اتوماسیون اداری

موضوعی که در حال حاضر در زمینه فناوری اطلاعات از اهمیت زیادی برخوردار است اتوماسیون اداری نیز می باشد. اتوماسیون اداری ابزاری مناسب برای رسیدن به راهکارها و روش های مفید برای صرفه جویی در زمان و استفاده مفید از امکانات سازمان می باشد.یکی از ویژگی های اتوماسیون اداری مدیریت مناسب بر گردش کارها می باشد.

درباره اتوماسیون اداری

امروزه (اتوماسیون اداری)ارتباطات و مکاتبات اداری در سازمان‌ها و موسسات اقتصادی به کلی متحول شده است، به گونه‌ای که دیگر فرآیندهای کند و زمان‌بر اداری پذیرفتنی نیست(اتوماسیون اداری). بر این اساس، ضرورت دارد تا ابزاری فراهم شود که با بهره‌جویی از آن بتوان با سرعت و دقت به انجام فرآیندهای اداری و پاسخ‌گویی به موقع به آن‌ها پرداخت(اتوماسیون اداری).

در شرایط دائماً در حال تغییر ما باید تغییر نمائیم ، و گرنه بهای سنگینی  بابت عدم  تغییر پرداخت خواهیم کرد. (اتوماسیون اداری)( دکترنوردال، رئیس اتحادیه جهانی علم و بهره وری: پیام مدیریت). امروزه ارتباطات ومکاتبات اداری در سازمان ها و موسسات اقتصادی،(اتوماسیون اداری)به دلیل گسترش و توسعه روز افزون تغییرات فناوری در جهان و نیز افزایش سریع تغییرات محیطی و لزوم پاسخگویی سریع و مناسب سازمان به این تحولات کاملاً متحول شده است(اتوماسیون اداری). بدین منظور استفاده از سیستم اتوماسیون اداری به عنوان روشی نوین ، از سویی به جریان کار سرعت می بخشد و از سویی دیگر، با جمع آوری اطلاعات مجموعه فعالیت های سازمان و طبقه بندی آنها ، بستر مناسبی را برای سرعت بخشیدن به امور روزمره  فراهم می سازد.(اتوماسیون اداری)

اتوماسیون اداری

اتوماسيون اداري عبارت است از: متصل کردن اطلاعات کامپيوترهاي موجود در يک سازمان به کمک شبکه و يا استفاده از يک برنامه نرم‌افزاري مشترک، تا انتقال اطلاعات، آمارها، (اتوماسيون اداري) نامه‌ها و مکاتبات و نيز دستورالعمل‌ها به‌صورت کاملاً يکپارچه و آسان انجام پذيرد و بدين ترتيب فرمولي جديد جهت طبقه‌بندي، (اتوماسيون اداري) تبادل، تنظيم و تصحيح اطلاعات درون‌سازماني و تسريع بخشيدن به امر اجراء (اتوماسيون اداري) بدون نياز به روش‌هاي دست‌وپاگير و مرسوم اداري و با صرفه‌جوئي در زمان و مواداوليه مصرفي ايجاد شود.(اتوماسيون اداري)

تأثیر سیستم های اتوماسیون اداری بر ارتباطات سازمانی

ارتباطات سازمانی، همواره از مباحث عمده و مورد توجه در سازمان‌ها می باشد. با ظهور فناوری‌های اطلاعات و ارتباطات، تغییرات شگرفی در این حوزه در سازمان‌ها به وجود آمد. این مقاله مبتنی بر یک تحقیق میدانی در زمینه بررسی تأثیر سیستم‌های اتوماسیون اداری بر برخی حوزه‌های ارتباطات سازمانی است. برای بررسی این تأثیرات، پرسشنامه‌ای حاوی معیارهای مختلف ارتباطی تهیه شد و پاسخ دهندگان، تأثیر اتوماسیون اداری را بر هر یک از معیارها ارزیابی نمودند. در مجموع از نتایج به دست آمده مشخص شد که اتوماسیون اداری ارتباطات رسمی و مراودات دفتری را بسیار تسهیل نموده است، ولی در مورد ارتباطات غیر رسمی و شخصی افراد تأثیر چندانی نداشته است. همچنین این سیستم در زمینه پیش‌گیری از برخی برخوردها و ارتباطات منفی و غیرضروری در سازمان، نقش مثبتی ایفا می‌کند.

نقش اتوماسیون اداری در کاهش فساد اداری

سیستم های اتوماسیون اداری

امروزه سیستم های اداری، سیستم های جهانی هستند که وظیفه اصلی آنها ایجاد ارتباط و بهبود ارتباطات است. ارتباطات از لحاظ اطلاعات تجاری از اهمیت بسزایی برخوردار است و رمز بقای سازمانها و تداوم فعالیتهای آنها مجهز شدن این سازمانها به ابزارهای رقابتی عصر اطلاعات ارتباطات؛ یعنی سیستم های اطلاعاتی و فناوری اطلاعات است. 

نرم‌ افزار اتوماسیون اداری Office Automation Software : نگهداری سوابق مکاتبات اداری جهت سهولت دسترسی و ارایه پاسخ‌های به‌موقع به طرف‌های تجاری و غیر تجاری همواره یکی از پیچیده‌ترین امور هر سازمان بوده و علیرغم پیشرفت ارتباطاتی، مشکل به شکل گسترده‌ای در سازمان‌های خصوصی و دولتی دو چندان شده است.

پیامدهای پیاده‌سازی نرم افزار اتوماسیون اداری شماران

• ایجاد اداره بدون کاغذ
• دسترسی و پیگیری در هر لحظه و در هر کجا به نامه‌ها و ارجاعات بدون حضور فیزیکی در محل سازمان (دور کاری)
•  توسعه تعاملات برون سازمانی به‌واسطه تعریف کاربران خارج از سازمان نظیر تامین‌کنندگان، مشاوران، پیمانکاران و ... (… ,B2B, B2C, B2G)
•  تبادل مکاتبات اداری نرم افزار اتوماسیون اداری شماران با سایر اتوماسیون‌ها از طریق پروتکل ECE
•  تعریف جریان‌های کاری هر بخش از سازمان با ابزار گردش کار (Workflow)
• کاهش هزینه‌های سازمانی با صرفه‌جویی در مصرف کاغذ و فضای بایگانی
• صرفه‌جویی در زمان با امکاناتی از قبیل تنظیم جلسات، دعوت و ارسال دستورجلسه، یادآوری به دعوت‌شدگان، بایگانی صورت‌جلسات، تخصیص فعالیت‌های مرتبط به کاربران و ...
• افزایش بهره‌وری سازمان به‌واسطه یکپارچگی نرم افزار اتوماسیون اداری با فرآیندهای کسب و کار شماران و سایر شرکت‌ها در حوزه‌های مالی و مدیریت، اداری و منابع انسانی، مدیریت ارتباط با مشتری، زنجیره تامین، توزیع و پخش و ...
• برنامه‌ریزی، زمان‌بندی و همچنین اولویت‌بندی فعالیت‌های کاربران با استفاده از امکان مدیریت پروژه‌ها
• عدم دوباره‌كاری‌ها در خصوص جمع‌آوری و پردازش داده‌ها
• کنترل مدارک، مستندات و اطلاعات سازمانی با مدیریت مناسب و دقیق سطوح دسترسی

مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری شماران

• یکپارچگی با ابزارهای گردش کار شماران از جمله فرم‌ساز، گردش کار هوشمند، سیستم‌ساز و نظارت بر فعالیت‌های سازمان
• قابلیت اتصال به سیستم‌های اطلاعات مدیریت (نرم‌افزارهای جامع و یکپارچه در حوزه‌های مالی، اداری، بازرگانی، تولید، مهندسی و مدیریت ارتباط با مشتری) از طریق درگاه‌های تعریف شده
• ارتباط با سایر نرم‌افزارهای موجود در سازمان مانند سیستم کارت خوان
• استفاده هم‌زمان از محیط کاربری تحت وب و ویندوز
• مدیریت سطوح دسترسی کاربران و حفظ امنیت و محرمانگی اطلاعات
• سادگی و کاربرپسند بودن واسط کاربری (UI)
• سرعت و سهولت در انجام امور دبیرخانه‌ای
• کارتابل برای تمامی کاربران داخل و خارج سازمان از جمله؛ تامین‌کنندگان، مشاوران، پیمانکاران و ...
• مدیریت انواع موجودیت‌های اطلاعاتی شامل؛ نامه، فرم‌های اداری و سازمانی، یادداشت‌های اداری، ارجاعات و ... در کارتابل
• مشاهده گزارش کارکرد و کنترل حضور و غیاب پرسنل از طریق کارتابل
• زمانبندی، کنترل و پیگیری اقدامات و پروژه‌ها در تمامی مراحل
• امکان ارسال و دریافت گروهی فاکس و ایمیل‌ از طریق کارتابل
• قابلیت استفاده از سیستم SMS
• تعاملات و ارتباطات خارج سازمانی از طریق ویدئو کنفرانس (متنی و تصویری)
• قابلیت استفاده به‌صورت چند زبانه (multilingual)
• تهیه گزارشات متنوع و یکپارچه از تمامی فعالیت‌های سازمان با ابزار گزارش‌ساز  

در بررسی مفهوم اتوماسیون اداری اشاره می‌شود به روشی برای استفاده از کامپیوتر و شبکه ارتباطی برای آسان‌تر شدن کسب‌وکار که به روش جمع‌آوری، ذخیره‌سازی و بازپخش و مبادله اطلاعات جهت انجام وظایف اداری اشاره می‌نماید.

از دهه 1960 با تغییرات بوجودآمده در کسب‌وکار و جهانی‌تر شدن اقتصاد لزوم توجه به سیستمهای اطلاعاتی دوچندان گردید.

مفهوم سیستم اتوماسیون اداری OAS که با گسترش سیستمهای ارتباطی به نرم‌ افزار اتوماسیون اداری
OFFICE AUTOMATION SOFTWARE
تغییر نام داد دارای تعاریف بی‌شماری است. در اینجا به برخی از آن‌ها اشاره می‌کنیم.
اتوماسیون اداری، مشتمل بر تمام سیستم‌های الکترونیک رسمی و غیررسمی بوده که به برقراری ارتباط اطلاعات بین اشخاص در داخل و خارج موسسه و بالعکس مربوط می‌شود. کلمه اصلی که اتوماسیون اداری را از داده‌پردازی، سیستم اطلاعات مدیــــریت و سیستم پشتیبانی تصمیم متمایز می‌سازد ارتباطات است. اتوماسیون اداری به‌منظور تسهیل انواع ارتباطات به هر دو صورت شفاهی و کتبی است. (RAYMOND,1998)
سیستم‌های اطلاعات اداری (OFFICE INFORMATION SYSTEM=OIS) از امور اداری از طریق فناوری اطلاعاتی حمایت می‌کند. سیستم‌های اطلاعات مدرن ازجمله اجزا سیستم اطلاعاتی مدیریت (MIS) است که ابزارهایی را برای ارتباطات و هماهنگی مابین کارگران دانشی به‌وسیله ایجاد مدیریت اثربخش اسناد و پیام‌ها و جلسات الکترونیک فراهم می‌کند. (ZWASS, 1992)
 اتوماسیون اداری عبارت است از کاربرد وسایل الکترونیک در فعالیت‌های دفتری به‌منظور افزایش کارایی؛ کارایی افزایش‌یافته ناشی از تکامل تبادل اطلاعات، در داخل دفتر و بین دفاتر و محیط آن‌ها بوده و درنتیجه با ارائه اطلاعات بهتر برای تصمیم‌گیری می‌تواند به مدیر سود برساند. (بهشتیان،1378)

در سال‌های اولیه مفهوم اتوماسیون اداری به نشر الکترونیکی اختصاص داده می‌شود و مفهومی کاملاً ماشینی بود، مفهومی که امروزه با عنوان دبیرخانه و بایگانی اسم برده می‌شود و در سال‌های بعدی با تکامل اتوماسیون اداری این مفهوم در 4 حوزه گسترش پیدا کرد:
electronic data interchange (EDI) تبادل الکترونیکی دیتا
electronic communication ارتباطات الکترونیکی
electronic collaboration همکاری الکترونیکی
image processing پردازش تصویر

که این گسترش دستاوردهایی را در سازمان و بهبود فرایندهای سازمان ایجاد نمود:

•  در نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب امکان انجام کارهاي اداري در خارج از محل کار و در هر زمان وجود دارد. 
•  در نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب امکان کاهش ذخیره‌سازی فیزیکی اسناد وجود دارد.
•  در نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب امکان نگهداری سوابق گردش اطلاعات وجود دارد.
•  در نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب امکان ایجاد اداره بدون کاغذ وجود دارد.
•  در نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب امکان توسعه تعاملات برون‌سازمانی وجود دارد.
•  در نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب امکان کاهش هزینه‌های سازمانی و افزایش بهره‌وری سازمان وجود دارد.
•  اتوماسیون اداری تحت وب عدم دوباره‌كاری‌ها در خصوص جمع‌آوری و پردازش داده‌ها وجود دارد.
•  در نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب امکان کنترل مدارک، مستندات و اطلاعات سازمانی با مدیریت مناسب و دقیق سطوح دسترسی وجود دارد.
•  برخی بخش‌های رایج سیستم‌های اتوماسیون اداری تحت وب به شرح زیر است:
•  دبیرخانه اتوماسیون اداری تحت وب
•  کارتابل پرسنلی اتوماسیون اداری تحت وب
•  مدیریت قرارها اتوماسیون اداری تحت وب
•  مدیریت تردد نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب
•  تقویم کاری اتوماسیون اداری تحت وب
•  دفترچه تلفن اتوماسیون اداری تحت وب
•  تابلو اعلانات اتوماسیون اداری تحت وب
•  دسترسی از راه دور (سیستم تحت وب) اتوماسیون اداری تحت وب
•   دریافت و ارسال پست الکترونیک (Email Center) اتوماسیون اداری تحت وب
•  دریافت و ارسال فاکس (Fax Center) اتوماسیون اداری تحت وب
•  ارسال پیامک (SMS Center) اتوماسیون اداری تحت وب
•  مدیریت پروژه‌ها اتوماسیون اداری تحت وب
•  مدیریت مدارک و مستندات اتوماسیون اداری تحت وب
•   ارتباط تصویری اتوماسیون اداری تحت وب
•   داشبورد مدیریت اتوماسیون اداری تحت وب

اما با وجود پیاده‌سازی انواع سیستمهای مکانیزه در سازمان‌ها، اتوماسیون اداری تحت وب تنها در 30 درصد فرایندها ارزش‌افزوده ایجاد نموده و از 70 درصد زمان باقیمانده غیر از اتلاف وقت و هزینه چیزی عایدشان نمی‌شود. (تحقیقات گروه wfmc انجمن مدیریت جریان کار 2006)
درواقع حجم کاری و اهمیت گردش اطلاعات در سازمان با نرم‌ افزار اتوماسیون اداری تحت وب قابل‌کنترل می‌باشد ولی برنامه‌ریزی، سازمان‌دهی، کنترل و نظارت بر عملکرد فعالیت‌های درون‌سازمانی که بر فرایند بهبود مستمر سازمان تأثیر می‌گذارد باز بر عهده انسان قرار می‌گیرد.

 با توسعه مفهوم (( انسان فکر کند و ماشین کار کند )) نرم‌ افزار اتوماسیون اداری تحت وب با مدیریت فرایند کسب کار در هم آمیخت و سیستم جدیدی تحت عنوان اتوماسیون اداری تحت وب مبتنی بر مدیریت فرایند کسب‌وکار ایجاد نمود که از نتایج آن به موضوعات زیر می‌توان اشاره نمود.
بهبود کیفیت فرآیند
بهبود رضایت مشتری
بهبود مستمر فرایند
کاهش هزینه‌ها
بهبود چابکی کسب‌وکار
در این نرم‌افزارها به‌جای تصمیم‌گیری شخصی با استفاده از یک سیستم مکانیزه، الگوریتم‌های هوشمندی بنام WORK FLOW در اختیار سیستم مکانیزه قرار گرفت تا با تشخیص نرم‌افزار فرایند اجرایی گردد.
اما امروزه سیستم‌های نرم‌افزاری با امکان اجرا در هر دو محیط وب و ویندوز جایگاه خود را در دنیای فناوری اطلاعات و ارتباطات مستحکم‌‌تر نموده و قابلیت‌های بیشتری را در اختیار کاربران قرار می‌دهند.
با توجه به وابستگی رو به افزون به نرم‌افزار اتوماسیون اداری این انتظار ایجاد می‌گردد که با افزایش فرهنگ کار با نرم‌ افزار اتوماسیون اداری تحت وب کلیه وظایف یک کاربر به‌صورت یک TASK در کارتابل قابل‌مشاهده و انجام باشد.
با این تفاسیر قابلیت اجرا اتوماسیون اداری در هر دو محیط ویندوز و وب دسترسی و پیگیری در هرلحظه و در هر مکان به مکاتبات سازمانی بدون حضور فیزیکی در محل سازمان با استفاده از یک مرورگر را برای کاربر ایجاد می‌نماید.

نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب
 

 اتوماسیون اداری تحت وب

• یکپارچگی با ابزارهای گردش کار شماران از جمله فرم‌ساز، گردش کار، سیستم‌ساز و نظارت بر فعالیت‌های سازمان
• قابلیت اتصال به سیستم‌های اطلاعات مدیریت (نرم‌افزارهای جامع و یکپارچه در حوزه‌های مالی، اداری، بازرگانی، تولید، مهندسی و مدیریت ارتباط با مشتری) از طریق درگاه‌های تعریف شده
• اتوماسیون اداری تحت وب : استفاده هم‌زمان از محیط کاربری تحت وب و ویندوز
• مدیریت سطوح دسترسی کاربران و حفظ امنیت و محرمانگی اطلاعات
• سادگی و کاربرپسند بودن واسط کاربری (UI)
• سرعت و سهولت در انجام امور دبیرخانه‌ای
• کارتابل برای تمامی کاربران داخل و خارج سازمان از جمله؛ تامین‌کنندگان، مشاوران، پیمانکاران و ...
• مدیریت انواع موجودیت‌های اطلاعاتی شامل؛ نامه، فرم‌های اداری و سازمانی، یادداشت‌های اداری، ارجاعات و ... در کارتابل
• گزارش کارکرد و کنترل حضور و غیاب پرسنل از طریق کارتابل
• زمانبندی، کنترل و پیگیری اقدامات و پروژه‌ها در تمامی مراحل
• امکان ارسال و دریافت گروهی فاکس و ایمیل‌ از طریق کارتابل
• امکان ارسال پیام کوتاه (SMS)‌ از طریق کارتابل
• تعاملات و ارتباطات خارج سازمانی از طریق ویدئو کنفرانس
• گزارشات متنوع و یکپارچه از تمامی فعالیت‌های سازمان