نرم افزار اتوماسیون اداری شماران سیستم بهعنوان یک ابزار قدرتمند، قابلیتها و امکانات ویژهای را در اختیار مدیران سازمان قرار میدهد که بهتوانند با بهرهگیری از آن اداره بدون کاغذ را محقق سازند. با این نرمافزار مدیران میتوانند بدون حضور فیزیکی در محل سازمان، در هر لحظه و در هر کجا به نامهها و ارجاعات خود دسترسی داشته و تمامی فرآیندهای سازمان را کنترل نمایند.
یکپارچگی با ابزارهای گردش کار شماران از قابلیتهای منحصر بهفرد این نرمافزار میباشد. با ابزار فرمساز، بهراحتی فرمهای اداری و سازمانی مورد نیاز طراحی میگردند. افزون بر این، با بهرهگیری از ابزار گردش کار (workflow)، میتوان گردش کاری فرمها را تعریف نمود. فرمها بهطور خودکار بر اساس ساختار سازمانی و یا مسیر تعریف شده از طریق کارتابل به گردش درآمده و در هر مرحله تکمیل میگردند.
نرم افزار اتوماسیون اداری | Office Automation Software
تعریف چندین چارت سازمانی مستقل و تعیین ارتباط بین آنها
تعریف ردههای سازمانی
تعریف پستهای سازمانی و انتساب یک یا چند پست به افراد
تعریف کاربران غیر سازمانی
تعریف تاریخ انقضا بر روی پستهای سازمانی و کاربر
اعمال کنترلهای امنیتی بر روی کاربر از طریق دسترسیهای شبکه داخلی (Domain Controller)
تعریف گروههای کاربری جهت سهولت در تعریف دسترسیها
دبیرخانه اتوماسیون اداری شماران با رویکردی مبتنی بر سهولت کاربری، سرعت ثبت نامهها و پاسخگویی بهموقع به طرفهای تجاری و غیر تجاری توسعه داده شده است. این سیستم با سرعت بخشیدن به امور اداری باعث افزایش ضریب اطمینان و دقت، در جهت جلوگیری از اتلاف وقت و پراكندگی اسناد و همچنین ثبت و نگهداری بهینه اطلاعات میگردد.
در دبیرخانه شماران ثبت و گردش كلیه مكاتبات سازمان بهصورت الكترونیكی و بینیاز از جابهجایی فیزیكی نامه انجام میشود. تصویر اصل نامهها و یا هر گونه سند دیگری در این سیستم به روش الكترونیكی آرشیو میشود.
در هر سازمان نتایج طرحها، فعالیتها و اقدامات، مکاتبات داخلی و بین سازمانی منجر به ایجاد روز افزون سوابق اداری به صورت اسناد میگردد. این اسناد حاوی اطلاعات و تجربیات گران بهایی است که یکی از ابزارهای مهم مدیریت در تصمیمگیریهامحسوب میگردد. لذا این اسناد میبایست بهگونهای مدیریت و طبقهبندی گرددکه اولا دسترسی سریع به آنها امکانپذیر باشد و ثانیا در نگهداری اسناد دقت شود که این امر باعث کاهش هزینه و سهولت مراجعه کاربران به اسناد میشود.
بایگانی در نرمافزار اتوماسیون اداری شماران امکان بازیابی سریع و آسان به اطلاعات پروندهها و مکاتبات را جهت انجام امور و پاسخگویی به مراجعات فراهم آورده است.
مدیران شرکتها و سازمانها جهت اطلاع از روند کاری سازمان و زمانبندی قرارهای کاری یا جلسات معمولا باید با منشی هماهنگیهای لازم را انجام دهند تا تداخلی در تاریخ یا ساعت جلسات اتفاق نیفتد. همچنین باید جلسهی تنظیم شده به اطلاع تمامی پرسنل و یا پرسنل مربوطه رسیده شود. در اتوماسیون اداری شماران، راه حل سیستمی مناسبی برای تنظیم قرارها و جلسات کاری در نظر گرفته شده است. کاربران با بررسی قرارها و یادآوریها از برنامهی روزانه و یا هفتگی خود مطلع شده و اقدامات لازم جهت زمانبندی انجام و یا حضور در جلسات را به انجام میرسانند.
در نرمافزار اتوماسیون اداری شماران امکان مدیریت مدارک و مستندات فراهم آمده است. با بهرهگیری از این امکان، طبقهبندی، ویرایش و همچنین مشاهده سابقه نسخههای ویرایش شده مدارک با حفظ امنیت، به سادگی و سهولت قابل انجام خواهد بود.
تابلو اعلانات در اتوماسیون اداری شماران با امکاناتی که در اختیار کاربر قرار میدهد، مسئولان امور اداری را قادر میسازد تا به سادهترین و سریعترین روش ممکن از طریق تابلو اعلانات در موارد مورد نیاز اطلاعرسانی نمایند.
گزارشساز ابزار قدرتمندی در نرمافزار اتوماسیون اداری شماران میباشد که امکانات مختلفی را جهت ساخت گزارشات داینامیک و پارامتریک در اختیار کاربران و مدیران میگذارد.
انواع حقوق دسترسی به بخشهای مختلف نرمافزار اتوماسیون اداری شماران در دو سطح کاربری و گروههای کاربری قابل تعریف است .همچنین تمامی عملیات ویرایش و حذف موجودیتهای سیستم، همراه با زمان، نام کاربری و شرح انجام آن به طور خودکار ثبت میگردد.
نرمافزار اتوماسیون اداری شماران میتواند بهصورت تحت وب و تحت ویندوز اجرا گردد. از ویژگیهای منحصر به فرد این نرمافزار کاربری آسان و همزمان در محیطهای تحت وب و تحت ویندوز است. طراحی لایه کاربری (UI) در هر دو محیط بسیار مشابه بوده و کاربر نیاز به آموزش دو محیط کاربری مختلف را نخواهد داشت.
مدیریت پروژه در نرمافزار اتوماسیون شماران این امکان را برای کاربران فراهم نموده است تا امور و فعالیتهای خود را در قالب پروژههای مختلف تعریف نموده و با ایجاد زمانبندی و اولویتبندی مراحل مختلف و تعیین وابستگی، اجرا و پیگیری نمایند. با این امکان فعالیتهای کاربران طبقهبندی، زمانبندی و همچنین اولویتبندی خواهند گشت، که این امر امکان برنامهریزی جهت انجام امور روزانه و آینده را بهسادگی برای کاربر فراهم خواهد نمود.
اتوماسیون اداری شماران قابلیت ارسال و دریافت گروهی پست الکترونیکی و همچنین زمانبندی (ارسال پستهای الکترونیکی هدفمند در زمانهای مشخص شده) را دارا میباشد.
مرکز پیامک اتوماسیون اداری شماران امکان ارسال اطلاعات بهصورت پیامک را دارا میباشد.
ایجاد پیام فارسی و انگلیسی و ارسال از روی سیستم جهت ارسال و دریافت اطلاعات
امکان ارسال هشدارهای مربوط به سیستم اتوماسیون اداری شماران بهصورت پیامک به کاربران مانند قرار ملاقات و جلسات، ارجاع جدید، تایید ماموریت و ...
با استفاده از امکان ارتباط تصویری در نرمافزار اتوماسیون اداری شماران، کاربران میتوانند بدون استفاده از تلفن ارتباط تصویری و یا متنی داشته باشند.
نرمافزار اتوماسیون اداری شماران قابلیت اتصال به سیستمهای اطلاعات مدیریت را دارا میباشد. از ویژگیهای منحصر بهفرد این نرمافزار امکان اتصال به نرمافزار جامع و یکپارچه پویا (در حوزههای؛ مالی، اداری، بازرگانی، تولیدی و مهندسی) و همچنین سایر سیستمهای اطلاعات مدیریت (MIS) محسوب میگردد. با بهرهمندی از این امکان، سیستمهای اطلاعات مدیریت از یک مدل مردابی و ساکن به یک مدل فرآیندی و پویا تبدیل میگردد و گزارشات متنوعی از این سیستمها در اختیار مدیران قرار میگیرد و نتیجه کار، به سیستم متصل شده انتقال مییابد.
با بهرهمندی از ابزار طراحی فرآیند شماران، فرآیندهای سازمان به سادگی به صورت گرافیکی مرحله به مرحله قابل طراحی خواهند بود و مسئولیت و وظایف افراد در سازمان بر اساس چارت و یا روالهای سازمانی به این مراحل اختصاص مییابد.