فلسفه اصلي نرم افزار ERP را فرايند گرايي تشکيل میدهد و توسعه آن در سازمان، بخشهای عمدهای را درگير میکند. به همين دليل پیادهسازی نرم افزار ERP بايد به عنوان پروژهای با ابعاد سازمانی در نظر گرفته شود. اين نگرش، مستلزم اعمال تغييراتي در ابعاد فرهنگي، انساني، تكنيکی، ساختاري و فرايندي در سراسر سازمان است. با وجود چنين التزامی، بسياري از مديران پروژه پیادهسازی نرم افزار ERP، تنها به جنبههای تكنيکی و مالي پروژه توجه داشته و از ساير جوانب غافل میمانند و همين موضوع زمینهساز عدم موفقيت در پیادهسازی نرم افزار ERP میشود.
سیستمهای نرم افزار ERP بستههای نرم افزاری جامعی هستند که به صورت راهحلهای ارائهشدهای به یکپارچگی همه فرایندها و حوزههای وظیفهای موجود در کسبوکار کمک میکنند. واژه نرم افزار ERP به عنوان یک نام عمومی برای این گروه از بستههای نرم افزاری مورد استفاده قرار میگیرند. مزیت اصلی و اولیه این سیستمها ایجاد یک بستر نرم افزاری یکپارچه مشترک برای فرایندهای یکپارچه موجود در کسبوکار مربوط میباشد. این سیستمها دارای دو ویژگی مهم میباشند اولاً سیستمهای نرم افزار ERP باعث ایجاد یک انسجام و امنیت در همه بخشهای کسبوکار میشوند. این سیستمها قابلیت ارائه خدمت به شرکتها در هر اندازه و حجم فعالیت و هر گونه گستردگی جغرافیایی را دارا هستند
در مورد سیستمهای نرم افزار ERP تعاریف متعددی ارائهشده است که در ادامه به چند مورد از این تعاریف اشاره شده است:
بسياري از متخصصان IT بر این عقیدهاند: كه تنها بخشي از اطلاعات سازمان در فرايندهاي تصمیمگیری مورد استفاده قرار میگیرد, و بسياري از آنها به علت فقدان متخصصان فن همچنان بیاستفاده میماند ;مانند گازهاي ذیقیمتی كه به علت فقدان امكانات با بیتوجهی تصميم گيران سالها بر سر چاههای نفت سوزانده میشدند. از اینرو هر ابزار IT كه بتواند به سازمان در جهت ممانعت از به هدر رفتن ارزشمندترين منبع آن كمك نمايد, و درعینحال سازمان را جهت ممانعت از به هدر رفتن ارزشمندترين منبع آن كمك نمايد, و درعینحال سازمان را در جهت حركت از حالت وظيفه گرايي سنتي به سمت فرايند گرايي ياري كند میتواند در بهبود روشها و افزايش بهرهوری منابع سازمان موثر واقع شود فناوري اطلاعات و مهندسي مجدد فرایندهای عملياتي دو ابزار حياتي در جهت توسعه كيفي و كمي سازمانها براي گردآوری و بهرهوری اصولي از منابع اطلاعاتي حياتي است. راهحلهای نرم افزار ERP در حال حاضر مناسبترین بستر و ابزار در هر دو جهت فناوري اطلاعات و مهندسي مجدد فرايندها است (کازرونی- شکوری مقدم، 1381).
شش علت عمده سازمانها را بر آن میدارد تا در پی راه حل نرم افزار ERP باشند:
هدف اصلی و اولیه نرم افزار ERP گردآوری دپارتمانها و حوزههای مختلف یک سازمان در داخل یک سیستم واحد یکپارچه به گونهای است که این سیستم بتواند جوابگوی تمامی نیازهای بخشهای متفاوت یک سازمان باشد. ساختن یک نرم افزار واحد که بتواند تمامی نیازهای کاربران بخش مالی را همانند نیازهای بخش منابع انسانی و یا انبار و تجهیزات پاسخ دهد کار چندان سادهای نیست. معمولاً هر بخشی از سازمان دارای نرم افزارها و برنامههای واحدی است که متناسب با نیازهای آنان ساخته شده است و آن گونه که بخش نیاز دارد کار میکند ولی نرم افزار ERP سعی در ترکیب آنها و ایجاد یک نرم افزار یکپارچه که از یک بانک نرم افزاری واحد استفاده میکند دارد. در این حالت تمامی بخشها و واحدهای یک سازمان قادر به استفاده مشترک از اطلاعات بوده و ارتباط هر واحد با دیگری نیز به سهولت برقرار خواهد بود. برای مثال دریافت یک سفارش از مشتری را در نظر بگیرید, معمولاً این سفارش روی برگهای ثبت شده است و گردش خود را از بخشی به بخش دیگر در قسمتهای مختلف سازمان آغاز مینماید. هر بخش متناسب با سیستم خود کدگذاریهایی را انجام میدهد و پس از انجام مراحلی آن را به بخش دیگر ارجاع میدهد. در این سفر طولانی اجرای این عملیات باعث تا خیرات و گم شدن سوابق و حتی برخی مواقع اشتباهات نیز میگردد. ضمن اینکه کسی به طور صحیح از وضعیت سفارش و مراحلی که طی کرده است به سهولت آگاه نیست زیرا که سیستم واحدی برای انجام امور بین بخشها وجود ندارد. لذا مثلاً بخش مالی امکان دستیابی به سیستم انبار وجود نداشته و اطلاع از وضعیت حمل سفارش از این طریق میسر نیست.)2000-Shtub, Avraham)
درحالیکه نرم افزار ERP, سیستمهای منفرد بخشهای مالی,انبار, منابع انسانی و تولید را کنار زده و آنها را با یک نرم افزار یکپارچه متحد که به طور کامل وظایف و نیازهای تمامی بخشها را کاملتر از سیستم قبلی برآورده میسازد جایگزین مینماید. بسیاری از فروشندگان سیستمهای نرم افزار ERP به حد کافی انعطافپذیرند تا بتوان ماجولهایی از نرم افزار را بدون حتی خرید کامل بسته نرم افزاری, از آنها خریداری و نصب کرد. برای مثال یک شرکت تولیدی قادر است اجزای مالی و منابع انسانی را مورد استفاده قرار دهد. در یک جمعبندی میتوان گفت سیستمهای نرم افزار ERP تنها حاصل اجتماع فرآیندها و وظایف مختلف سازمانی در قالب یک بسته نرم افزاری نمیباشد بلکه حداقل باید دارای چند مشخصه کلیدی باشد تا بتواند به عنوان یک راه حل صحیح مطرح گردد. این ویژگیها عبارتاند از:
اتوماسيون مجزا و جزیرهای فرايندهای کاری نه تنها منجر به يکنواختی، پيوستگی و سازگاری جريان اطلاعات در يک زنجيره ارزش افزا نخواهد شد بلکه توانايی رشد سازمان را هم از بين خواهد برد.
از آنجايی که محيط کسبوکار عصر اطلاعات فعلی رقابت شديدی را در اخذ اطلاعات و دانش ايجاد نموده است، سيستم سازمانها مجبورند تا آنجا که امکان دارد با يکديگر کار و همکاری کنند به جای اينکه به صورت مجزا از هم باشند. ايجاد يک چنين مکانيزمی امکانپذیر نيست، مگر با یاریگرفتن از يک " سامانه يکپارچه " که تمامی واحدهای سازمان از مالی تا اداری گرفته تا خط توليد و انبارها، که عمليات آنها را در کنترل خود داشته باشد.
يک سيستم نرم افزار ERP دارای يک بانک اطلاعاتی واحد و کامل يکپارچه میباشد و دوگانگی اطلاعات در آن وجود ندارد. یکپارچگی از يک منظر به معنای استفاده اشتراکی دو يا چند کاربر از اطلاعات يکسان با منبع ذخيره يکسان است، يکپارچگی در مقابل واسطه سازی قرار میگیرد. ( که در بسياری موارد به جای يکديگر بکار میروند).(بنی جمالزاده,1383)
در يک بانک اطلاعاتي مرکزي، اطلاعات از نواحي عملياتي مختلف به بانک اطلاعاتي مرکزي مي¬آيند، درحالیکه در يک سيستم نرم افزار ERP، هر کدام از بخش¬های عمليات با يکديگر و همچنين با بانک اطلاعاتي مرتبط هستند. به اين معنا که نرم افزار ERP همه¬ ارتباطات بين نواحي عملياتي مختلف مانند ساخت، مالي، حسابداري، بازاريابي و... را برقرار مي¬کند.
نرم افزار ERP باید در انجام دو عمل بسیار مهم توانايي داشته باشد؛ نخست به اشتراک گذاشتن اطلاعات (همان کاري که بانک اطلاعاتي مرکزي انجام مي¬دهد) و دوم يکپارچه کردن فرآيند (ويژگي یکتای سيستم¬هاي نرم افزار ERP). زمانی که اين دو فعالیت توسط يک سيستم نرم افزار ERP به خوبی انجام شود، منابع سازمان بهينه مي¬شوند، هزينه¬ها کاهش و درآمدها افزايش مي¬يابد. Shtub avraham 2000) )
نرم افزار ERP از نگاه فنی
هر سيستم نرم افزار ERP داراي تعدادي سرويس افقي (Horizantal) و تعدادي ماژول عمودي (Vertical) میباشد.
كه اين ماژولهای عمودي عبارتاند از:
واقعيت این است كه يك مرز بسيار مشخص و دقيقي براي يك نرم افزار ERP وجود ندارد و معمولاً به سیستمهایی كه بتواند قابلیتهای زير را پشتيباني نمايد نرم افزار ERP گفته میشود:
کارتابل شماران نرم افزاری قدرتمند جهت انجام امور ادارى، دبیرخانه، چرخه مكاتبات و همچنین ابزارى کارا جهت انجام کلیه فرآیندهای عملیاتی و نظارت بر گردش کار در سازمان مىباشد، به طوريكه تمام فعالیتها همانند ورود نامه، ثبت نامه، ارجاعات، رونوشتها، تاريخچه نامه، فرمها، گردش عملیات، و ... توسط سيستم، ثبت و کنترل ميگردد. به عبارت دیگر امکانات جنبی و متنوع کارتابل شماران، کاربران و مدیران را از استفاده از سایر نرم افزارهای مرتبط بی نیاز میسازد و کلیه عملیات جاری سازمان از طریق این سیستم قابل انجام و پیگیری میباشد. امکان ارتباط کارتابل با فرم ساز و همچنین موتور گردش کار از ویژگیهای مهم و برجسته این نرم افزار میباشد. لازم به ذکر است که کارتابل مذکور خارج از بحث توسعه زیرساخت هوشمند ERP شماران، نرم افزار اتوماسیون اداری تلقی میگردد.
منظور از گردش كار (WF)، جنبه عملیاتی یك رویه كاری است، اینكه بخشهای كاری مختلف چگونه ساختاردهی میشوند، چه كسی آنها را اجرا میكند، ترتیب نسبی آنها چیست، همزمانی آنها به عهده چه کسی است، اطلاعات چطور جریان مییابند تا كارها را پشتیبانی كنند و كارها چطور پیگیری و ردیابی میشوند.
تمامی فرآیندها دارای یک روند اجرایی هستند. این فرآیند به بخشهای مختلف تقسیم شده و با زمانبندی مشخص به افراد مختلف اختصاص داده و انجام میشوند. در واقع هر وظیفه در یک سازمان از وظایف کوچکتری تشکیل شده است که به طور معمول این وظایف توسط افراد مختلف انجام میشود. هر وظیفه یک روند اجرایی خاص دارد و برای انجام شدن، یک جریان خاص را در سازمان طی میکند.
هدف اصلی از طراحی ابزار گردش کار شماران، مدیریت گردش کار در هر سازمان است که شامل مراحل زیر است:
برای دستیابی به اهداف فوق ابتدا باید گردش کار و نحوهی اجرای فرایندها در یک سازمان به دقت مورد مطالعه و سپس نمودارهای مربوط به گردش کارها رسم گردد. بر این اساس ابتدا نمودارهای جریان دادهای سازمان، با توجه به جریان اطلاعاتی موجود و فرایندهای انجام شده در سازمان طراحی شده و مورد بازبینی قرار داده میشود و سپس فرایندهای بزرگ به فرآیندهای کوچکتر و با جزییات بیشتر شکسته میشوند. در بسیاری از موارد با حذف و یا اضافه کردن بعضی موارد کاری، گردش کار در یک سازمان مورد تحول اساسی قرار گرفته و بازدهی سازمان و سرعت انجام وظایف را بهبود میبخشد.
فرمساز شماران یک ابزار طراحی فرمهای سازمانی است که از جمله امکانات این ابزار میتوان به موارد زیر اشاره نمود:
گزارش ساز ابزار قدرتمندی جهت ساخت گزارشات متنوع در سیستم میباشد که امکانات مختلفی را جهت ساخت گزارشات داینامیک و پارامتریک در اختیار کاربران و مدیران میگذارد. ابزار گزارشساز شماران کاربران و مدیران را قادر میسازد در کمترین زمان به اطلاعات لحظهای سازمان دسترسی یابند. از جمله امکانات این ابزار عبارتند از:
هر سيستم نرم افزار ERP داراي تعدادي سرويس افقي (Horizantal) و تعدادي ماژول عمودي (Vertical) میباشد.
كه اين ماژولهای عمودي عبارتاند از:
• مالي (تمامي سیستمها و امكاناتي كه مرتبط با امور مالي هستند شامل: حسابداري، بودجه و اعتبارات، دريافت و پرداخت، قيمت تمامشده، حسابداري انبار، حسابداري پروژه،اموال، ...)
• منابع انساني (تمامي سیستمها و امكاناتي كه مرتبط با مديريت كردن امور منابع انساني سازمان هستند شامل: اطلاعات كاركنان، احكام، حقوق و دستمزد، مرخصي، مأموریت، بيمه، رفاه، وام، بازنشستگي، ...)
• پشتيباني (تمامي سیستمها و امكاناتي كه در خدمت تهيه و تدارك امكانات مورد نياز سازمان هستند شامل: مديريت كالا و انبارها، خريد و تداركات،، مناقصات و مزايدات، حملونقل، ...)
• مديريت ارتباط با مشتري (تمامي سیستمها و امكاناتي كه در خدمت ارائه خدمات بيشتر و بهتر به مشتريان میباشند شامل: فروش، بازاريابي، مركز تماس، صورتحسابها، ...)