موضوعی که در حال حاضر در زمینه فناوری اطلاعات از اهمیت زیادی برخوردار است اتوماسیون اداری نیز می باشد. اتوماسیون اداری ابزاری مناسب برای رسیدن به راهکارها و روش های مفید برای صرفه جویی در زمان و استفاده مفید از امکانات سازمان می باشد.یکی از ویژگی های اتوماسیون اداری مدیریت مناسب بر گردش کارها می باشد.
امروزه (اتوماسیون اداری)ارتباطات و مکاتبات اداری در سازمانها و موسسات اقتصادی به کلی متحول شده است، به گونهای که دیگر فرآیندهای کند و زمانبر اداری پذیرفتنی نیست(اتوماسیون اداری). بر این اساس، ضرورت دارد تا ابزاری فراهم شود که با بهرهجویی از آن بتوان با سرعت و دقت به انجام فرآیندهای اداری و پاسخگویی به موقع به آنها پرداخت(اتوماسیون اداری).
اتوماسيون اداري عبارت است از: متصل کردن اطلاعات کامپيوترهاي موجود در يک سازمان به کمک شبکه و يا استفاده از يک برنامه نرمافزاري مشترک، تا انتقال اطلاعات، آمارها، (اتوماسيون اداري) نامهها و مکاتبات و نيز دستورالعملها بهصورت کاملاً يکپارچه و آسان انجام پذيرد و بدين ترتيب فرمولي جديد جهت طبقهبندي، (اتوماسيون اداري) تبادل، تنظيم و تصحيح اطلاعات درونسازماني و تسريع بخشيدن به امر اجراء (اتوماسيون اداري) بدون نياز به روشهاي دستوپاگير و مرسوم اداري و با صرفهجوئي در زمان و مواداوليه مصرفي ايجاد شود.(اتوماسيون اداري)
ارتباطات سازمانی، همواره از مباحث عمده و مورد توجه در سازمانها می باشد. با ظهور فناوریهای اطلاعات و ارتباطات، تغییرات شگرفی در این حوزه در سازمانها به وجود آمد. این مقاله مبتنی بر یک تحقیق میدانی در زمینه بررسی تأثیر سیستمهای اتوماسیون اداری بر برخی حوزههای ارتباطات سازمانی است. برای بررسی این تأثیرات، پرسشنامهای حاوی معیارهای مختلف ارتباطی تهیه شد و پاسخ دهندگان، تأثیر اتوماسیون اداری را بر هر یک از معیارها ارزیابی نمودند. در مجموع از نتایج به دست آمده مشخص شد که اتوماسیون اداری ارتباطات رسمی و مراودات دفتری را بسیار تسهیل نموده است، ولی در مورد ارتباطات غیر رسمی و شخصی افراد تأثیر چندانی نداشته است. همچنین این سیستم در زمینه پیشگیری از برخی برخوردها و ارتباطات منفی و غیرضروری در سازمان، نقش مثبتی ایفا میکند.
امروزه سیستم های اداری، سیستم های جهانی هستند که وظیفه اصلی آنها ایجاد ارتباط و بهبود ارتباطات است. ارتباطات از لحاظ اطلاعات تجاری از اهمیت بسزایی برخوردار است و رمز بقای سازمانها و تداوم فعالیتهای آنها مجهز شدن این سازمانها به ابزارهای رقابتی عصر اطلاعات ارتباطات؛ یعنی سیستم های اطلاعاتی و فناوری اطلاعات است.
از ابتدای شکل گیری کسب و کارهای امروزی مکاتبات اداری، بایگانی مستندات و دسترسی سریع به آنها یکی ازوقت گیر ترین فعالیت های سازمان های دولتی و شرکتهای خصوصی بوده است.فعالیت هایی که باتوجه به زمان طی شده در انجام دادن آنها به میزان مناسب بازدهی نداشته وزمان زیادی از منابع سازمان را می گیرد.مکاتبات اداری در سازمانها به دو شیوه سنتی و مدرن تقسیم بندی می شود.