اتوماسیون اداری

موضوعی که در حال حاضر در زمینه فناوری اطلاعات از اهمیت زیادی برخوردار است اتوماسیون اداری نیز می باشد. اتوماسیون اداری ابزاری مناسب برای رسیدن به راهکارها و روش های مفید برای صرفه جویی در زمان و استفاده مفید از امکانات سازمان می باشد.یکی از ویژگی های اتوماسیون اداری مدیریت مناسب بر گردش کارها می باشد.

درباره اتوماسیون اداری

امروزه (اتوماسیون اداری)ارتباطات و مکاتبات اداری در سازمان‌ها و موسسات اقتصادی به کلی متحول شده است، به گونه‌ای که دیگر فرآیندهای کند و زمان‌بر اداری پذیرفتنی نیست(اتوماسیون اداری). بر این اساس، ضرورت دارد تا ابزاری فراهم شود که با بهره‌جویی از آن بتوان با سرعت و دقت به انجام فرآیندهای اداری و پاسخ‌گویی به موقع به آن‌ها پرداخت(اتوماسیون اداری).

در شرایط دائماً در حال تغییر ما باید تغییر نمائیم ، و گرنه بهای سنگینی  بابت عدم  تغییر پرداخت خواهیم کرد. (اتوماسیون اداری)( دکترنوردال، رئیس اتحادیه جهانی علم و بهره وری: پیام مدیریت). امروزه ارتباطات ومکاتبات اداری در سازمان ها و موسسات اقتصادی،(اتوماسیون اداری)به دلیل گسترش و توسعه روز افزون تغییرات فناوری در جهان و نیز افزایش سریع تغییرات محیطی و لزوم پاسخگویی سریع و مناسب سازمان به این تحولات کاملاً متحول شده است(اتوماسیون اداری). بدین منظور استفاده از سیستم اتوماسیون اداری به عنوان روشی نوین ، از سویی به جریان کار سرعت می بخشد و از سویی دیگر، با جمع آوری اطلاعات مجموعه فعالیت های سازمان و طبقه بندی آنها ، بستر مناسبی را برای سرعت بخشیدن به امور روزمره  فراهم می سازد.(اتوماسیون اداری)

اتوماسیون اداری

اتوماسيون اداري عبارت است از: متصل کردن اطلاعات کامپيوترهاي موجود در يک سازمان به کمک شبکه و يا استفاده از يک برنامه نرم‌افزاري مشترک، تا انتقال اطلاعات، آمارها، (اتوماسيون اداري) نامه‌ها و مکاتبات و نيز دستورالعمل‌ها به‌صورت کاملاً يکپارچه و آسان انجام پذيرد و بدين ترتيب فرمولي جديد جهت طبقه‌بندي، (اتوماسيون اداري) تبادل، تنظيم و تصحيح اطلاعات درون‌سازماني و تسريع بخشيدن به امر اجراء (اتوماسيون اداري) بدون نياز به روش‌هاي دست‌وپاگير و مرسوم اداري و با صرفه‌جوئي در زمان و مواداوليه مصرفي ايجاد شود.(اتوماسيون اداري)

تأثیر سیستم های اتوماسیون اداری بر ارتباطات سازمانی

ارتباطات سازمانی، همواره از مباحث عمده و مورد توجه در سازمان‌ها می باشد. با ظهور فناوری‌های اطلاعات و ارتباطات، تغییرات شگرفی در این حوزه در سازمان‌ها به وجود آمد. این مقاله مبتنی بر یک تحقیق میدانی در زمینه بررسی تأثیر سیستم‌های اتوماسیون اداری بر برخی حوزه‌های ارتباطات سازمانی است. برای بررسی این تأثیرات، پرسشنامه‌ای حاوی معیارهای مختلف ارتباطی تهیه شد و پاسخ دهندگان، تأثیر اتوماسیون اداری را بر هر یک از معیارها ارزیابی نمودند. در مجموع از نتایج به دست آمده مشخص شد که اتوماسیون اداری ارتباطات رسمی و مراودات دفتری را بسیار تسهیل نموده است، ولی در مورد ارتباطات غیر رسمی و شخصی افراد تأثیر چندانی نداشته است. همچنین این سیستم در زمینه پیش‌گیری از برخی برخوردها و ارتباطات منفی و غیرضروری در سازمان، نقش مثبتی ایفا می‌کند.

نقش اتوماسیون اداری در کاهش فساد اداری

سیستم های اتوماسیون اداری

امروزه سیستم های اداری، سیستم های جهانی هستند که وظیفه اصلی آنها ایجاد ارتباط و بهبود ارتباطات است. ارتباطات از لحاظ اطلاعات تجاری از اهمیت بسزایی برخوردار است و رمز بقای سازمانها و تداوم فعالیتهای آنها مجهز شدن این سازمانها به ابزارهای رقابتی عصر اطلاعات ارتباطات؛ یعنی سیستم های اطلاعاتی و فناوری اطلاعات است. 

از ابتدای شکل گیری کسب و کارهای امروزی مکاتبات اداری، بایگانی مستندات و دسترسی سریع به آنها یکی ازوقت گیر ترین فعالیت های سازمان های دولتی و شرکتهای خصوصی بوده است.فعالیت هایی که باتوجه به زمان طی شده در انجام دادن آنها به میزان مناسب بازدهی نداشته وزمان زیادی از منابع سازمان را می گیرد.مکاتبات اداری در سازمانها به دو شیوه سنتی و مدرن تقسیم بندی می شود.

در شیوه سنتی صرف انرژی بسیار زیادو تولید حجم انبوهی از کاغذ و بایگانی آنها از معضلات  سازمان ها است.فضای بسیار زیاد با طبقه بندی های وسیع در خصوص بایگانی و دسترسی دوباره به اسناد ،به کارگیری پرسنل در این بخش ،هزینه بسیار زیادی برای سازمان دارد.علاوه بر این موارد اطلاع از روند طی شده در مکاتبات و مراحل مختلف اعلام نظرها و دستورات مرتبط با سند مربوطه ،ذینفعان داخلی و خارجی سازمان را دچار مشکلات متعددی می کند و این موضوع باعث عدم رضایتمندی شغلی برای کارمندان و اعتراض ارباب رجوع است.

با به کار گیری فن آوری های نوین انفورماتیک در سازمانها و ارگانهای دولتی و غیر دولتی ، سعی بر حل این موارد و تسریع بخشیدن به امور اداری و مکاتبات درون و برون سازمانی در دستور کار قرار گرفت که بر این اساس سیستم نرم افزار اتوماسیون اداری برای نظم دهی و تسریع و ثبت و نگهداری این موارد ارائه گردید.

نگهداری سوابق مکاتبات اداریجهت سهولت دسترسی و ارایه پاسخ‌های به‌موقع به طرف‌های تجاری و غیر تجاری همواره یکی از پیچیده‌ترین امور هر سازمان بوده و علیرغم پیشرفت ارتباطات،هنوز مشکل به شکل گسترده‌ای در سازمان‌های خصوصی و دولتی وجود دارد.

طبق تحقیقات انجام شده و پژوهش  های مختلف، استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری توانسته است یش از 50 درصد ذخیره زمانی و ریالی را در خصوص فرایندها و مکاتبات سازمانی را به وجود آورد.

نرم‌افزار اتوماسیون اداری به‌عنوان یک ابزار قدرتمند، قابلیت‌ها و امکانات ویژه‌ای را در اختیار مدیران سازمان قرار می‌دهد که بتوانند با بهره‌گیری از آن اداره بدون کاغذ را محقق سازند. با این نرم‌افزار مدیران می‌توانند بدون حضور فیزیکی در محل سازمان، در هر لحظه و در هر کجابه نامه‌ها و ارجاعات خود دسترسی داشته و تمامی فرآیندهای سازمان را کنترل نمایند.

نرم افزارشاتو پلاس شماران سیستم :

شرکت شماران سیستم بر اساس تحقیق و نیازسنجی بازار انفورماتیک کشور، نرم‌افزار اتوماسیون اداری جدید خود را بانام تجاری شاتو پلاس در بستر زبان متن‌باز .NetCore. مایکروسافت و پلت فرم تحت Angular ارائه کرده و سعی بر ارائه بستری مناسب در خصوص ثبت،گردش و بایگانی مکاتبات الکترونیک را در سطح کشور دارد.

این نرم افزارها دارای امکانات استاندارد و مشخص در سطح بین المللی میباشند که در ادامه به بررسی برخی از اجزای اصلی نرم افزار اتوماسیون اداری می پردازیم.

دبیرخانه:

دبیرخانه اتوماسیون اداری با رویکردی مبتنی بر سهولت کاربری، سرعت ثبت نامه‌ها و پاسخ‌گوییبه‌موقع به طرف‌های تجاری و غیر تجاری توسعه داده شده است. این سیستم با سرعت بخشیدن به امور اداری باعث افزایش ضریب اطمینان و دقت، در جهت جلوگیری از اتلاف وقت و پراكندگی اسناد و همچنین ثبت و نگهداری بهینه اطلاعات می‌گردد.

در دبیرخانه ،ثبت و گردش كلیه مكاتبات سازمان به‌صورت الكترونیكی و بی‌نیاز از جا‌به‌جایی فیزیكی نامه انجام می گردد. تصویر اصل نامه‌ها و یا هر گونه سند دیگری در این سیستم به روش الكترونیكی آرشیو می‌شود.

امکانات دبیرخانه درنرم افزار اتوماسیون اداری:

• امکان تعریفدبیرخانه‌های متعدد به‌صورت متمرکزو نیمه متمرکز
• تعریف دفاتر اندیکاتور برای هر دبیرخانه
• ایجاد دبیرخانه برای سازمان‌های زیرمجموعهدر یک پایگاه داده با امکان ارتباط همزمان
• تعریف الگوی شماره نامه بر اساس فرمول‌هایفابل تعریف در هر دبیرخانه
• امکان شماره‌گذاري مجزا براي نامه‌هاي وارده، صادره و داخلي
• اختصاص شماره نامه به همراه تاریخ ثبت به‌صورت خودکار
• تعریف نامه وارده و صادره با اعمال سطوح دسترسی کاربران
• تعريف شيوه ارسال نامه: دستي، پيك، ارباب رجوع، پستي و...
• تعريف انواع روابط بین نامه‌ها: عطف، پیرو و ...
• امکان تعریف مسئول دبیرخانه جهت کنترل نامه‌های یک یا چند دبیرخانه
• تعريف موضوع ارجاع، شرح‌ها و پاراف‌های پرتکرار، کلید واژگان و ...
• امكان تعيين محدوديت زماني براي پيگيري نامه
• امکان تعریف اشخاص (حقیقی و حقوقی ) طرف مکاتبه (نام شخص، نام سازمان، سمت سازمانی، آدرس‌های پستی، شماره‌های تلفن و فکس،پست الکترونیکو ...)
• ثبت اطلاعات کامل انواع نامه‌هاي اداري صادره، وارده، داخلي
• جستجوی سریع و پیشرفته در نامه‌های ثبت شده

کارتابل:

كارتابل محیطی است كه کاربران سازمان اعم از مديران، کارشناسان و ... براي مشاهده، رسيدگي و پيگيري امور جاري خود به آن مراجعه مي‌نمایند. کارتابل به‌صورت الكترونيكی در اختيار تمامی کاربرانداخل سازمان و ذینفعان سازمان قرار مي‌گيرد تا با مراجعه به آن، امور جاري خود را به ساده‌ترين شكل ممكن به انجام رسانند. گردش مکاتبات و ارجاعات در کارتابل بر اساس چارت سازمانی و روال‌های سازمانی صورت می‌گیرد. علاوه بر این، در کارتابل ، بخشی نیز جهت مشاهده اطلاعات پرسنلی نظیر ساعات کارکرد ماهانه، ایمیل‌های دریافتی و ارسالی و... در نظر گرفته شده است.

برخی از امکانات کارتابل:

• امکان دسترسی کاربران به تمامی وظایف محولهاز طریق کارتابل
• امکان گروهبندی کارتابل
• امکان پوشه‌بندی‌های جدید در کارتابل برای طبقه‌بندی نامه‌ها بر اساس فرستنده، (مرخصی، درخواست کالا و ...)
• امکان تفویض اختیار توسط هر کاربر
• مشاهده نامه‌ها و ارجاعات به همراه فایل‌های پیوست
• نمایش تعداد نامه‌ها و ارجاعات خوانده نشده
• ایجاد پیوست‌های متعدد برای هر ارجاع
• امکان نظارت بر کارتابل پست‌های زیر مجموعه در درختواره چارت سازمان
• امکان ارجاع نمودن هر یک ازTask ها به اشخاص دیگر با رعایت سلسله مراتب سازمانی
• ارسال ارجاعاتو نامه‌های در گردش، به بايگاني يا دبيرخانه جهت ثبت بايگاني و انديکاتور
• امکان برگشت مجدد ارجاعاتو نامه‌ها از بایگانی به کارتابل
• تنظیم امکانات نمایش کارتابل شامل ترتیب و گروه‌بندی توسط هر کاربر
• بایگانی کارتابل
• پيام هشدار براي نامه‌هاي جديد و رويت نشده
• امکان مرتب سازی کارتابل
• جستجوی پیشرفته.
• گزارش تاریخچه ارجاع
• امکان Exportکارتابل به Excel
• امکان ارسال نامه به کاربران خارجی

بایگانی

در هر سازمان نتایج طرح‌ها، فعالیت‌ها و اقدامات، مکاتبات داخلی و بین سازمانی منجر به ایجاد روز افزون سوابق اداری به صورت اسناد می‌گردد. این اسناد حاوی اطلاعات و تجربیات گران بهایی است که یکی از ابزارهای مهم مدیریت در تصمیم‌گیری‌های اداری محسوب می‌گردد. لذا این اسناد می‌بایست به‌گونه‌ای مدیریت و طبقه‌بندی گرددکه اولا دسترسی سریع به آنها امکان‌پذیر باشد و ثانیا در نگهداری اسناد دقت شود که این امر باعث کاهش هزینه و سهولت مراجعه کاربران به اسناد می‌شود.

بایگانی در نرم‌افزار اتوماسیون اداری ،امکان بازیابی سریع و آسان به اطلاعات پرونده‌ها و مکاتبات را جهت انجام امور و پاسخگویی به مراجعات فراهم آورده است.

امکانات بایگانی در نرم افزار اتوماسیون اداری :

• قابلیت مشاهده و استفاده از هر مدرک ثبت شده توسط چندین کاربر به‌طور همزمان
• جستجوی سریع و پیشرفته در اسناد، مدارک و نامه‌های ثبت شده
• امکان بایگانی مکاتبات پس از سیر اداری آنها با توجه به سطح دسترسی
• امكان گزارش‌گيري تركيبي، متنوع و سريع، با مشخصات در خواستي
• امکان خروج از بایگانی و ارسال مجدد به آن

قرارها و یادآوریها:

مدیران شرکت‌ها و سازمان‌ها جهت اطلاع از روند کاری سازمان و زمان‌بندی قرارهای کاری یا جلسات معمولا باید با منشی هماهنگی‌های لازم را انجام دهند تا تداخلی در تاریخ یا ساعت جلسات اتفاق نیفتد. همچنین باید جلسه‌ی تنظیم شده به اطلاع تمامی پرسنل و یا پرسنل مربوطه رسیده شود.پیش از این، اینگونه جلسات باید با هماهنگی افراد، تماس تلفنی، ارسال نامهو یا مراجعات مکرر افراد سازمان با یکدیگر انجام می‌شد، که امروزه این نوع هماهنگی‌ها با توجه به حجم بالای جلسات داخلی و خارج سازمانی بسیار وقت‌گیر می‌باشد.

در اتوماسیون اداری ، راه حل سیستمی مناسبی برای تنظیم قرارها و جلسات کاری در نظر گرفته شده است.کاربران با بررسی قرارها و یادآوری‌ها از برنامه‌ی روزانه و یا هفتگی خود مطلع شده و اقدامات لازم جهت زمان‌بندی انجام و یا حضور در جلسات را به انجام می‌رسانند.امکان ثبت قرارها و یادآوری‌ها صرفا جهت تنظیم و ثبت قرار ملاقات نمی‌باشد. مدیران و کاربران می‌توانند کلیه‌ی فعالیت‌هایی که برای روز و ساعت خاصی تنظیم شده باشد را ثبت نموده و برای کاربران دیگر به اشتراک گذارند.همچنین مدیران و سرپرستان می‌توانند فعالیت کاربران خود را در این سیستم ثبت کنند تا در تاریخ ثبت شده، کاربران زمانبندی لازم جهت اجرای امور را انجام دهند.

برخی از امکانات قرارها و یادآوریها در نرم افزار اتوماسیون:

• امکان ثبت فعالیت‌های سازمان مانند قرار ملاقات و جلسات مهم جهت اطلاع رسانی کاربران
• مشاهده قرار ملاقات و جلسات به تفکیک زمان‌های مختلف (روز، هفته، ماه و سال)
• قابلیت ثبت قرار ملاقات و جلسات توسط هر کاربر برای خود و سایر کاربران
• امکان تعریف منابع قرار و مدیریت منابع قرار (در صورت استفاده همزمان از منابع سیستم هشدار می‌دهد)

استفاده از فکس

در اتوماسیون اداری  امکاناتی از قبیل ارسال و دریافت گروهی فکس وجود دارد که دسترسی کاربران را به اطلاعات مورد نظر مقدور می‌سازد.

برخی از امکانات فکس در نرم افزار اتوماسیون اداری:

• امکان تهیه و ویرایش متن نامه قابل ارسال از طریق فاکس در داخل برنامه
• قابلیت دریافت و ارسالفاکساز طریق کارتابل
• قابلیت کنترل و تعیین سطح دسترسی به فکس‌های دریافتی و ارسالی
• ارایه انواع گزارشات براساس وضعیت ارسال، شماره تلفن، تعداد فاکس‌های ارسالی، تاریخ و ...

با توجه به مطالب ارائه‌شده ،اهمیت استفاده از دستگاه‌های اتوماسیون اداری در سازمان‌هاغیرقابل‌انکار و استراتژیک است.تا آنجاکهاستفاده گسترده از نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری در سازمان‌ها و اعتماد مدیران سازمانی به این‌گونه سیستمها باعث شده است ، افزونه‌های  دیگری نیز برای استفاده بهینه این نرم‌افزارها اضافه شود به‌طور مثال امکان ،ارتباط آنلاین،مدیریت صورت‌جلسات ، تایم شیت کارکنان و مدیریت مستندات بخش دیگری از این امکانات است . 

چند نمونه از مزایای اتوماسیون اداری در بهبود مکاتبات :

1-تسریع در ثبت و نگهداری مستندات

2-جلوگیری از دوباره‌کاری و فعالیت‌های موازی

3-بایگانی و آرشیو الکترونیک

4-انجام فعالیت‌های روزمره بر اساس تقسیم وظایف به‌طور کامل

5-ردیابی مکاتبات و فرایندهای سازمان

6-گردش مکاتبات در محیط امن و بر اساس چارت سازمانی

در بررسی مفهوم اتوماسیون اداری اشاره می‌شود به روشی برای استفاده از کامپیوتر و شبکه ارتباطی برای آسان‌تر شدن کسب‌وکار که به روش جمع‌آوری، ذخیره‌سازی و بازپخش و مبادله اطلاعات جهت انجام وظایف اداری اشاره می‌نماید.

از دهه 1960 با تغییرات بوجودآمده در کسب‌وکار و جهانی‌تر شدن اقتصاد لزوم توجه به سیستمهای اطلاعاتی دوچندان گردید.

مفهوم سیستم اتوماسیون اداری OAS که با گسترش سیستمهای ارتباطی به نرم‌ افزار اتوماسیون اداری
OFFICE AUTOMATION SOFTWARE
تغییر نام داد دارای تعاریف بی‌شماری است. در اینجا به برخی از آن‌ها اشاره می‌کنیم.
اتوماسیون اداری، مشتمل بر تمام سیستم‌های الکترونیک رسمی و غیررسمی بوده که به برقراری ارتباط اطلاعات بین اشخاص در داخل و خارج موسسه و بالعکس مربوط می‌شود. کلمه اصلی که اتوماسیون اداری را از داده‌پردازی، سیستم اطلاعات مدیــــریت و سیستم پشتیبانی تصمیم متمایز می‌سازد ارتباطات است. اتوماسیون اداری به‌منظور تسهیل انواع ارتباطات به هر دو صورت شفاهی و کتبی است. (RAYMOND,1998)
سیستم‌های اطلاعات اداری (OFFICE INFORMATION SYSTEM=OIS) از امور اداری از طریق فناوری اطلاعاتی حمایت می‌کند. سیستم‌های اطلاعات مدرن ازجمله اجزا سیستم اطلاعاتی مدیریت (MIS) است که ابزارهایی را برای ارتباطات و هماهنگی مابین کارگران دانشی به‌وسیله ایجاد مدیریت اثربخش اسناد و پیام‌ها و جلسات الکترونیک فراهم می‌کند. (ZWASS, 1992)
 اتوماسیون اداری عبارت است از کاربرد وسایل الکترونیک در فعالیت‌های دفتری به‌منظور افزایش کارایی؛ کارایی افزایش‌یافته ناشی از تکامل تبادل اطلاعات، در داخل دفتر و بین دفاتر و محیط آن‌ها بوده و درنتیجه با ارائه اطلاعات بهتر برای تصمیم‌گیری می‌تواند به مدیر سود برساند. (بهشتیان،1378)

در سال‌های اولیه مفهوم اتوماسیون اداری به نشر الکترونیکی اختصاص داده می‌شود و مفهومی کاملاً ماشینی بود، مفهومی که امروزه با عنوان دبیرخانه و بایگانی اسم برده می‌شود و در سال‌های بعدی با تکامل اتوماسیون اداری این مفهوم در 4 حوزه گسترش پیدا کرد:
electronic data interchange (EDI) تبادل الکترونیکی دیتا
electronic communication ارتباطات الکترونیکی
electronic collaboration همکاری الکترونیکی
image processing پردازش تصویر

که این گسترش دستاوردهایی را در سازمان و بهبود فرایندهای سازمان ایجاد نمود:

•  در نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب امکان انجام کارهاي اداري در خارج از محل کار و در هر زمان وجود دارد. 
•  در نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب امکان کاهش ذخیره‌سازی فیزیکی اسناد وجود دارد.
•  در نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب امکان نگهداری سوابق گردش اطلاعات وجود دارد.
•  در نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب امکان ایجاد اداره بدون کاغذ وجود دارد.
•  در نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب امکان توسعه تعاملات برون‌سازمانی وجود دارد.
•  در نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب امکان کاهش هزینه‌های سازمانی و افزایش بهره‌وری سازمان وجود دارد.
•  اتوماسیون اداری تحت وب عدم دوباره‌كاری‌ها در خصوص جمع‌آوری و پردازش داده‌ها وجود دارد.
•  در نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب امکان کنترل مدارک، مستندات و اطلاعات سازمانی با مدیریت مناسب و دقیق سطوح دسترسی وجود دارد.
•  برخی بخش‌های رایج سیستم‌های اتوماسیون اداری تحت وب به شرح زیر است:
•  دبیرخانه اتوماسیون اداری تحت وب
•  کارتابل پرسنلی اتوماسیون اداری تحت وب
•  مدیریت قرارها اتوماسیون اداری تحت وب
•  مدیریت تردد نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب
•  تقویم کاری اتوماسیون اداری تحت وب
•  دفترچه تلفن اتوماسیون اداری تحت وب
•  تابلو اعلانات اتوماسیون اداری تحت وب
•  دسترسی از راه دور (سیستم تحت وب) اتوماسیون اداری تحت وب
•   دریافت و ارسال پست الکترونیک (Email Center) اتوماسیون اداری تحت وب
•  دریافت و ارسال فاکس (Fax Center) اتوماسیون اداری تحت وب
•  ارسال پیامک (SMS Center) اتوماسیون اداری تحت وب
•  مدیریت پروژه‌ها اتوماسیون اداری تحت وب
•  مدیریت مدارک و مستندات اتوماسیون اداری تحت وب
•   ارتباط تصویری اتوماسیون اداری تحت وب
•   داشبورد مدیریت اتوماسیون اداری تحت وب

اما با وجود پیاده‌سازی انواع سیستمهای مکانیزه در سازمان‌ها، اتوماسیون اداری تحت وب تنها در 30 درصد فرایندها ارزش‌افزوده ایجاد نموده و از 70 درصد زمان باقیمانده غیر از اتلاف وقت و هزینه چیزی عایدشان نمی‌شود. (تحقیقات گروه wfmc انجمن مدیریت جریان کار 2006)
درواقع حجم کاری و اهمیت گردش اطلاعات در سازمان با نرم‌ افزار اتوماسیون اداری تحت وب قابل‌کنترل می‌باشد ولی برنامه‌ریزی، سازمان‌دهی، کنترل و نظارت بر عملکرد فعالیت‌های درون‌سازمانی که بر فرایند بهبود مستمر سازمان تأثیر می‌گذارد باز بر عهده انسان قرار می‌گیرد.

 با توسعه مفهوم (( انسان فکر کند و ماشین کار کند )) نرم‌ افزار اتوماسیون اداری تحت وب با مدیریت فرایند کسب کار در هم آمیخت و سیستم جدیدی تحت عنوان اتوماسیون اداری تحت وب مبتنی بر مدیریت فرایند کسب‌وکار ایجاد نمود که از نتایج آن به موضوعات زیر می‌توان اشاره نمود.
بهبود کیفیت فرآیند
بهبود رضایت مشتری
بهبود مستمر فرایند
کاهش هزینه‌ها
بهبود چابکی کسب‌وکار
در این نرم‌افزارها به‌جای تصمیم‌گیری شخصی با استفاده از یک سیستم مکانیزه، الگوریتم‌های هوشمندی بنام WORK FLOW در اختیار سیستم مکانیزه قرار گرفت تا با تشخیص نرم‌افزار فرایند اجرایی گردد.
اما امروزه سیستم‌های نرم‌افزاری با امکان اجرا در هر دو محیط وب و ویندوز جایگاه خود را در دنیای فناوری اطلاعات و ارتباطات مستحکم‌‌تر نموده و قابلیت‌های بیشتری را در اختیار کاربران قرار می‌دهند.
با توجه به وابستگی رو به افزون به نرم‌افزار اتوماسیون اداری این انتظار ایجاد می‌گردد که با افزایش فرهنگ کار با نرم‌ افزار اتوماسیون اداری تحت وب کلیه وظایف یک کاربر به‌صورت یک TASK در کارتابل قابل‌مشاهده و انجام باشد.
با این تفاسیر قابلیت اجرا اتوماسیون اداری در هر دو محیط ویندوز و وب دسترسی و پیگیری در هرلحظه و در هر مکان به مکاتبات سازمانی بدون حضور فیزیکی در محل سازمان با استفاده از یک مرورگر را برای کاربر ایجاد می‌نماید.

نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب
 

 اتوماسیون اداری تحت وب

• یکپارچگی با ابزارهای گردش کار شماران از جمله فرم‌ساز، گردش کار، سیستم‌ساز و نظارت بر فعالیت‌های سازمان
• قابلیت اتصال به سیستم‌های اطلاعات مدیریت (نرم‌افزارهای جامع و یکپارچه در حوزه‌های مالی، اداری، بازرگانی، تولید، مهندسی و مدیریت ارتباط با مشتری) از طریق درگاه‌های تعریف شده
• اتوماسیون اداری تحت وب : استفاده هم‌زمان از محیط کاربری تحت وب و ویندوز
• مدیریت سطوح دسترسی کاربران و حفظ امنیت و محرمانگی اطلاعات
• سادگی و کاربرپسند بودن واسط کاربری (UI)
• سرعت و سهولت در انجام امور دبیرخانه‌ای
• کارتابل برای تمامی کاربران داخل و خارج سازمان از جمله؛ تامین‌کنندگان، مشاوران، پیمانکاران و ...
• مدیریت انواع موجودیت‌های اطلاعاتی شامل؛ نامه، فرم‌های اداری و سازمانی، یادداشت‌های اداری، ارجاعات و ... در کارتابل
• گزارش کارکرد و کنترل حضور و غیاب پرسنل از طریق کارتابل
• زمانبندی، کنترل و پیگیری اقدامات و پروژه‌ها در تمامی مراحل
• امکان ارسال و دریافت گروهی فاکس و ایمیل‌ از طریق کارتابل
• امکان ارسال پیام کوتاه (SMS)‌ از طریق کارتابل
• تعاملات و ارتباطات خارج سازمانی از طریق ویدئو کنفرانس
• گزارشات متنوع و یکپارچه از تمامی فعالیت‌های سازمان