ضرورت وجود کدینگ ساختار یافته انبار در سازمانها

مقدمه

در عصر حاضر که بنام عصر اطلاعات نام‌گذاری شده است موضوع تبادل اطلاعات و دسترسی به آن اهمیت بسیار زیادی یافته و به‌طوری‌که اطلاعات، کلید موفقت در هر کاری است اما نه هر اطلاعاتی، درواقع وقتی مبحث  اطلاعات به میان می‌آید مفهوم کیفیت اطلاعات و سرعت دستیابی به اطلاعات ارکان لاینفک آن محسوب می‌گردد.به همین دلیل نیز باید دسته‌بندی اطلاعات طوری انجام شود که این دو رکن اصلی سرعت دستیابی و کیفیت آن حاصل گردد.

برای نظم دادن به دسته‌های اطلاعات، نام‌گذاری مناسب و یکسان آنها، بازیابی آسان و دسترسی در زمان ضرورت فرایندی تحت عنوان کدینگ و یا رمز کردن اطلاعات به وجود می‌آید.کدینگ و یا رمز کردن کالا، زبان مشترکی است برای درک سریع‌تر و بهتر اطلاعات و عاملی در جهت هماهنگ‌سازی و تأمین ارتباطات است که این موضوع خود به معنای افزایش بهره‌وری در انجام مأموریت‌های سازمان است.

یکی از بخش‌های که مفهوم کدینگ یک مفهوم اساسی تلقی می‌گردد و در جهت افزایش بهره‌وری و ایجاد زبان مشترک مورد نیاز است کالا و قطعات است.در یک سیستم لجستیک کالا و قطعات بیشتر از هر چیز تحت توجه قرار دارند، فعالیت‌های لجستیک تمام عملیات مربوط به کالا (خرید، تولید، حمل‌ونقل، توزیع، تعمیر و نگهداری و فروش) را در برمی‌گیرد.

همان‌طور که گفته شد کالا در یک سیستم لجستیک موضوع اساسی تلقی می‌گردد و به همین دلیل طبقه‌بندی و کدگذاری کالاها، پایه و اساس طرح سیستم‌های اطلاعاتی در تمام فعالیت‌های لجستیک به حساب می‌آید.کد و کدینگ به‌منزله زبان مشترکی است که در تمامی مراحل به کار گرفته می‌شود.

 

تعریف کدینگ

منظور از کدینگ فرایند شناسایی، طبقه‌بندی و کدگذاری کالاست. شناسایی شامل جمع‌آوری اطلاعات و تجزیه‌وتحلیل آنها، به‌منظور شناخت کامل کالا صورت می‌گیرد.در طبقه‌بندی، اقلام با استفاده از اطلاعات حاصل از فعالیت شناسایی بر اساس ویژگی‌های آنها سازمان‌دهی می‌شوند. این ویژگی‌ها دربرگیرنده شباهت‌ها و تفاوت‌های گروه‌های کالایی صورت می‌گیرد.

در کدگذاری اطلاعات طبقه‌بندی شده کالاها با نشانه‌هایی بنام کد متناظر شده و به این ترتیب فرایند کدگذاری کامل می‌شود.

این فرایند فوایدی زیادی را برای سازمان بدنیال دارد:

*ایجاد نظم در سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت لجستیک

*ایجاد زبان مشترک برای ارتباط واحدهای تدارکات، انبارها، حسابداری، خرید، واحدهای مصرف‌کننده و مدیران اجرایی

*تسریع در ارتباطات از طریق شرح و کد استاندارد به جای شرح طویل و نامنظم

*ایجاد سهولت در تنظیم فرم‌های عملیاتی سازمان

*ساده‌سازی عملیات انبارداری مثل دریافت، نگهداری و قفسه‌بندی و سایر

*ایجاد مقدمات مکانیزه نموده سیستم‌ها

*کاهش هزینه و زمان جستجوی اطلاعات

*شناسایی یکسان اقلام در تمام سازمان از طریق اختصاص فقط یک نام و کد به هر قلم کالا

*تقسیم موجودی‌ها به تعدادی گروه و نیز تقسیم هر گروه به زیرگروه‌های کوچک‌تر به‌گونه‌ای که اقلام همانند در دسته‌های کنترل‌پذیر قرار گیرند.

*شناسایی روابط بین اقلام در دسته‌های مختلف

*ایجاد زبان استاندارد برای ارتباطات داخلی و خارجی به استفاده از کدهای استاندارد

*امکان ایجاد پردازش الکترونیکی و نصب سیستم مکانیزه

عموماً هر سازمان مرتبط با کالا، سیستم طبقه‌بندی و کدگذاری خاصی دارد که بر اساس خصوصیات آن سازمان طراحی گردیده است.

بدیهی است که طراحی سیستم کدینگ به وسعت و گوناگونی اقلام تحت پوشش ارتباط مستقیم دارد و می‌بایست ضمن برخورداری از جامعیت، حتی‌المقدور از پراکندگی نیز به دور باشد.

طبقه‌بندی یکی از ملزومات مهم و پیش‌نیاز اساسی کدگذاری اقلام است، درواقع طبقه‌بندی اطلاعات یکی از ملزومات مهم و پیش‌نیاز اساسی کدگذاری اقلام است.ساختار طبقه‌بندی، چارچوبی برای بیان روابط دسته‌های مختلف کالا بر مبنای معیار طبقه‌بندی انها است.

در یک سیستم مدون طبقه‌بندی اقلام به‌صورت سلسله مراتبی انجام می‌گیرد، بدین ترتیب که ابتدا اقلام برحسب مشخصات کلی در گروه‌های بزرگ قرارگرفته و سپس هر یک از گروه‌ها به گروه‌های کوچک‌تر تقسیم‌شده است.

این عملیات تا کامل شدن ساختار طبقه‌بندی ادامه می‌یابد، به عبارت دیگر ساختار طبقه‌بندی سیستم کدینگ از تعدادی سطوح وابسته به هم تشکیل‌شده که هر سطح، یک مرحله از تفکیک را انجام می‌دهد.

بنابراین از طریق ساختار می‌توان دسته‌های مختلف کالا و منطق تقسیم‌ بندی آنها را شناسایی کرد.

 

کدینگ کالادر نرم‌افزار شماران سیستم

 

همان‌طور که ذکر گردید  کالا موضوع اساسی در سیستم‌های لجستیک است و در نرم‌افزار شماران سیستم نیز کالا عامل اتصال حلقه‌هایی است که هرکدام یک عنصر لجستیک می‌باشد.

ازآنجایی‌که تمام کالاها در نرم‌افزار شماران سیستم به چهار گروه مواد اولیه و قطعات مصرفی، مواد و قطعات نیمه ساخته، محصول و سایر بخش‌بندی شده‌اند، برای ساده‌تر کردن کنترل‌ها و بررسی‌های بعدی یک روش پیشنهادی برای کدینگ کالا پیشنهاد می‌گردد.

در این روش 5 کاراکتر اول کد کالا به بازشناسی نوع کالا، گروه و زیرگروه کالا اختصاص داده ‌شده است  و سایر کاراکترها بر اساس دستورالعمل کدینگ داخلی سازمان اختصاص داده می‌شود.

 

که کد کالاها با یکی از عددهای 1 تا 4 آغاز شود. به این‌گونه که

کد 1 بازگوکننده مواد اولیه و قطعات مصرفی

کد 2 بازگوکننده مواد و قطعات نیمه ساخته

کد 3 بازگوکننده محصول

کد 4 بازگوکننده سایر

آنگاه بهتر است که در کاراکترهای دوم، سوم، چهارم و پنجم از طول فیلد کد کالا است می‌توان گروه کالا را مشخص کرد.

بهتر است که کد داده‌شده به گروه کالاها در فرم تعریف گروه کالاها، در کد کالا در فرم مشخصات کالا نیز استفاده شود. همان‌طور که گفته شد پس‌ازآنکه کاراکتر اول کد کالا به نوع کالا (مواد اولیه و قطعات مصرفی، مواد و قطعات نیمه ساخته، محصول و سایر) داده شد، با توجه به کدهای تعریف‌شده برای گروه کالاها و زیرگروه کالا بهتر است که کاراکترهای دوم، سوم، چهارم و پنجم از فیلدهای کاراکتری کد کالا به گروه کالا و زیرگروه کالا داده شود و از کاراکترهای بعدی برای طبقه‌بندی ریزتر و سرانجام برای نام‌گذاری نهایی خود کالا بهره‌گیری کرد. تأکید می‌گردد که این روش تنها و تنها یک روش پیش نهادی است و به ساده‌تر شدن روند کار با نرم‌افزار یاری می‌رساند، اما هیچ‌گونه الزام و اجباری برای بهره‌گیری از آن وجود ندارد.

 

*نوع کالا

**گروه کالا

**زیرگروه کالا

*****طبقه‌بندی تفصیلی تر

در این روش کاربر سیستم می‌بایست در تنظیم و چیدمان کدینگ نقش اساسی دارد و ممکن است در این نحوه چیدمان دچار خطای انسانی شود و ساختار را به‌درستی تعریف نکند و به همین دلیل با مرور زمان سیستم با کدینگ مغایر با ساختار کدینگ درگیر می‌گردد که اصلاح آن به دلیل گردش در نرم افزار کار ساده‌ای نیست.

در نرم افزار شماران سیستم جهت ارائه راه‌حلی برای این موضوع از ابزاری برای تولید کد استفاده کرده است که اصطلاحاً Code GENERATORنامیده می‌شود و در ساختار نرم‌افزاری تحت عنوان ساختار رده‌بندی کالا اسم‌گذاری شده است.

بر اساس این ابزار امکان تعریف الگوهای متفاوت به‌صورت درختی برای صدور کد ایجاد گردیده است .

به‌طور مثال جهت تعریف کدینگ پیشنهادی که در بخش قبلی توضیح داده شد در این ابزار می‌توان با تعریف الگو این ساختار پیشنهادی به‌صورت مکانیزه ایجاد نمود.

در تعریف این ساختار برای ایجاد یک ساختار درختی یک رده اصلی و زیررده‌های مختلف تعریف می‌گردد.

به‌طور مثال در رده اصلی مواد اولیه به کد 1 ،نیمه ساخته با کد 2،محصول با کد 3 و سایر با کد 4 تعریف می‌گردد.

 

 

 

به‌منظور تعریف گروه و زیرگروه کالا در زیررده لایه‌های بعدی تعریف می‌گردد و در این بخش باشد این نکته رعایت کردد که در تعریف لایه‌های بعدی تعداد ارقام رده در سطح قبلی می‌بایست مشخص گردد. 

 

 

 

 

در رده آخر نیز شمارنده تعریف می‌گردد که این بخش به‌منظور انحصاری کردن کد الزامی است و می‌توان تعریف سریال کالا به‌صورت خودکار و یا توسط کاربر ایجاد گردد. 

 

 

در سطح کاربری تنها کاربر مشخص می‌نماید کالا در چه سطحی از ساختار درختی قرار می‌گیرد و نرم افزار بر اساس بانک اطلاعاتی مشخص شده کد کالا را بر اساس الگو تعریف‌شده تولید می‌نماید.  

 

 

سازمانها با بکارگیری کدینگ ساختار یافته و منسجم می توانند به  نیازهای خود در بخش انبار و کالا به سهولت دست یابند .

اشتراک در شبکه های اجتماعی