم‌های اطلاعات مدیریت (نرم‌افزارهای جامع و یکپارچه در حوزه‌های مالی، اداری، بازرگانی، تولید، مهندسی و مدیریت ارتباط با مشتری) از طریق درگاه‌های تعریف شده
  • اتوماسیون اداری تحت وب : استفاده هم‌زمان از محیط کاربری تحت وب و ویندوز
  • مدیریت سطوح دسترسی کاربران و حفظ امنیت و محرمانگی اطلاعات
  • سادگی و کاربرپسند بودن واسط کاربری (UI)
  • سرعت و سهولت در انجام امور دبیرخانه‌ای
  • کارتابل برای تمامی کاربران داخل و خارج سازمان از جمله؛ تامین‌کنندگان، مشاوران، پیمانکاران و ...
  • مدیریت انواع موجودیت‌های اطلاعاتی شامل؛ نامه، فرم‌های اداری و سازمانی، یادداشت‌های اداری، ارجاعات و ... در کارتابل
  • گزارش کارکرد و کنترل حضور و غیاب پرسنل از طریق کارتابل
  • زمانبندی، کنترل و پیگیری اقدامات و پروژه‌ها در تمامی مراحل
  • امکان ارسال و دریافت گروهی فاکس و ایمیل‌ از طریق کارتابل
  • امکان ارسال پیام کوتاه (SMS)‌ از طریق کارتابل
  • تعاملات و ارتباطات خارج سازمانی از طریق ویدئو کنفرانس
  • گزارشات متنوع و یکپارچه از تمامی فعالیت‌های سازمان

 

منتشرشده در سایر
شنبه, 17 خرداد 1393 ساعت 00:00

راهنمای اتوماسیون اداری

نگهداری سوابق مکاتبات اداری جهت سهولت دسترسی و ارایه پاسخ‌های به‌موقع به طرف‌های تجاری و غیر تجاری همواره یکی از پیچیده‌ترین امور هر سازمان بوده و علیرغم پیشرفت ارتباطاتی، مشکل به شکل گستردهای در سازمان‌های خصوصی و دولتی دو چندان شده است.
نرم‌افزار اتوماسیون اداری شماران سیستم به‌عنوان یک ابزار قدرتمند، قابلیت‌ها و امکانات ویژه‌ای را در اختیار مدیران سازمان قرار می‌دهد که به‌توانند با بهره‌گیری از آن اداره بدون کاغذ را محقق سازند. با این نرم‌افزار مدیران می‌توانند بدون حضور فیزیکی در محل سازمان، در هر لحظه و در هر کجا به نامه‌ها و ارجاعات خود دسترسی داشته و تمامی فرآیندهای سازمان را کنترل نمایند.
یکپارچگی با ابزارهای گردش کار شماران از قابلیت‌های منحصر به‌فرد این نرم‌افزار می‌باشد. با ابزار فرم‌ساز، به‌راحتی فرم‌های اداری و سازمانی مورد نیاز طراحی می‌گردند. افزون بر این، با بهره‌گیری از ابزار گردش کار (workflow)، می‌توان گردش کاری فرم‌ها را تعریف نمود. فرم‌ها به‌طور خودکار بر اساس ساختار سازمانی و یا مسیر تعریف شده از طریق کارتابل به گردش درآمده و در هر مرحله تکمیل می‌گردند.

پیامدهای پیاده‌سازی نرم‌افزار اتوماسیون اداری شماران
 ایجاد اداره بدون کاغذ 
 دسترسی و پیگیری در هر لحظه و در هر کجا به نامه‌ها و ارجاعات بدون حضور فیزیکی در محل سازمان (دور کاری)
 توسعه تعاملات برون سازمانی به‌واسطه تعریف کاربران خارج از سازمان نظیر تامین‌کنندگان، مشاوران، پیمانکاران و ... (… ,B2B, B2C, B2G) 
 تبادل مکاتبات اداری اتوماسیون اداری شماران با سایر اتوماسیون‌ها از طریق پروتکل ECE 
 تعریف جریان‌های کاری هر بخش از سازمان با ابزار گردش کار 
 کاهش هزینه‌های سازمانی با صرفه‌جویی در مصرف کاغذ و فضای بایگانی 
 صرفه‌جویی در زمان با امکاناتی از قبیل تنظیم جلسات، دعوت و ارسال دستورجلسه، یادآوری به دعوت‌شدگان، بایگانی صورت‌جلسات، تخصیص فعالیت‌های مرتبط به کاربران و ...
 افزایش بهره‌وری سازمان به‌واسطه یکپارچگی نرم‌افزار اتوماسیون اداری با فرآیندهای کسب و کار شماران و سایر شرکت‌ها در حوزه‌های مالی و مدیریت، اداری و منابع انسانی، مدیریت ارتباط با مشتری، زنجیره تامین و ...
 برنامه‌ریزی، زمان‌بندی و همچنین اولویت‌بندی فعالیت‌های کاربران با استفاده از امکان مدیریت پروژه‌ها
 عدم دوباره‌كاری‌ها در خصوص جمع‌آوری و پردازش داده‌ها 
 کنترل مدارک، مستندات و اطلاعات سازمانی با مدیریت مناسب و دقیق سطوح دسترسی 

 

منتشرشده در سایر
شنبه, 17 خرداد 1393 ساعت 00:00

سیستم اتوماسیون اداری

تحولات فن‌آوری به ویژه فن‌آوری اطلاعات در دو دهه اخیر، شیوه‌های مدیریت سازمان‌ها را تحت تأثیر قرار داده است. در واقع دوران جدید که به عصر اطلاعات یا انفورماتیک معروف شده، نویددهنده جهانی نو با شیوه‌های به‌کارگیری اطلاعات است. مفاهیمی از قبیل خودکارسازی ادارات و ادارات بی کاغذ هر روز بیش از پیش مطرح‌شده و طرفداران زیادی را به سوی خود جلب کرده است.
نرم‌افزار اتوماسيون اداري تحت وب شماران سیستم نرم‌افزاری قدرتمند جهت انجام امور ادارى، دبیرخانه، چرخه مكاتبات و همچنین ابزارى کارا جهت انجام کلیه فرآیندهای عملیاتی و نظارت بر گردش کار در سازمان مى‌باشد، به طوريكه تمام فعالیت‌ها همانند ورود نامه، ثبت‌نامه، ارجاعات، رونوشت‌ها، تاريخچه نامه، فرم‌ها، گردش عملیات، کارتابل و ... توسط سيستم، ثبت و کنترل مي‌گردد. امکان ارتباط با فرم ساز، گزارش ساز و همچنین موتور گردش کار(Workflow) از ویژگی‌های مهم و برجسته این نرم‌افزار می‌باشد. علاوه برآن این نرم‌افزار برای شرکت‌هایی که دارای فرآیندهای عملیاتی باشند نیز کاربرد دارد. به عبارت دیگر امکانات جنبی و متنوع این نرم‌افزار مانند اتصال به نرم‌افزار هوشمند مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار شماران، کاربران و مدیران را از استفاده از سایر نرم‌افزارهای مرتبط بی نیاز می‌سازد و کلیه عملیات جاری سازمان از طریق این سیستم قابل انجام و پیگیری می‌باشد.
امکانات
 خودکارسازی فرآیندهای اداری، دبیرخانه و چرخه مکاتبات
 یافتن گلوگاه‌های چرخه مکاتبات و ارجاعات در توقفات احتمالی
 تعریف چند سازمان در یک دیتابیس با امکان ارتباط بین آنها
 کاربری آسان و همزمان از محیط‌های وب و ویندوز
 تعریف چارت و رده‌های سازمانی
 فرآیندسازی همزمان چرخه مکاتبات و ارجاعات بر اساس چارت و روال‌های سازمان (WorkFlow)
 ایجاد فرم‌های دلخواه و تعریف وابستگی بین فیلدها توسط مدیر سیستم (فرم ساز)
 ایجاد فیلدهای انتخابی و غیر انتخابی در سیستم جهت استفاده در فرم‌ساز
 تعریف گردش کار فرم‌ها با ابزار فرآیندساز
 خروج موقت و برگشت مجدد به فرآیند (مواردی که نیاز است چرخش مکاتبات و یا فرم از روال دیگری به لحاظ چارت سازمانی طی شود)
 امکان تفویض اختیار در فرآیند
 امکان ایجاد کارتابل برای افراد خارج از سازمان مانند پیمانکاران، تامین کنندگان، مشاوران و ... (استفاده از B2B)
 تبعیت از پروتکل ECE
 امکان معرفی فوریت فرم‌ها مانند عادی، فوری، آنی و .....
 امکان تأیید، برگشت و مردودی هر فعالیت (task)
 امکان مرجع کردن هر نوع فعالیتی در نرم‌افزار و گرفتن گزارش از وضعیت آن مرجع
 ایجاد کارتابل برای هر کاربر
 تخصیص چند پست سازمانی به یک فرد
 ایجاد پوشه‌بندی و گروه‌بندی در کارتابل برای هر کاربر
 تعریف تاریخ اعتبار برای هر کاربر و هر پست سازمانی
 کارتابل موقت
 تغییر کارتابل متناسب با سلیقه هر کاربر
 ثبت نامه‌های وارده و صادره به تفکیک هر دبیرخانه
 بایگانی نامه‌ها
 بایگانی شخصی
 فراخوان نامه‌ها و پرونده‌ها از بایگانی
 ارجاع نامه‌های داخلی به کاربران
 ثبت دفاتر اندیکاتور
 ایجاد دبیرخانه‌های مختلف
 امکان تعریف الگوی شماره نامه
 مدیریت مدارک و مستندات (آرشیو فنی)
 ایجاد پرونده متمرکز و غیرمتمرکز برای اشخاص حقیقی، حقوقی و کارکنان و . . .
 تعریف جانشین
 تعریف دفترچه تلفن
 ارتباط تصویری و متنی
 امکان ارسال پیام کاربران به یکدیگر
 ثبت دفتر قرارها با اعمال سطوح دسترسی جهت مسئولین دفتر
 تعریف منابع قرارها و گزارش از منابع استفاده شده
 ثبت صورت جلسات
 پیگیری صورت جلسات
 امکان ثبت مراجعات و تماس‌ها
 امکان تغییر تقویم سیستم به شمسی، میلادی، هجری (چند تقویمه)
 امکان ایجاد تقویم روز، هفته، ماه و سال
 افزودن ضمایم مختلف به فرم‌ها و نامه‌ها با انواع فرمت‌ها و حجم‌های مختلف
 امکان جستجوی سریع مکاتبات و مستندات بر حسب موضوع آنها
 دریافت و ارسال فکس
 امکان ارسال پیام با فرمت HTML
 ارسال Email
 مدیریت کاربران و سطوح دسترسی در تمامی قسمت‌های برنامه از جمله سال مالی ایجاد شده
گزارشات
 امکان استفاده از گزارش ساز
 گزارش نامه‌های وارده و صادره
 گزارش نامه‌های داخلی
 گزارش پرونده اشخاص و شرکت‌ها
 گزارشات عملکرد کاربر روی کارتابل (ایجاد، مشاهده، ارجاع و .....)
 گزارشات کارتابل صادره و وارده
 گزارش دفاتر اندیکاتور
 گزارش‌گیری یکپارچه‌ در تمامی فعالیت‌های سازمان
 گزارشات نامه‌های عبور شده از هر کارتابل
 امکان گزارش‌گیری بر اساس تمام فیلدهای تعریف‌شده در فرم‌ساز
 امکان پیگیری وضعیت هر نامه
 گزارش‌گیری از انواع فرم‌ها
 امکان گزارش آماری کارتابل در سطح سازمانی و دپارتمانی
 امکان گزارش از فعالیت‌های مرجع شده (task)
 

منتشرشده در سایر
چهارشنبه, 13 شهریور 1392 ساعت 00:00

حوزه اداری و منابع انسانی



حوزه اداری و منابع انسانی
نرم‌افزار جامع و یکپارچه پویا دارای 4 زیرسیستم در حوزه منابع انسانی می‌باشد. این زیرسیستم‌ها ضمن یکپارچگی با یکدیگر با
سایر زیرسیستم‌های حوزه‌های مالی و مدیریت، زنجیره تامین، مدیریت ارتباط با مشتری و تولید و مهندسی یکپارچه می‌باشد. عمده‌ترین ویژگی‌های این حوزه عبارتند از:
  • تعریف انواع استخدام، مزایا و کسور، آیین‌نامه‌های محاسباتی پرداخت و ... به‌صورت پارامتریک و تعیین شرایط پرداخت با توجه به مقررات هر سازمان
  • محاسبه تسویه حساب گروهی و محاسبات معوقه حقوق و ثبت کارکرد کارکنان به‌تفکیک هر پروژه
  • پیشنهاد احکام کارکنان به‌طور خودکار و انتقال به نرم‌افزار حقوق و دستمزد پس از تایید و یا اصلاح
  • کنترل و نمایش عملکرد نیروی انسانی درگیر با تولید بر مبنای تکمیل گزارشات روزانه تولید
  • ارزیابی و بررسی اثر‌بخشی دوره‌های آموزشی و اساتید
  • برنامه‌ریزی دوره‌های آموزشی به‌صورت فردی یا گروهی برای هر سال
منتشرشده در متفرقه
آدرس: تهران -خیابان شهید بهشتی، خیابان پاکستان، کوچه ساوجی نیا، پلاک ۴، ساختمان شماران
تلفن تماس : 02189334
پست الکترونیکی : info@shomaran.com
تکمیل فرم درخواست دمو