ایجاد و حفظ ارتباط با مشتریان مقدمه‌ی ایجاد وفاداری در مشتریان در راستای افزایش سود سازمان‌هاست. گسترش فعالیت‌های سازمان‌ها و مشتریان و همچنین سادگی سهولت ارتباط با آنان، لزوم استفاده از ابزارهای پیشرفته را بیش از پیش افزایش داده است.

نرم‌افزار مدیریت ارتباط با مشتری شماران امکانات ویژه‌ای برای ثبت مشخصات مشتریان به منظور حفظ تداوم ارتباط با مشتری و ثبت فعالیت‌های سازمان در جهت ارایه خدمات مناسب و به موقع ایجاد کرده است. از ویژگی‌های این نرم‌افزار بررسی و پیگیری درخواست‌های مشتریان و همچنین نظارت بر فعالیت واحدهای بازاریابی و فروش بواسطه ارایه گزارشات جامع این سیستم می‌باشد.

در بازار رقابتی امروزی توجه به مساله فروش، عرضه مستقیم کالا و توزیع درست محصولات باعث افزایش سود شرکت‌های تولیدی و پخش می‌گردد. لذا مدیران در نظر دارند با عرضه مناسب محصولات خود با در نظر گرفتن زمان تحویل، پراکندگی جغرافیایی و سود فروش، ضمن ارایه خدمات مناسب به مشتریان بیشترین بهره‌وری را متوجه سازمان خود نمایند.

ثبت دریافت سفارش از مشتریان، تحویل کالا به مشتریان، وصول مطالبات و کنترل حساب مشتریان، فروشنگان و بازاریاب‌ها در نرم‌افزار توزیع و پخش شماران به سهولت انجام می‌پذیرد. از ویژگی‌های منحصر به فرد این نرم‌افزار ارتباط کامل با سایر نرم‌افزارهای مرتبط از جمله؛ حسابداری، خزانه‌داری، انبار، فروش و ... است که مانع دوباره کاری در ورود اطلاعات و عدم مغایرت در گزارشات خواهد بود.

امکانات

• امکان تعریف مناطق مسیرها ،سمت‌های فروش و گروه عوامل فروش
• امکان تعریف کمیسیون پلکانی برای عوامل فروش
• امکان تعریف سطوح قیمتی فروش جهت استفاده در بخشنامه فروش
• معرفی نحوه پرداخت فاکتورهای فروش
• تعریف بخشنامه‌های فروش و عوامل فروش به صورت تاریخی
• معرفی قوانین اعمال تخفیفات دوره‌ای و جوایز جنسی
• معرفی وسایط نقلیه حمل کالا و تعیین ظرفیت و حجم هر یک
• فرم ثبت ویزیت روزانه مشتریان
• فرم ثبت سفارشات مشتری ارائه‌شده از سوی بازاریاب‌ها
• فرم تأیید سفارشات ثبت‌شده جهت قطعی کردن آن
• صدور گروهی فاکتور فروش و حواله خروج کالا گروهی از طریق سفارشات ثبت‌شده
• فرم سهمیه‌بندی عوامل فروش به میزان هر کالا در هر مقطع زمانی جهت کنترل و توزیع یکسان محصولات در تمامی مناطق و نواحی‌
• برنامه‌ریزی فروش جهت مشتریان جدید
•  محاسبه خودکار تخفیف و جوایز تعلق‌گرفته به هر سفارش و درج آن در انتهای هر سفارش و نیز امکان تغییر آن در زمان تأیید سفارش
•  امکان فروش توزیعی گرم و تبدیل هر عامل فروش به همراه وسیله نقلیه وی به عنوان یک فروشگاه کوچک و نگهداری و کنترل موجودی و گردش کالاهای فروش رفته نزد ایشان
• محاسبه خودکار سهم کمیسیون بازاریاب و فروشنده و سایر عوامل فروش هنگام ثبت فاکتور فروش و صدور اتوماتیک سند مربوط به آن
•  امکان صدور سند پورسانت ،عوامل فروش برای هر فاکتور
•  کنترل سقف اعتباری براساس هر مشتری
•  امکان سفارش گیری افلاین و انلاین
•  امکان رهگیری وسایل نقلیه

گزارشات

•  گزارش مشخصات مشتریان
•  گزارش مشتریان ویزیت شده
•  گزارش آخرین فاکتور خرید مشتریان
•  گزارش مشتریان یک عامل فروش از آخرین فاکتور
•  گزارش آماری ویزیت به تفکیک کالا
•  گزارش چک‌های برگشتی به تفکیک عوامل فروش
•  گزارش مرجوعی فروش به تفکیک علت برگشت
•  گزارش مانده حساب مشتریان هر عامل فروش
•  گزارش آماری ویزیت ها به تفکیک عامل فروش
•  گزارش فروش به تفکیک عامل فروش
•  گزارش فاکتورهای فروش به تفکیک عوامل فروش
•  گزارش عوامل فروش به تفکیک کالا
•  گزارش مشتریان به تفکیک عامل فروش از آخرین فاکتور
• گزارش مرجوعی‌های فروش به تفکیک کالاهای هر عامل
• گزارش کمیسیون پلکانی
• گزارش وضعیت چک‌ها مرتبط با عامل فروش
• کاردکس موجودی کالای وسیله نقلیه
• کارنامه مشتریان به تفکیک دریافت‌ها به صورت تفصیلی
• گزارش فروش بیش از سقف اعتباری
• گزارش وضعیت مشتریان به تفکیک فعال، غیرفعال و بد حساب
• گزارش تأخیر در ویزیت مشتریان
• گزارش فروش بر اساس مسیر
• گزارش فروش به مشتریان
• گزارش فروش مقایسه‌ای در ماه‌های سال
• گزارش وضعیت کلی مشتریان
• گزارش مقایسه‌ای درخواست‌های مشتری و فروش
• جدول مقایسه‌ای بازاریاب‌ها و مناطق
• گزارش بازاریاب‌ها به تفکیک مناطق
• گزارش مقایسه‌ای عملکرد بازاریاب‌ها
• گزارش چک‌ها بر اساس بازاریاب‌ها
• گزارش فروش بازاریاب‌ها بر اساس نوع دریافت
• گزارش لیست چک و وجوه نقد
• گزارش فروشنده‌ها به تفکیک مناطق
• گزارش مقایسه‌ای فروشنده‌ها

 هدف از توزیع و پخش رساندن محصول در زمان ومکان مناسب به مشتریان مورد نظر می باشد. در فرایندهای بازاریابی جدید نقش توزیع و پخش بسیار مهم تر از تبلیغات است، چه بسا در بسیاری از موارد با گستردگی تبلیغات، به علت ضعف در فرایند توزیع و پخش امکان به موقع رساندن محصول به مشتریان وجود ندارد.

در جوامع امروز وابستگی به نام های تجاری در حال توسعه و تغییر می‌باشد و مشتری الزامی به خرید محصول از شرکت A را ندارد، بلکه میتواند محصول شرکت B و یا هر شرکت دیگری را خریداری نماید و یا نهایتا محصولی را که از طریق شبکه توزیع و پخش در زمان و مکان مورد نیاز در دسترس می باشد را تهیه می‌نماید.
با این دیدگاه در سال‌های اخیر شرکت‌های تولیدی بر روی توزیع و پخش و کنترل این فرایند که نیازمند یک سیستم یکپارچه می‌باشد، تمرکز بیشتری نموده‌اند.
امروزه شرکت‌های تولیدی که حجم وسیعی از کالا با برندهای معتبر را تولید می‌نمایند، با آگاهی از اهمیت بالای توزیع و پخش به موقع ودسترسی آسان به کالا برای مشتریان، مجموعه ای از شرکت‌ها، توزیع و پخش خود را به صورت تخصصی راه‌اندازی نموده‌اند که این مجموعه ها در حال حاضر از شرکت‌های قوی و معتبر توزیع و پخش در کشور محسوب می شوند.
نکته حائز اهمیت این است که به طور معمول شرکت‌های تولیدی بزرگ که دارای شبکه‌های توزیع و پخش مستقلی هستند، معمولاً از برندهای معتبری می‌باشند که ازحضور فعال‌ی در بازار برخوردارند که از این طریق سودهای کلانی از محل فروش محصولات برای کارخانه های خود ایجاد می‌نمایند. اما شرکتهایی که با شبکه‌های توزیع و پخش دیگری فعالیت دارند، از این مزیت‌ها برخوردارنمی‌باشند و یا کم بهره‌اند که این شرایط هزینه‌های سرسام‌آوری را برای توزیع و پخش محصولات و تقویت جایگاه برند در بازار در بردارد.
یكی از مشکلاتی که بازار ایران با آن مواجه می‌باشد، رقابت شرکت‌ها برای ارائه كالا‌ و خدمات مطلوب با نازل‌ترین قیمت است. زیرا به دلیل ارتباط مستقیم قیمت با قدرت پرداخت مصرف‌كننده، یكی از شاخص‌های اساسی تصمیم‌گیری مشتری برای خرید کالا یا خدمات، قیمت آن می‌باشد.
راهکار شرکت‌های تولیدی برای حفظ مناسب نگه‌داشتن این هزینه‌ها، افزایش حجم تولیدات، توسعه بازارهای تحت پوشش و حضور در سایر بازارهای غیرفعال می‌باشد تا از این طریق بتوانند هزینه‌های ثابت خود را با حجم بیشتری از تولید سر‌شكن نمایند و همچنین از این راه بتوانند بهای تمام‌شده كالا را كاهش دهند و در نهایت حاشیه سود خود را افزایش دهند.

نكته اساسی در این راهکار کنترل هزینه‌های سربار شرکت از طریق تولید تا توزیع و پخش است. بنابراین مجموعه‌ها و مجتمع‌های بزرگ تولیدی به منظور دست‌یابی به این هدف، نیازمند سیستم یکپارچه هستند تا بتوانند کلیه فرایندهای تولید، توزیع و پخش خود را ثبت و همچنین امکان گزارش گیری نیز وجود داشته باشد.
یک سیستم تولیدی و توزیع و پخش می‌بایست 7 دسته‌ی اصلی از وظایف را به انجام برساند که عبارت‌اند از:

• تولید
• ذخیره‌سازی و انبار کالا برای توزیع
• دریافت سفارش از مشتریان
• تحویل کالا به مشتریان
• وصول مطالبات
• کنترل و دریافت اطلاعات از بازار
• محاسبات بهای تمام‌شده از تولید تا توزیع و پخش کالا

حیات شرکت‌های تولیدی وابسته به کنترل تمامی هزینهای خود می‌باشد. کنترل این هزینه‌ها منوط به دست آوردن بهای تمام‌شده تولید، فروش و توزیع و پخش است و عدم کنترل هر کدام از این بخش‌ها خطری برای شرکت به‌حساب می‌آید.

مجزا نمودن توزیع و پخش و یا اصطلاحاً جزیره‌ای دانستن فرایند توزیع و پخش باعث عدم تمرکز برروی هزینه‌های مالی این بخش در بهای تمام‌شده وکالاهای فروش رفته است. این شرایط تصمیم‌گیری یکپارچه مدیریت را نیز دچار مشکل می‌نماید. به عبارت دیگر، در بلند مدت شرکت‌های توزیع و پخش بعلت جزیره‌ای بودن و به‌دلیل ایجاد منابع مالی در سازمان عملاً به تولیدکننده خط مشی می‌دهد و در نتیجه تولیدکننده می‌بایست تابع تصمیمات پخش کننده باشد.
توجه بیش از حد به تصمیمات پخش‌کننده محصول، بدون در نظر گرفتن سایر اطلاعات سازمان و هزینه‌های ایجاد شده در سایر بخش‌های دیگر همیشه شرکت‌های تولیدی را با این خطر روبرو می‌سازد که آیا توزیع و پخش محصولات هزینه‌های ایجادشده برای تولید کالا را دربر می‌گیرند و یا برای از دست ندادن بازار و فرصتهای ایجادشده سفارش گذاری می‌نماید.
نرم‌ افزار توزیع و پخش شرکت شماران سیستم به‌دلیل یکپارچه بودن، مدیریت متمرکزی بر روی فرایندهای شرکت دارد. این نرم افزار تمامی فرآیند از تولید تا رسیدن محصول به دست مشتری را ثبت می‌‌نماید.
در واقع در هر لحظه مدیریت می‌تواند تصمیم‌گیری نماید که توزیع و پخش یک محصول را به دلیل هزینه‌های زیاد کم نماید و یا برعکس با بالا بردن توزیع و پخش محصول امکان سرشکن کردن هزینه‌های سربار روی میزان بالاتری از تولید فراهم آورند و بدین صورت بهای تمام‌شده را کاهش دهند.
در بسیاری از مطالعات صورت گرفته در پروژه‌های شرکت شماران سیستم، یکی از دلایلی شکست نرم‌ افزار توزیع و پخش عدم اطلاع واحد توزیع و پخش از ظرفیت تولید می‌باشد که در نرم‌ افزار توزیع و پخش شماران به دلیل متمرکز بودن سیستم سفارش دهی و سیستم سفارش گذاری برنامه‌ریزی تولید، مشکلاتی از قبیل عدم توجه به ظرفیت‌های تولید وجود نخواهد داشت.

این نرم‌افزار ابزار مناسبی جهت کنترل قراردادهاي فروش خدمت يا كالا برای سازمان‌های تولیدی و بازرگانی به شمار می‌آید. نرم‌افزار قراردادهای فروش شماران با ثبت و نگهداری اطلاعات و شرایط قراردادهای منعقده، سفارشات دریافتی و زمان‌های تحویل محصولات، امكان پايش وضعيت قراردادهاي فروش را در يك ساختار یکپارچه فراهم می‌سازد. این نرم‌افزار گزارشات تعدادی و ریالی اقلام ارسالی را به‌تفکیک در قراردادهای فروش مشتریان فعال و غیر فعال نمایش می‌دهد.

نرم‌افزار فروش شماران به‌منظور ثبت اطلاعات درآمدی سازمان‌ها شامل فروش کالا و کسب درآمد از طریق ارایه خدمات تهیه شده است. فرآیند فروش از مرحله دریافت و تایید سفارش مشتریان، صدور پیش فاکتور، دستور تحویل کالا، حواله خروج کالا و صدور فاکتور فروش را در بر می‌گیرد. از این نرم‌افزار علاوه بر فرآیند فوق می‌توان از فرآیندهای کوتاه‌تر دیگر نیز استفاده کرد. ارایه گزارشات و آمارهای متنوع فروش و اظهارنامه مالیات بر ارزش افزوده و سود و زیان فروش هر کالا از ویژگی‌های نرم‌افزار است.

فرآيند ارزيابي تامين‌كنندگان در اغلب شركت‌ها با مشكلات و مسایل پيچيده و محدوديت‌هاي زماني مواجه مي‌باشد، تا جایيكه در اكثر موارد، سازمان‌ها از ارزيابي‌هاي سالانه تامين‌كنندگان چشم‌پوشي نموده و تنها در زمان‌هاي خاص اقدام به شناسايي و يا ارزيابي آنها مي‌نمايند. به‌همین منظور نرم‌افزار شماران، ارزیابی تامین‌کنندگان را در اختيار شركت‌ها قرار داده تا بر حسب معیارها و پارامترهای کارشناسی شده اطلاعات تصمیم‌سازی در خصوص پيمانكاران و تامين كنندگان ارایه نماید.

نرم‌افزار انبار و کالا به‌منظور مكانيزه كردن كليه فعاليت‌هاي مربوط به گردش موجودی‌های مواد، نیم‌ساخته‌ها، کالاهای ساخته شده و كالاهاي مصرفي، طراحي و پياده‌سازي شده است. در اين نرم‌افزار فرآیند درخواست کالا تا تحویل آن و فرآیند درخواست خرید تا کنترل و ورود کالا به انبار لحاظ گردیده است. این نرم‌افزار امکان شناسایی و نمایش موجودی کالاها را از طریق شماره سفارش و ردیابی به‌تفکیک ارایه می‌دهد.

نرم‌افزار قراردادهاي خريد، برای کنترل و راهبری صحيح قراردادهاي منعقده ارایه شده است. مقایسه اقلام سفارشات اعلام شده به تامین‌کنندگان و زمان‌های تحویل آنها سبب افزایش کنترل سازمان بوده و سبب استفاده بهینه از منابع سازمان می‌گردد. نرم‌افزار قراردادهای خرید از ورود کالاهای بدون کیفیت و بیش از سفارشات اعلامی جلوگیری به‌عمل می‌آورد.

مبادرت به امر خرید و تامین نیازهای داخلی سازمان با ساز و کار سیستمی، مستلزم داشتن نظامی یکپارچه و قابل کنترل می‌باشد. بر همین اساس نرم‌افزار خريد شماران در حوزه خريدهاي انجام شده يا برنامه خرید، امكان مناسبي جهت این کنترل‌ها فراهم آورده است. مقایسه کالاهای خریداری شده از منابع مختلف، عامل مهمی در کنترل منابع مالی سازمان در هنگام خرید است.