نرم‌افزار برنامه‌ریزی منابع سازمان (ERP)

با توجه به روند رو به گسترش جهاني شدن و افزايش رقابت در بازارهاي جهاني، شرکت‌ها در سال‌های آينده ناگزير به پيوستن به بازارهاي جهاني خواهند بود و براي انجام اين كار وجود آمادگي لازم از جهات مختلف امري ضروري به نظر می‌رسد. از مهم‌ترین ابزارهاي مورد استفاده جهت كسب اين آمادگي می‌توان به عامل فناوري اطلاعات و ارتباطات اشاره كرد كه با استفاده از آن قادر خواهند بود هر چه سریع‌تر اين مسير را طي کنند. یكي از ابزارهاي مهم فناوري اطلاعات و ارتباطات كه نقش مهمي در يكپارچگي اطلاعات و عمليات موجود در مؤسسات داشته و نهایتاً با استفاده از امكانات خاص زمينه را براي پيوستن به بازارهاي جهاني فراهم می‌سازد، سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمان يا ERP می‌باشد كه در حال حاضر به عنوان يكي از آخرین ابزارهاي برنامه‌ریزی و مديريت در جهان مطرح می‌باشد. اين سیستم‌ها قادرند با بهره‌گیری از فناوري اطلاعات، سیستم‌ها و عمليات موجود در سازمان‌ها را يكپارچه نموده و در قالب يك پايگاه اطلاعاتي واحد در دسترس قرار دهند.

معرفی سیستم‌های نرم ‌افزار ERP

فلسفه اصلي نرم ‌افزار ERP را فرايند گرايي تشکيل می‌دهد و توسعه آن در سازمان، بخش‌های عمده‌ای را درگير می‌کند. به همين دليل پیاده‌سازی نرم ‌افزار ERP بايد به عنوان پروژه‌ای با ابعاد سازمانی در نظر گرفته شود. اين نگرش، مستلزم اعمال تغييراتي در ابعاد فرهنگي، انساني، تكنيکی، ساختاري و فرايندي در سراسر سازمان است. با وجود چنين التزامی، بسياري از مديران پروژه پیاده‌سازی نرم ‌افزار ERP، تنها به جنبه‌های تكنيکی و مالي پروژه توجه داشته و از ساير جوانب غافل می‌مانند و همين موضوع زمینه‌ساز عدم موفقيت در پیاده‌سازی نرم ‌افزار ERP می‌شود.
سیستم‌های نرم ‌افزار ERP بسته‌های نرم ‌افزاری جامعی هستند که به صورت راه‌حل‌های ارائه‌شده‌ای به یکپارچگی همه فرایندها و حوزه‌های وظیفه‌ای موجود در کسب‌وکار کمک می‌کنند. واژه نرم ‌افزار ERP به عنوان یک نام عمومی برای این گروه از بسته‌های نرم ‌افزاری مورد استفاده قرار می‌گیرند. مزیت اصلی و اولیه این سیستم‌ها ایجاد یک بستر نرم ‌افزاری یکپارچه مشترک برای فرایندهای یکپارچه موجود در کسب‌وکار مربوط می‌باشد. این سیستم‌ها دارای دو ویژگی مهم می‌باشند اولاً سیستم‌های نرم ‌افزار ERP باعث ایجاد یک انسجام و امنیت در همه بخش‌های کسب‌وکار می‌شوند. این سیستم‌ها قابلیت ارائه خدمت به شرکت‌ها در هر اندازه و حجم فعالیت و هر گونه گستردگی جغرافیایی را دارا هستند
در مورد سیستم‌های نرم ‌افزار ERP تعاریف متعددی ارائه‌شده است که در ادامه به چند مورد از این تعاریف اشاره شده است:

• نرم ‌افزار ERP سیستم جامعی است که سعی در یکپارچه‌سازی همه وظایف و بخش‌های موجود در یک سازمان با استفاده از یک سیستم کامپیوتری واحد را دارد بطوریکه بتواند نیازهای خاص و ویژه این بخش‌ها را فراهم سازد.
• نرم ‌افزار ERP يک بسته نرم ‌افزاري تجاري است که هدف آن يکپارچگي اطلاعات و جريان آن بين تمامي بخش‌های سازمان از جمله مالي، حسابداري، منابع انساني، زنجيره عرضه و مديريت مشتريان است. ساير تعاريفی که برای مجموعه نرم ‌افزار ERP بيان شده است نيز به نوعی جامعيت، يکپارچگی و گستردگی در سازمان را نشان می‌دهد.
• بسته نرم ‌افزاری کاربردی نرم ‌افزار ERP يک مجموعه از ماژول‌های يکپارچه آماده راه‌اندازی از پيش طراحی‌شده و از پيش مهندسی شده‌ای است که تمام فرايندهای تجاری سازمان را پوشش می‌دهد. دست‌یابی به حداكثر كارايی در پیاده‌سازی اين نرم ‌افزار با هماهنگ‌سازی آن با نيازهای سازماني، بسيار پيچيده است. نرم ‌افزار ERP به سازمان براي فعاليت در محيطی يکپارچه از نظر اطلاعاتی و فرايند گرا و اطلاعات محور و به صورت بلادرنگ ( Real-time) كمك بسيار زيادی می‌کند
• نرم ‌افزار ERP یک راه حل مبتنی بر فناوری اطلاعات است که منابع سازمان را توسط یک سیستم بهم پیوسته به سرعت, دقت و کیفیت بالا در کنترل مدیران در سطوح مختلف سازمان قرار می‌دهد تا به طور مناسب فرایند برنامه‌ریزی و عملیات سازمان را مدیریت کند. (2002 -Christopher Koch)

بسياري از متخصصان IT بر این عقیده‌اند: كه تنها بخشي از اطلاعات سازمان در فرايندهاي تصمیم‌گیری مورد استفاده قرار می‌گیرد, و بسياري از آن‌ها به علت فقدان متخصصان فن همچنان بی‌استفاده می‌ماند ;مانند گازهاي ذی‌قیمتی كه به علت فقدان امكانات با بی‌توجهی تصميم گيران سال‌ها بر سر چاه‌های نفت سوزانده می‌شدند. از این‌رو هر ابزار IT كه بتواند به سازمان در جهت ممانعت از به هدر رفتن ارزشمندترين منبع آن كمك نمايد, و درعین‌حال سازمان را جهت ممانعت از به هدر رفتن ارزشمندترين منبع آن كمك نمايد, و درعین‌حال سازمان را در جهت حركت از حالت وظيفه گرايي سنتي به سمت فرايند گرايي ياري كند می‌تواند در بهبود روش‌ها و افزايش بهره‌وری منابع سازمان موثر واقع شود فناوري اطلاعات و مهندسي مجدد فرایندهای عملياتي دو ابزار حياتي در جهت توسعه كيفي و كمي سازمان‌ها براي گردآوری و بهره‌وری اصولي از منابع اطلاعاتي حياتي است. راه‌حل‌های نرم ‌افزار ERP در حال حاضر مناسب‌ترین بستر و ابزار در هر دو جهت فناوري اطلاعات و مهندسي مجدد فرايندها است (کازرونی- شکوری مقدم، 1381).
شش علت عمده سازمان‌ها را بر آن می‌دارد تا در پی راه حل نرم ‌افزار ERP باشند:

• سرعت بخشيدن و استاندارد نمودن فرايندها و پردازش‌های توليد محصول و ارائه خدمات
• یکپارچه‌سازی اطلاعات عملياتی
• یکپارچه‌سازی اطلاعات مالی
• یکپارچه‌سازی اطلاعات سفارش مشتری
• کاهش موجودی
• استاندارد کردن و یکپارچه‌سازی اطلاعات منابع

هدف اصلی و اولیه نرم ‌افزار ERP گردآوری دپارتمان‌ها و حوزه‌های مختلف یک سازمان در داخل یک سیستم واحد یکپارچه به گونه‌ای است که این سیستم بتواند جوابگوی تمامی نیازهای بخش‌های متفاوت یک سازمان باشد. ساختن یک نرم ‌افزار واحد که بتواند تمامی نیازهای کاربران بخش مالی را همانند نیازهای بخش منابع انسانی و یا انبار و تجهیزات پاسخ دهد کار چندان ساده‌ای نیست. معمولاً هر بخشی از سازمان دارای نرم ‌افزارها و برنامه‌های واحدی است که متناسب با نیازهای آنان ساخته شده است و آن گونه که بخش نیاز دارد کار می‌کند ولی نرم ‌افزار ERP سعی در ترکیب آن‌ها و ایجاد یک نرم ‌افزار یکپارچه که از یک بانک نرم ‌افزاری واحد استفاده می‌کند دارد. در این حالت تمامی بخش‌ها و واحدهای یک سازمان قادر به استفاده مشترک از اطلاعات بوده و ارتباط هر واحد با دیگری نیز به سهولت برقرار خواهد بود. برای مثال دریافت یک سفارش از مشتری را در نظر بگیرید, معمولاً این سفارش روی برگه‌ای ثبت شده است و گردش خود را از بخشی به بخش دیگر در قسمت‌های مختلف سازمان آغاز می‌نماید. هر بخش متناسب با سیستم خود کدگذاری‌هایی را انجام می‌دهد و پس از انجام مراحلی آن را به بخش دیگر ارجاع می‌دهد. در این سفر طولانی اجرای این عملیات باعث تا خیرات و گم شدن سوابق و حتی برخی مواقع اشتباهات نیز می‌گردد. ضمن اینکه کسی به طور صحیح از وضعیت سفارش و مراحلی که طی کرده است به سهولت آگاه نیست زیرا که سیستم واحدی برای انجام امور بین بخش‌ها وجود ندارد. لذا مثلاً بخش مالی امکان دست‌یابی به سیستم انبار وجود نداشته و اطلاع از وضعیت حمل سفارش از این طریق میسر نیست.)2000-Shtub, Avraham)
درحالی‌که نرم ‌افزار ERP, سیستم‌های منفرد بخش‌های مالی,انبار, منابع انسانی و تولید را کنار زده و آن‌ها را با یک نرم ‌افزار یکپارچه متحد که به طور کامل وظایف و نیازهای تمامی بخش‌ها را کامل‌تر از سیستم قبلی برآورده می‌سازد جایگزین می‌نماید. بسیاری از فروشندگان سیستم‌های نرم ‌افزار ERP به حد کافی انعطاف‌پذیرند تا بتوان ماجولهایی از نرم ‌افزار را بدون حتی خرید کامل بسته نرم ‌افزاری, از آن‌ها خریداری و نصب کرد. برای مثال یک شرکت تولیدی قادر است اجزای مالی و منابع انسانی را مورد استفاده قرار دهد. در یک جمع‌بندی می‌توان گفت سیستم‌های نرم ‌افزار ERP تنها حاصل اجتماع فرآیندها و وظایف مختلف سازمانی در قالب یک بسته نرم ‌افزاری نمی‌باشد بلکه حداقل باید دارای چند مشخصه کلیدی باشد تا بتواند به عنوان یک راه حل صحیح مطرح گردد. این ویژگی‌ها عبارت‌اند از:

• انعطاف‌پذیری : سیستم‌های نرم ‌افزار ERP باید قادر به پاسخگویی به نیازهای متغیر سازمان‌ها و شرکت‌های استفاده‌کننده باشند.
• ماژول و مدار باز : این سیستم‌ها باید به گونه‌ای باشد که هر جزئی از بسته نرم ‌افزاری بتوان تأثیر در رویه‌های دیگر در هر زمانی تغییر کرده، اضافه یا حذف گردد.
• فراگیر بودن : سیستم‌های نرم ‌افزار ERP باید وظایف سازمانی مختلفی را مورد پشتیبانی قرار داده و متناسب با طیف وسیعی از سازمان‌ها مورد استفاده باشد.
• فرا شرکتی : این سیستم‌ها باید به صورت online به سازمان‌های دیگر و سایر شرکای تجاری از جمله تأمین‌کنندگان و مشتریان نیز متصل باشد.
• بهترین روش‌های موجود : مجموعه‌ای از بهترین رویه‌های مورد استفاده و تجربه‌شده در سرتاسر جهان باید در این نرم ‌افزار گردآوری شده باشد.
• شبیه‌سازی واقعیت
• سایر ویژگی‌ها: علاوه بر موارد کلیدی مطرح‌شده در بالا یکپارچگی بین ماژول‌ها جهت صرفه‌جویی در زمان، کاهش کارها، حذف دوباره‌کاری و بهینه‌سازی منابع، محیط کاربرپسند شامل منوهای زیبا، راهنمای onlineو روابط گرافیکی مناسب، انعطاف‌پذیری در انطباق با قوانین کشورها در زمینه‌های مالی، مالیاتی، فروش، صادرات و واردات، ایمن بودن در دسترسی افراد به سیستم و همچنین انتقال و تبادل اطلاعات و نامحدود بودن در ثبت اطلاعات از نظر حجم رکوردهای اطلاعاتی را می‌توان عنوان کرد. Shtub avraham 2000) )

تفاوت بين نرم ‌افزار ERP و يک بانک اطلاعاتي مرکزي

اتوماسيون مجزا و جزیره‌ای فرايندهای کاری نه تنها منجر به يکنواختی، پيوستگی و سازگاری جريان اطلاعات در يک زنجيره ارزش افزا نخواهد شد بلکه توانايی رشد سازمان را هم از بين خواهد برد.
از آنجايی که محيط کسب‌وکار عصر اطلاعات فعلی رقابت شديدی را در اخذ اطلاعات و دانش ايجاد نموده است، سيستم سازمان‌ها مجبورند تا آنجا که امکان دارد با يکديگر کار و همکاری کنند به جای اينکه به صورت مجزا از هم باشند. ايجاد يک چنين مکانيزمی امکان‌پذیر نيست، مگر با یاری‌گرفتن از يک " سامانه يکپارچه " که تمامی واحدهای سازمان از مالی تا اداری گرفته تا خط توليد و انبارها، که عمليات آن‌ها را در کنترل خود داشته باشد.
يک سيستم نرم ‌افزار ERP دارای يک بانک اطلاعاتی واحد و کامل يکپارچه می‌باشد و دوگانگی اطلاعات در آن وجود ندارد. یکپارچگی از يک منظر به معنای استفاده اشتراکی دو يا چند کاربر از اطلاعات يکسان با منبع ذخيره يکسان است، يکپارچگی در مقابل واسطه سازی قرار می‌گیرد. ( که در بسياری موارد به جای يکديگر بکار می‌روند).(بنی جمال‌زاده,1383)
در يک بانک اطلاعاتي مرکزي، اطلاعات از نواحي عملياتي مختلف به بانک اطلاعاتي مرکزي مي¬آيند، درحالی‌که در يک سيستم نرم ‌افزار ERP، هر کدام از بخش¬های عمليات با يکديگر و همچنين با بانک اطلاعاتي مرتبط هستند. به اين معنا که نرم ‌افزار ERP همه¬ ارتباطات بين نواحي عملياتي مختلف مانند ساخت، مالي، حسابداري، بازاريابي و... را برقرار مي¬کند.
نرم ‌افزار ERP باید در انجام دو عمل بسیار مهم توانايي داشته باشد؛ نخست به اشتراک گذاشتن اطلاعات (همان کاري که بانک اطلاعاتي مرکزي انجام مي¬دهد) و دوم يکپارچه کردن فرآيند (ويژگي یکتای سيستم¬هاي نرم ‌افزار ERP). زمانی که اين دو فعالیت توسط يک سيستم نرم ‌افزار ERP به خوبی انجام شود، منابع سازمان بهينه مي¬شوند، هزينه¬ها کاهش و درآمدها افزايش مي¬يابد. Shtub avraham 2000) )
نرم ‌افزار ERP از نگاه فنی
هر سيستم نرم ‌افزار ERP داراي تعدادي سرويس افقي (Horizantal) و تعدادي ماژول عمودي (Vertical) می‌باشد.
كه اين ماژول‌های عمودي عبارت‌اند از:

• مالي (تمامي سیستم‌ها و امكاناتي كه مرتبط با امور مالي هستند شامل: حسابداري، بودجه و اعتبارات، دريافت و پرداخت، قيمت تمام‌شده، حسابداري انبار، حسابداري پروژه،‌اموال، ...)
• منابع انساني (تمامي سیستم‌ها و امكاناتي كه مرتبط با مديريت كردن امور منابع انساني سازمان هستند شامل: اطلاعات كاركنان، احكام، حقوق و دستمزد، مرخصي، مأموریت، بيمه، رفاه، وام، بازنشستگي، ...)
• پشتيباني (تمامي سیستم‌ها و امكاناتي كه در خدمت تهيه و تدارك امكانات مورد نياز سازمان هستند شامل: مديريت كالا و انبارها، خريد و تداركات،، مناقصات و مزايدات، حمل‌ونقل، ...)
• مديريت ارتباط با مشتري (تمامي سیستم‌ها و امكاناتي كه در خدمت ارائه خدمات بيشتر و بهتر به مشتريان می‌باشند شامل: فروش، بازاريابي، مركز تماس، صورتحساب‌ها، ...)
• مديريت و برنامه‌ریزی توليد (تمامي سیستم‌ها و امكاناتي كه در خدمت توليد بيشتر و بهتر در كارخانجات توليدي بكار می‌روند شامل: برنامه‌ریزی مواد، برنامه‌ریزی توليد ، كنترل توليد، كنترل كيفي،، ...)
• مديريت و برنامه‌ریزی پروژه
• علاوه بر ماژول‌های عمودی،، سرویس‌های افقي نيز در هر نرم ‌افزار ERP ممتازي مشاهده می‌شود كه فراتر از سیستم‌ها بوده و مستقل از سیستم‌ها ساير نيازهاي غير سيستمي كاربران را مرتفع می‌نماید. برخي از اين سرویس‌های افقي عبارت‌اند از:
• سرويس امنيت : جهت كنترل دسترسی‌های كاربران به منو و جداول بانك اطلاعاتي،فيلدهاي آن و حتي برخي ركوردهاي خاص از يك جدول بانك اطلاعاتي. معمولاً اين سرويس به صورت Role Based در اختيار قرار می‌گیرد يعني اينكه ابتدا تعدادي نقش در سيستم تعريف می‌گردد‌ (مانند حسابداران، منشي مدیرعامل،مدیرعامل، كارشناس فروش، سرپرست فروش، ...) و براي هر نقش كليه دسترسی‌ها تعريف می‌گردد. سپس هر كاربر لازم است تعيين كند كه بر اساس كدام نقش قصد ورود به سيستم را دارد (در صورتی که به آن كاربر اجازه داده شده باشد كه بر اساس نقش‌های خاصي به سيستم وارد شود.).
• سرويس گردش كار : جهت تعريف نمودارهاي گردش كاري جديد يا تغيير نمودارهاي موجود. از آنجايي كه يكي از شرط‌های اصلي سیستم‌های نرم ‌افزار ERP، فرآیند گرا بودن مي¬باشد موتور گردش كار هر كدام از اين سیستم‌ها اهميت خاصي پيدا می‌کند. دقت داشته باشيد كه يك موتور گردش كار صرفاً جهت طراحي گرافيكي يك پروسه به وجود نيامده است و علاوه بر آن اين قابليت را دارد كه يك گردش كاري كه به صورت گرافيكي مدل شده است را اجرا نمايد.
• معمولاً تفاوت فاحشي بين يك موتور گردش كاري قوي و يك موتور گردش كار ساده وجود دارد. در ساده‌ترین حالت، يك موتور گردش كار صرفاً نمودارهايي را پشتيباني می‌نماید كه براي مدل كردن يك پروسه تأیید يا لغو بكار می‌روند. اما يك موتور گردش كار قوي می‌تواند علاوه بر پشتيباني نمودارهاي ساده فوق نمودارهاي بسيار کاربردی‌تر سازمان را نيز اجرا نمايد. مثلاً پروسه خريد در يك سازمان، پروسه تأیید اسناد مالي، ... براي پیاده‌سازی عملياتي اين نمودارها در بسياري از سازمان‌ها لازم است كه موتور گردش كار داراي امكانات متنوعي باشد نظير گره¬هاي شرطي، Fork، Join، ... كه اين امكانات صرفاً در موتورهاي گردش كاري پيشرفته وجود دارد.
• سرويس Runtime customization: براي ايجاد تغييرات در واسط كاربري نرم ‌افزار (شامل منوها، پنجره‌ها، تب‌ها)، سرويس Scheduler: جهت زمان‌بندی پروسه‌ها و تنظيم آن‌ها براي اجراشدن در زمان‌های مشخص و از پيش تعریف‌شده
• سرويس گزارش گيري: جهت تغيير در گزارشات موجود يا تعريف گزارشات جديد
• ساير پذیرایی‌ها: شامل سرويس هشدار، سرويس SMS، سرويس Email Integration، ...

مشخصات كليدي يك سيستم نرم ‌افزار ERP

واقعيت این است كه يك مرز بسيار مشخص و دقيقي براي يك نرم ‌افزار ERP وجود ندارد و معمولاً به سیستم‌هایی كه بتواند قابلیت‌های زير را پشتيباني نمايد نرم ‌افزار ERP گفته می‌شود:

• فرآيند گرا بودن: بدين معني كه كليه سیستم‌ها و ماژول‌ها به صورت فرآيند گرا پیاده‌سازی شده باشند و تمامي فرآيندها قابليت انعطاف و تغيير داشته باشند.
• جامعيت: در بر گرفتن تمامي نيازهاي يك سازمان در تمامي حوزه‌های اصلي و ستادي
• امنيت: دارا بودن يك راه حل جامع امنيتي براي كنترل دسترسی‌های كاربران به تمامي اجزاي نرم ‌افزار
• معماري: دارا بودن يك معماري پويا و چند لايه كه امكان توسعه داشته باشد.
• انعطاف‌پذیری در مقابل تغييرات (‍Customization): به گونه‌ای كه به سادگي بتوان در زمان اجرا هر يك از عناصر زير را تغيير داد و يا به سيستم افزود.
• واسط كاربري: تغيير واسط كاربري موجود (شامل پنجره‌ها، منوها، فيلدهاي داخل پنجره‌ها، ...) و يا افزودن پنجره‌ها و منوهاي جديد به سيستم در حال اجرا توسط كاربر و يا مدير سيستم
• گزارشات: تغيير گزارشات موجود و يا افزودن يك گزارش جديد به سيستم در حال اجرا توسط كاربر و يا مدير سيستم
• فرآيندها: تغيير فرآيندهاي موجود و يا افزودن يك فرآيند جديد به سيستم در حال اجرا توسط كاربر و يا مدير سيستم
• ديتابيس و نحوه ذخیره‌سازی اطلاعات: تغيير جداول بانك اطلاعاتي موجود و يا افزودن يك جدول جديد به سيستم در حال اجرا توسط كاربر و يا مدير سيستم
• قواعد تجاري: تغيير قواعد تجاري موجود متناسب با قوانين و آیین‌نامه‌ها و يا افزودن قواعد جديد.
• عدم وابستگي به تيم تولیدکننده: سيستم به گونه‌ای باشد كه سازمان مصرف‌کننده كمترين وابستگي را به تولیدکننده نرم ‌افزار داشته باشد. اين امكان با استفاده از امكانات انعطاف‌پذیری نرم ‌افزار در مقابل تغييرات قابل انجام است.
• Best Practices: دارا بودن پيش فرضها و راه حلهاي مناسب و از پيش آماده براي صنعت شما.
• تعريف نرم ‌افزار ERP، معمولاً با واژه Best Practice همراه است. بدين معني كه تولیدکننده نرم ‌افزار ERP در كنار محصول نرم ‌افزاري ارائه‌شده، می‌بایست پیش‌فرض‌های لازم را براي صنعت مورد نياز مشتري داشته باشد.