دوشنبه, 12 مرداد 1394 ساعت 00:00

نرم‌افزار اتوماسیون اداری تحت وب

نرم‌افزار اتوماسیون اداری تحت وب

 

اینترنت برای ارتباط و اطلاعات بسیار کاربرد دارد و تمام انسان ها در سراسر جهان را به یکدیگر نزدیک می کند.

سیستم های اتوماسیون اداری تحت وب می توان گفت که از مراحلی تشکیل شده است در واقع نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب دارای نسل های متفاوتی می باشد که در زیر آنها را توضیح خواهم داد.

نرم افزار دبیرخانه که نسل اول نرم افزارهای اتوماسیون اداری تحت وب می باشند.در این نسل استفاده از نرم افزار به صورت تک کاربره بود در این نسل عملیات ثبت و پیگیری تنها قابل انجام بود و می توان گفت مختص دبیرخانه بود.

منتشرشده در مقالات
پنج شنبه, 01 مرداد 1394 ساعت 00:00

نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب

نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب

 

سیستم اتوماسیون اداری از بخش های سیستم اطلاعات مدیریت می باشد که برای ارتباط و هماهنگی بین کارمندان با مدیریت جلسات و اسناد و پیام ها به وسیله سیستم های الکترونیک فراهم آمده است.

استفاده از وسایل الکترونیک در امور دفتری باعث افزایش کارایی می شود که این یکی از توضیحات و کاربردهای نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب می باشد.

منتشرشده در مقالات

تازه های سیستم اتوماسیون اداری تحت وب

 

مدیریت ارسال و دریافت نامه ها همواره از مشکلات مهم سازمان ها در روند مکاتبات اداری بوده است . سیستم اتوماسیون اداری با محیطی ساده و کاربر پسند بستری را آماده می کند تا سازمان ها بتوانند از سیستم های الکترونیکی برای مدیریت و ثبت و ضبط و پیگیری نامه های اداری استفاده کنند .

منتشرشده در مقالات
شنبه, 06 تیر 1394 ساعت 00:00

اتوماسیون اداری تحت وب

اتوماسیون اداری تحت وب

 

یکی ازمهمترین اختراعات بشر برای ایجاد ارتباط وتبادل سریع اطلاعات، اینترنت است. اینترنت تمامی انسانهای سراسر دنیارابا تمام گستردگی وپراکندگی جغرافیایی، روزبروزبه یکدیگر نزدیکتر میکند. سیستمهای مبتنی بروب، درشبکه های محلی وجهانی قابل استفاده هستند. امکانات و فواید سیستمهای تحت وب بگونه ایست که توصیه وتاکید مشاوران سازمانهادر جهت تهیه اینگونه سیستمها میباشد.

نسلهای مختلف سیستمهای اتوماسیون اداری که درنهایت منجر به تحت وب شدن آنها شد عبارتند از:

منتشرشده در مقالات
شنبه, 23 خرداد 1394 ساعت 00:00

اتوماسیون اداری

مقدمه‌ای بر نرم ‌افزار اتوماسیون اداری شماران سیستم

نگهداری سوابق مکاتبات اداری جهت سهولت دسترسی و ارایه پاسخ‌های به‌موقع به طرف‌های تجاری و غیر تجاری همواره یکی از پیچیده‌ترین امور هر سازمان بوده و علیرغم پیشرفت ارتباطاتی، مشکل به شکل گسترده‌ای در سازمان‌های خصوصی و دولتی دو چندان شده است.
نرم ‌افزار اتوماسیون اداری شماران سیستم به‌عنوان یک ابزار قدرتمند، قابلیت‌ها و امکانات ویژه‌ای را در اختیار مدیران سازمان قرار می‌دهد که به‌توانند با بهره‌گیری از آن اداره بدون کاغذ را محقق سازند. با این نرم‌افزار مدیران می‌توانند بدون حضور فیزیکی در محل سازمان، در هر لحظه و در هر کجا به نامه‌ها و ارجاعات خود دسترسی داشته و تمامی فرآیندهای سازمان را کنترل نمایند.
یکپارچگی با ابزارهای گردش کار شماران از قابلیت‌های منحصر به‌فرد این نرم‌افزار می‌باشد. با ابزار فرم‌ساز، به‌راحتی فرم‌های اداری و سازمانی مورد نیاز طراحی می‌گردند. افزون بر این، با بهره‌گیری از ابزار گردش کار (workflow)، می‌توان گردش کاری فرم‌ها را تعریف نمود. فرم‌ها به‌طور خودکار بر اساس ساختار سازمانی و یا مسیر تعریف شده از طریق کارتابل به گردش درآمده و در هر مرحله تکمیل می‌گردند.

2. پیامدهای پیاده‌سازی نرم ‌افزار اتوماسیون اداری شماران

 پیاده‌سازی نرم ‌افزار اتوماسیون اداری شماران، پیامدهای زیر را برای سازمان‌ها به دنبال خواهد داشت:

  • ایجاد اداره بدون کاغذ
  • دسترسی و پیگیری در هر لحظه و در هر کجا به نامه‌ها و ارجاعات بدون حضور فیزیکی در محل سازمان (دور کاری)
  • توسعه تعاملات برون سازمانی به‌واسطه تعریف کاربران خارج از سازمان نظیر تامین‌کنندگان، مشاوران، پیمانکاران و ... (… ,B2B, B2C, B2G)
  • تبادل مکاتبات اداری اتوماسیون اداری شماران با سایر اتوماسیون‌ها از طریق پروتکل ECE
  • تعریف جریان‌های کاری هر بخش از سازمان با ابزار گردش کار (Workflow)
  • کاهش هزینه‌های سازمانی با صرفه‌جویی در مصرف کاغذ و فضای بایگانی
  • صرفه‌جویی در زمان با امکاناتی از قبیل تنظیم جلسات، دعوت و ارسال دستورجلسه، یادآوری به دعوت‌شدگان، بایگانی صورت‌جلسات، تخصیص فعالیت‌های مرتبط به کاربران و ...
  • افزایش بهره‌وری سازمان به‌واسطه یکپارچگی نرم ‌افزار اتوماسیون اداری با فرآیندهای کسب و کار شماران و سایر شرکت‌ها در حوزه‌های مالی و مدیریت، اداری و منابع انسانی، مدیریت ارتباط با مشتری، زنجیره تامین، توزیع و پخش و ...
  • برنامه‌ریزی، زمان‌بندی و همچنین اولویت‌بندی فعالیت‌های کاربران با استفاده از امکان مدیریت پروژه‌ها
  • عدم دوباره‌كاری‌ها در خصوص جمع‌آوری و پردازش داده‌ها
  • کنترل مدارک، مستندات و اطلاعات سازمانی با مدیریت مناسب و دقیق سطوح دسترسی

3. مزایای نرم ‌افزار اتوماسیون اداری شماران

  • یکپارچگی با ابزارهای گردش کار شماران از جمله فرم‌ساز، گردش کار هوشمند، سیستم‌ساز و نظارت بر فعالیت‌های سازمان
  • قابلیت اتصال به سیستم‌های اطلاعات مدیریت (نرم‌افزارهای جامع و یکپارچه در حوزه‌های مالی، اداری، بازرگانی، تولید، مهندسی و مدیریت ارتباط با مشتری) از طریق درگاه‌های تعریف شده
  • ارتباط با سایر نرم‌افزارهای موجود در سازمان مانند سیستم کارت خوان
  • استفاده هم‌زمان از محیط کاربری تحت وب و ویندوز
  • مدیریت سطوح دسترسی کاربران و حفظ امنیت و محرمانگی اطلاعات
  • سادگی و کاربرپسند بودن واسط کاربری (UI)
  • سرعت و سهولت در انجام امور دبیرخانه‌ای
  • کارتابل برای تمامی کاربران داخل و خارج سازمان از جمله؛ تامین‌کنندگان، مشاوران، پیمانکاران و ...
  • مدیریت انواع موجودیت‌های اطلاعاتی شامل؛ نامه، فرم‌های اداری و سازمانی، یادداشت‌های اداری، ارجاعات و ... در کارتابل
  • مشاهده گزارش کارکرد و کنترل حضور و غیاب پرسنل از طریق کارتابل
  • زمانبندی، کنترل و پیگیری اقدامات و پروژه‌ها در تمامی مراحل
  • امکان ارسال و دریافت گروهی فاکس و ایمیل‌ از طریق کارتابل
  • قابلیت استفاده از سیستم SMS
  • تعاملات و ارتباطات خارج سازمانی از طریق ویدئو کنفرانس (متنی و تصویری)
  • قابلیت استفاده به‌صورت چند زبانه (multilingual)
  • تهیه گزارشات متنوع و یکپارچه از تمامی فعالیت‌های سازمان با ابزار گزارش‌ساز
منتشرشده در مقالات
پنج شنبه, 16 بهمن 1393 ساعت 00:00

نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب

در بررسی مفهوم اتوماسیون اداری اشاره می‌شود به روشی برای استفاده از کامپیوتر و شبکه ارتباطی برای آسان‌تر شدن کسب‌وکار که به روش جمع‌آوری، ذخیره‌سازی و بازپخش و مبادله اطلاعات جهت انجام وظایف اداری اشاره می‌نماید.

از دهه 1960 با تغییرات بوجودآمده در کسب‌وکار و جهانی‌تر شدن اقتصاد لزوم توجه به سیستمهای اطلاعاتی دوچندان گردید.

مفهوم سیستم اتوماسیون اداری OAS که با گسترش سیستمهای ارتباطی به نرم‌ افزار اتوماسیون اداری
OFFICE AUTOMATION SOFTWARE
تغییر نام داد دارای تعاریف بی‌شماری است. در اینجا به برخی از آن‌ها اشاره می‌کنیم.
اتوماسیون اداری، مشتمل بر تمام سیستم‌های الکترونیک رسمی و غیررسمی بوده که به برقراری ارتباط اطلاعات بین اشخاص در داخل و خارج موسسه و بالعکس مربوط می‌شود. کلمه اصلی که اتوماسیون اداری را از داده‌پردازی، سیستم اطلاعات مدیــــریت و سیستم پشتیبانی تصمیم متمایز می‌سازد ارتباطات است. اتوماسیون اداری به‌منظور تسهیل انواع ارتباطات به هر دو صورت شفاهی و کتبی است. (RAYMOND,1998)
سیستم‌های اطلاعات اداری (OFFICE INFORMATION SYSTEM=OIS) از امور اداری از طریق فناوری اطلاعاتی حمایت می‌کند. سیستم‌های اطلاعات مدرن ازجمله اجزا سیستم اطلاعاتی مدیریت (MIS) است که ابزارهایی را برای ارتباطات و هماهنگی مابین کارگران دانشی به‌وسیله ایجاد مدیریت اثربخش اسناد و پیام‌ها و جلسات الکترونیک فراهم می‌کند. (ZWASS, 1992)
 اتوماسیون اداری عبارت است از کاربرد وسایل الکترونیک در فعالیت‌های دفتری به‌منظور افزایش کارایی؛ کارایی افزایش‌یافته ناشی از تکامل تبادل اطلاعات، در داخل دفتر و بین دفاتر و محیط آن‌ها بوده و درنتیجه با ارائه اطلاعات بهتر برای تصمیم‌گیری می‌تواند به مدیر سود برساند. (بهشتیان،1378)

در سال‌های اولیه مفهوم اتوماسیون اداری به نشر الکترونیکی اختصاص داده می‌شود و مفهومی کاملاً ماشینی بود، مفهومی که امروزه با عنوان دبیرخانه و بایگانی اسم برده می‌شود و در سال‌های بعدی با تکامل اتوماسیون اداری این مفهوم در 4 حوزه گسترش پیدا کرد:
electronic data interchange (EDI) تبادل الکترونیکی دیتا
electronic communication ارتباطات الکترونیکی
electronic collaboration همکاری الکترونیکی
image processing پردازش تصویر

که این گسترش دستاوردهایی را در سازمان و بهبود فرایندهای سازمان ایجاد نمود:

  •  در نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب امکان انجام کارهاي اداري در خارج از محل کار و در هر زمان وجود دارد. 
  •  در نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب امکان کاهش ذخیره‌سازی فیزیکی اسناد وجود دارد.
  •  در نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب امکان نگهداری سوابق گردش اطلاعات وجود دارد.
  •  در نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب امکان ایجاد اداره بدون کاغذ وجود دارد.
  •  در نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب امکان توسعه تعاملات برون‌سازمانی وجود دارد.
  •  در نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب امکان کاهش هزینه‌های سازمانی و افزایش بهره‌وری سازمان وجود دارد.
  •  اتوماسیون اداری تحت وب عدم دوباره‌كاری‌ها در خصوص جمع‌آوری و پردازش داده‌ها وجود دارد.
  •  در نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب امکان کنترل مدارک، مستندات و اطلاعات سازمانی با مدیریت مناسب و دقیق سطوح دسترسی وجود دارد.
  •  برخی بخش‌های رایج سیستم‌های اتوماسیون اداری تحت وب به شرح زیر است:
  •  دبیرخانه اتوماسیون اداری تحت وب
  •  کارتابل پرسنلی اتوماسیون اداری تحت وب
  •  مدیریت قرارها اتوماسیون اداری تحت وب
  •  مدیریت تردد نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب
  •  تقویم کاری اتوماسیون اداری تحت وب
  •  دفترچه تلفن اتوماسیون اداری تحت وب
  •  تابلو اعلانات اتوماسیون اداری تحت وب
  •  دسترسی از راه دور (سیستم تحت وب) اتوماسیون اداری تحت وب
  •   دریافت و ارسال پست الکترونیک (Email Center) اتوماسیون اداری تحت وب
  •  دریافت و ارسال فاکس (Fax Center) اتوماسیون اداری تحت وب
  •  ارسال پیامک (SMS Center) اتوماسیون اداری تحت وب
  •  مدیریت پروژه‌ها اتوماسیون اداری تحت وب
  •  مدیریت مدارک و مستندات اتوماسیون اداری تحت وب
  •   ارتباط تصویری اتوماسیون اداری تحت وب
  •   داشبورد مدیریت اتوماسیون اداری تحت وب


اما با وجود پیاده‌سازی انواع سیستمهای مکانیزه در سازمان‌ها، اتوماسیون اداری تحت وب تنها در 30 درصد فرایندها ارزش‌افزوده ایجاد نموده و از 70 درصد زمان باقیمانده غیر از اتلاف وقت و هزینه چیزی عایدشان نمی‌شود. (تحقیقات گروه wfmc انجمن مدیریت جریان کار 2006)
درواقع حجم کاری و اهمیت گردش اطلاعات در سازمان با نرم‌ افزار اتوماسیون اداری تحت وب قابل‌کنترل می‌باشد ولی برنامه‌ریزی، سازمان‌دهی، کنترل و نظارت بر عملکرد فعالیت‌های درون‌سازمانی که بر فرایند بهبود مستمر سازمان تأثیر می‌گذارد باز بر عهده انسان قرار می‌گیرد.

 با توسعه مفهوم (( انسان فکر کند و ماشین کار کند )) نرم‌ افزار اتوماسیون اداری تحت وب با مدیریت فرایند کسب کار در هم آمیخت و سیستم جدیدی تحت عنوان اتوماسیون اداری تحت وب مبتنی بر مدیریت فرایند کسب‌وکار ایجاد نمود که از نتایج آن به موضوعات زیر می‌توان اشاره نمود.
بهبود کیفیت فرآیند
بهبود رضایت مشتری
بهبود مستمر فرایند
کاهش هزینه‌ها
بهبود چابکی کسب‌وکار
در این نرم‌افزارها به‌جای تصمیم‌گیری شخصی با استفاده از یک سیستم مکانیزه، الگوریتم‌های هوشمندی بنام WORK FLOW در اختیار سیستم مکانیزه قرار گرفت تا با تشخیص نرم‌افزار فرایند اجرایی گردد.
اما امروزه سیستم‌های نرم‌افزاری با امکان اجرا در هر دو محیط وب و ویندوز جایگاه خود را در دنیای فناوری اطلاعات و ارتباطات مستحکم‌‌تر نموده و قابلیت‌های بیشتری را در اختیار کاربران قرار می‌دهند.
با توجه به وابستگی رو به افزون به نرم‌افزار اتوماسیون اداری این انتظار ایجاد می‌گردد که با افزایش فرهنگ کار با نرم‌ افزار اتوماسیون اداری تحت وب کلیه وظایف یک کاربر به‌صورت یک TASK در کارتابل قابل‌مشاهده و انجام باشد.
با این تفاسیر قابلیت اجرا اتوماسیون اداری در هر دو محیط ویندوز و وب دسترسی و پیگیری در هرلحظه و در هر مکان به مکاتبات سازمانی بدون حضور فیزیکی در محل سازمان با استفاده از یک مرورگر را برای کاربر ایجاد می‌نماید.

نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب
 

 

منتشرشده در مقالات
چهارشنبه, 13 شهریور 1392 ساعت 00:00

حوزه اداری و منابع انسانی



حوزه اداری و منابع انسانی
نرم‌افزار جامع و یکپارچه پویا دارای 4 زیرسیستم در حوزه منابع انسانی می‌باشد. این زیرسیستم‌ها ضمن یکپارچگی با یکدیگر با
سایر زیرسیستم‌های حوزه‌های مالی و مدیریت، زنجیره تامین، مدیریت ارتباط با مشتری و تولید و مهندسی یکپارچه می‌باشد. عمده‌ترین ویژگی‌های این حوزه عبارتند از:
  • تعریف انواع استخدام، مزایا و کسور، آیین‌نامه‌های محاسباتی پرداخت و ... به‌صورت پارامتریک و تعیین شرایط پرداخت با توجه به مقررات هر سازمان
  • محاسبه تسویه حساب گروهی و محاسبات معوقه حقوق و ثبت کارکرد کارکنان به‌تفکیک هر پروژه
  • پیشنهاد احکام کارکنان به‌طور خودکار و انتقال به نرم‌افزار حقوق و دستمزد پس از تایید و یا اصلاح
  • کنترل و نمایش عملکرد نیروی انسانی درگیر با تولید بر مبنای تکمیل گزارشات روزانه تولید
  • ارزیابی و بررسی اثر‌بخشی دوره‌های آموزشی و اساتید
  • برنامه‌ریزی دوره‌های آموزشی به‌صورت فردی یا گروهی برای هر سال
منتشرشده در متفرقه
طراحی و ایجاد فرم‌های الکترونیکی جهت ثبت فعالیت‌ها، به سادگی توسط کاربران در ابزار فرم‌ساز شماران قابل پیاده‌سازی می‌باشد. فرم‌ها و اطلاعات ثبت شده در آنها قابل ویرایش و جستجو می باشند.
مدیریت، ایجاد و ویرایش انواع فرم‌ها و انواع فیلدهای داده (جعبه متنی، جعبه متنی چند خطی، برچسب، تاریخ، ساعت، کلمه عبور و ...) در این ابزار امکان پذیر می‌باشد.
از ویژگی‌های این ابزار، می‌توان به ایجاد فرم‌هایی کاربردی مطابق با نیاز و سلیقه‌ی مسئول طراحی، جهت ثبت و ذخیره سازی اطلاعات اشاره نمود.
سیستم‌ساز ابزار پیشرفته‌ای پس از فرم‌ساز می‌باشد که می‌توان علاوه بر تعریف فرم‌ها به‌صورت اطلاعاتی، ارتباط بین آنها را نیز تعریف نمود. با توجه به اتصال سیستم‌ساز به محیط گردش کار، می‌توان این سیستم را در درون سازمان به صورت فرآیندی به کار گرفت.

با بهره‌مندی از ابزار طراحی فرآیند شماران، فرآیندهای سازمان به سادگی به صورت گرافیکی مرحله به مرحله قابل طراحی خواهند بود و مسئولیت و وظایف افراد در سازمان بر اساس چارت و یا روال‌های سازمانی به این مراحل اختصاص می‌یابد.

یکی از مهم‏ترین مشکلات و چالش‏های پیش روی مدیران شرکت‏ها و سازمان‌ها، نحوه مدیریت گردش کار و پیگیری امور محوله به افراد آن مجموعه می‏باشد. روش‌های مرسوم مبتنی بر یادداشت‏های کاغذی و یا پیگیری‏های تلفنی و ... ، هیچ‏کدام نمی‌تواند پاسخگوی نیازهای یک مجموعه کارآمد و هدفمند باشد. وابستگی امور ارجاعی به اشخاص از جمله؛ حضور فیزیکی، عدم دسترسی به اطلاعات در هر لحظه، کندی انتقال اطلاعات، از دسترس خارج شدن نتایج پیگیری‏ها در غیاب فرد مسئول و عدم تعیین تاریخ سررسید، به‌عنوان ضعف سیستم‏های سنتی در شرکت‏ها و سازمان‌ها به وضوح قابل مشاهده است.